Si su organización entra en productivo sin una estructura de unidad de compra, empieza a crear documentos aprobables, pero más tarde decide implementar unidades de compra en su sitio, los documentos aprobables existentes no tendrán una unidad de compra asignada. Esto puede provocar errores al cambiar documentos o al procesar recibos o facturas frente a pedidos de compra con un valor de unidad de compra en blanco: el valor de Unidad de compra no es aceptable.

Antes de implementar unidades de compra, el campo Unidad de compra no es necesario en los documentos aprobables. Después de activar las unidades de compra, el campo es obligatorio para cualquier documento recién creado o existente que esté implicado en el procesamiento de un documento relacionado (por ejemplo, enviar un nuevo recibo para un pedido de compra existente que tenga una unidad de compra en blanco).

*El servicio de asistencia al cliente de SAP Ariba nunca debe ejecutar la tarea programada BackPopulateProcurementUnits*

Ejecute la tarea programada BackPopulateProcurementUnits en su sitio para rellenar el campo Unidad de compra de forma retroactiva en los documentos aprobables existentes sin tener que tocar los documentos manualmente. Esta tarea no cambia el flujo de aprobación de los documentos aprobables que se encuentran en el proceso de aprobación. Al actualizar documentos aprobables existentes, la tarea agrega una entrada de histórico para indicar el cambio de la unidad de compra en blanco al nuevo valor.

Recomendamos ejecutar esta tarea en el sitio de prueba primero para asegurarse de que funciona como se esperaba y para garantizar que no haya efectos adversos. Además, antes de ejecutar esta tarea, revise la configuración de los parámetros predeterminados de la unidad de compra. La tarea programada hace referencia a esta configuración de parámetros para determinar cómo predeterminar la unidad de compra en cada tipo de documento aprobable.

Por ejemplo:

• Application.Approvable.Defaulting.ProcurementUnit."ariba.purchasing.core.Requisition"
• Application.Approvable.Defaulting.ProcurementUnit."ariba.Receiving.core.Receipt"
• Application.Approvable.Defaulting.ProcurementUnit."ariba.invoicing.core.Invoice"
• Application.Approvable.Defaulting.ProcurementUnit."ariba.invoicing.core.InvoiceReconciliation"

Cada uno de estos parámetros especifica una lista de vías de acceso de campo desde las que se predetermina el campo Unidad de compras para ese tipo de documento. Por ejemplo, el parámetro de unidad de compra de la solicitud de compra tiene una configuración predeterminada de CompanyCode.ProcurementUnit, Requester.PartitionedUser. Esto significa que la tarea programada busca primero la unidad de compra asociada con el código de empresa de la solicitud de compra. Si no tiene un valor, pasa a la unidad de compra predeterminada del solicitante. Si ninguna de las rutas de campo contiene valores, mantendrá la unidad de compra de la solicitud de compra en blanco.

El servicio de asistencia al cliente de SAP Ariba puede modificar estos parámetros para agregar nuevas rutas de campo y cambiar la clasificación de las opciones de ruta de campo para garantizar que la tarea programada se extraiga del lugar correcto.

La tarea programada pasa por documentos en el orden de flujo de trabajo (de la más antigua a la más reciente para cada tipo de documento aprobable antes de pasar al siguiente tipo):

1. Solicitudes
2. Pedidos
3. Recibos
4. Facturas
5. Conciliaciones de facturas

Dependiendo de cuántos documentos históricos haya que actualizar con un valor de unidad de compra, la tarea podría tardar varias horas en completarse.

La tarea programada BackPopulateProcurementUnits no debe ejecutarla el servicio de asistencia al cliente de SAP Ariba por varios motivos:

1. Las unidades de compra dividen lógicamente una empresa en varias unidades. Por lo tanto, la tarea y el trabajo asociados con ella deben gestionarse en el alcance de un proyecto.
2. Se debe realizar un análisis de impacto completo antes de ejecutar esta tarea para garantizar que esta sea la decisión correcta y que el cliente esté configurado correctamente para ella.
3. Esta tarea requiere mucho rendimiento y debe coordinarse para que se realice durante las horas libres y/o sin usuarios en el sistema. También se debe determinar cuántos documentos se verían afectados por esta tarea antes de ejecutar la tarea. Por este motivo, debe existir un plan de migración.
4. La tarea pasa por todos los documentos aprobables y actualiza uno por uno. Si encuentra un problema con un documento, la tarea se detiene. Ese documento debería revisarse y corregirse antes de volver a ejecutar la tarea.

Por todas las razones anteriores, los clientes deben contratar los servicios de SAP Consulting siempre que exista el requisito de completar retroactivamente las unidades de compra en los documentos aprobables.

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