Αν ο οργανισμός σας λειτουργεί χωρίς δομή μονάδας προμηθειών, αρχίζει τη δημιουργία εγγράφων προς έγκριση, αλλά αργότερα αποφασίσει να υλοποιήσει μονάδες προμηθειών στην ηλεκτρονική σελίδα σας, τα υπάρχοντα έγγραφα προς έγκριση δεν θα έχουν αντιστοιχισμένη μονάδα προμηθειών. Αυτό μπορεί να οδηγήσει σε σφάλματα κατά την αλλαγή εγγράφων ή κατά την επεξεργασία παραλαβών ή τιμολογίων για εντολές αγοράς με κενή τιμή μονάδας προμήθειας: Η τιμή της Μονάδας Προμηθειών δεν είναι αποδεκτή.

Πριν την υλοποίηση μονάδων προμηθειών, το πεδίο Μονάδα Προμηθειών δεν απαιτείται σε έγγραφα προς έγκριση. Μόλις ενεργοποιήσετε τις μονάδες προμηθειών, το πεδίο καθίσταται υποχρεωτικό για τυχόν πρόσφατα δημιουργημένα παραστατικά ή υπάρχοντα παραστατικά που εμπλέκονται στην επεξεργασία του σχετικού παραστατικού (για παράδειγμα, υποβολή νέας παραλαβής για υπάρχουσα εντολή αγοράς που έχει κενή μονάδα προμήθειας).

*Η προγραμματισμένη εργασία BackPopulateProcurementUnits δεν πρέπει ποτέ να εκτελείται από την Υποστήριξη Πελατών SAP Ariba*

Εκτελέστε την προγραμματισμένη εργασία BackPopulateProcurementUnits στην ιστοσελίδα σας για να συμπληρώσετε το πεδίο Μονάδα Προμηθειών αναδρομικά σε υπάρχοντα έγγραφα προς έγκριση χωρίς να χρειάζεται να αγγίξετε τα παραστατικά μη αυτόματα. Αυτή η εργασία δεν αλλάζει τη ροή εγκρίσεων εγγράφων προς έγκριση που βρίσκονται στη διαδικασία έγκρισης. Κατά την ενημέρωση υπαρχόντων εγγράφων προς έγκριση, η εργασία προσθέτει μια καταχώριση ιστορικού για να υποδείξει την αλλαγή από την κενή μονάδα προμήθειας στη νέα τιμή.

Προτείνουμε την εκτέλεση αυτής της εργασίας στην τοποθεσία δοκιμής πρώτα για να βεβαιωθούμε ότι λειτουργεί όπως αναμένεται και για να βεβαιωθούμε ότι δεν υπάρχουν δυσμενείς επιπτώσεις. Επιπλέον, πριν εκτελέσετε αυτήν την εργασία, ελέγξτε τις ρυθμίσεις παραμέτρου προεπιλογής της μονάδας προμηθειών σας. Η προγραμματισμένη εργασία αναφέρει αυτές τις ρυθμίσεις παραμέτρου για να καθορίσει τον τρόπο προεπιλογής της μονάδας προμηθειών σε κάθε τύπο εγγράφου προς έγκριση.

Για παράδειγμα:

• Application.Approvable.Defaulting.ProcurementUnit."ariba.purchasing.core.Requisition"
• Application.Approvable.Defaulting.ProcurementUnit."ariba.receiving.core.Receipt"
• Application.Approvable.Defaulting.ProcurementUnit."ariba.invoicing.core.Invoice"
• Application.Approvable.Defaulting.ProcurementUnit."ariba.invoicing.core.InvoiceReconciliation"

Κάθε μία από αυτές τις παραμέτρους καθορίζει μια λίστα διαδρομών πεδίου από την οποία θα προεπιλεχτεί το πεδίο Μονάδα Προμηθειών για αυτόν τον τύπο παραστατικού. Για παράδειγμα, η παράμετρος μονάδας προμήθειας αίτησης προμήθειας έχει προεπιλεγμένη ρύθμιση CompanyCode.ProcurementUnit, Requester.PartitionedUser. Αυτό σημαίνει ότι η προγραμματισμένη εργασία εμφανίζεται πρώτα στη μονάδα προμηθειών που σχετίζεται με τον κωδικό εταιρείας της αίτησης προμήθειας. Αν αυτό δεν έχει τιμή, μετακινείται στην προεπιλεγμένη μονάδα προμηθειών του αιτούντα. Αν καμία από τις διαδρομές πεδίου δεν περιέχει τιμές, θα διατηρήσει τη μονάδα προμήθειας αίτησης προμήθειας κενή.

Το SAP Ariba Customer Support μπορεί να τροποποιήσει αυτές τις παραμέτρους για να προσθέσει νέες διαδρομές πεδίου και να αλλάξει την κατάταξη των επιλογών διαδρομής πεδίου για να διασφαλίσει ότι η προγραμματισμένη εργασία αντλείται από την σωστή θέση.

Οι προγραμματισμένοι κύκλοι εργασιών μέσω εγγράφων με τη σειρά της ροής εργασίας (από το παλιότερο στο νεότερο στο για κάθε τύπο εγγράφου προς έγκριση πριν προχωρήσετε στον επόμενο τύπο):

1. Προκηρύξεις
2. Εντολές αγοράς
3. Παραλαβές
4. Τιμολόγια
5. Διασταυρώσεις τιμολογίου

Ανάλογα με το πόσα ιστορικά έγγραφα υπάρχουν που πρέπει να ενημερωθούν με μια τιμή μονάδας προμήθειας, η εργασία μπορεί να χρειαστεί αρκετές ώρες για να ολοκληρωθεί.

Η προγραμματισμένη εργασία BackPopulateProcurementUnits δεν πρέπει να εκτελεστεί από την Υποστήριξη Πελατών SAP Ariba για πολλούς λόγους:

1. Οι μονάδες προμήθειας διαιρούν λογικά μια εταιρεία σε πολλές μονάδες. Ως εκ τούτου, το έργο και η εργασία που σχετίζονται με αυτό θα πρέπει να αντιμετωπίζονται στο πεδίο εφαρμογής ενός έργου.
2. Μια πλήρης ανάλυση επιπτώσεων πρέπει να πραγματοποιηθεί πριν την εκτέλεση αυτής της εργασίας για να διασφαλιστεί ότι αυτή η εργασία είναι η σωστή απόφαση και ο πελάτης διαμορφώνεται σωστά για αυτήν.
3. Αυτή η εργασία είναι εντατική απόδοση και πρέπει να συντονιστεί για να γίνει κατά τις ώρες εκτός λειτουργίας και/ή χωρίς χρήστες στο σύστημα. Πρέπει επίσης να καθοριστεί πόσα έγγραφα θα επηρεαστούν από αυτήν την εργασία πριν την εκτέλεση της εργασίας. Για το λόγο αυτό, πρέπει να τεθεί σε εφαρμογή ένα σχέδιο μετάβασης.
4. Οι κύκλοι εργασιών μέσω όλων των εγγράφων προς έγκριση και των ενημερώσεων ένας προς έναν. Αν αντιμετωπίσει ένα πρόβλημα με ένα έγγραφο, η εργασία διακόπτεται. Αυτό το έγγραφο θα πρέπει να αναθεωρηθεί και να διορθωθεί πριν εκτελέσετε ξανά την εργασία.

Για όλους τους παραπάνω λόγους οι πελάτες πρέπει να δεσμεύουν τις υπηρεσίες του SAP Consulting όποτε υπάρχει απαίτηση αναδρομικής συμπλήρωσης μονάδων προμηθειών στα έγγραφα προς έγκριση.

Βασική Προμήθεια > Κύρια Διαχείριση
Βασική Προμήθεια > Κύρια Διαχείριση > Εισαγωγή μονάδων προμηθειών