Wenn Ihre Organisation ohne Einkaufsbereichsstruktur produktiv wird, beginnt mit der Erstellung von zu genehmigenden Dokumenten, beschließt später jedoch, Einkaufsbereiche in Ihrer Site zu implementieren. Vorhandenen zu genehmigenden Dokumenten ist ihnen jedoch kein Einkaufsbereich zugeordnet. Dies kann zu Fehlern beim Ändern von Dokumenten oder beim Verarbeiten von Empfangsbelegen oder Rechnungen für Bestellaufträge mit leerem Einkaufsbereichswert führen: Der Wert des Einkaufsbereichs ist nicht akzeptabel.

Vor der Implementierung von Einkaufsbereichen ist das Feld Einkaufsbereich in zu genehmigenden Dokumenten nicht erforderlich. Nach der Aktivierung von Einkaufsbereichen wird das Feld für alle neu erstellten oder vorhandenen Dokumente obligatorisch, die an der Verarbeitung eines zugehörigen Dokuments beteiligt sind (z. B. Einreichen eines neuen Empfangsbelegs für einen vorhandenen Bestellauftrag mit leerem Einkaufsbereich).

*Die geplante Aufgabe BackPopulateProcurementUnits sollte nie vom SAP-Ariba-Kundensupport ausgeführt werden*

Führen Sie die geplante Aufgabe BackPopulateProcurementUnits in Ihrer Site aus, um das Feld Einkaufsbereich rückwirkend in vorhandene zu genehmigende Dokumente zu füllen, ohne dass Sie die Dokumente manuell bearbeiten müssen. Diese Aufgabe ändert nicht den Genehmigungsablauf von zu genehmigenden Dokumenten, die sich im Genehmigungsprozess befinden. Beim Aktualisieren vorhandener zu genehmigender Dokumente fügt die Aufgabe einen Historieneintrag hinzu, um die Änderung vom leeren Einkaufsbereich zum neuen Wert anzuzeigen.

Wir empfehlen, diese Aufgabe zuerst auf der Test-Site auszuführen, um sicherzustellen, dass sie erwartungsgemäß funktioniert und keine negativen Auswirkungen hat. Überprüfen Sie außerdem vor der Ausführung dieser Aufgabe die Standardeinstellungen für die Parameter für den Einkaufsbereich. Die geplante Aufgabe referenziert diese Parametereinstellungen, um festzulegen, wie der Einkaufsbereich für jede zu genehmigende Dokumentart vorbelegt werden soll.

Beispiel:

• Application.Approvable.Defaulting.ProcurementUnit.“ariba.purchasing.core.Requisition"
• Application.Approvable.Defaulting.ProcurementUnit.“ariba.receiving.core.Receipt"
• Application.Approvable.Defaulting.ProcurementUnit.“ariba.invoicing.core.Invoice"
• Application.Approvable.Defaulting.ProcurementUnit.“ariba.invoicing.core.InvoiceReconciliation"

Jeder dieser Parameter gibt eine Liste der Feldpfade an, aus denen das Feld Einkaufsbereich für diese Dokumentart vorbelegt werden soll. Beispiel: Der Parameter Einkaufsbereich der Bestellanforderung hat die Standardeinstellung CompanyCode.ProcurementUnit, Requester.PartitionedUser. Das bedeutet, dass die geplante Aufgabe zuerst nach dem Einkaufsbereich sucht, der mit dem Buchungskreis der Bestellanforderung verknüpft ist. Wenn dieser Wert nicht vorhanden ist, wird er zum Standardeinkaufsbereich des Anforderers weitergeleitet. Wenn keiner der Feldpfade Werte enthält, bleibt die Einkaufsabteilung der Bestellanforderung leer.

Der SAP-Ariba-Kundensupport kann diese Parameter ändern, um neue Feldpfade hinzuzufügen und die Rangfolge der Feldpfadoptionen zu ändern, um sicherzustellen, dass die geplante Aufgabe von der richtigen Stelle abgerufen wird.

Die geplante Aufgabe durchläuft Dokumente in der Reihenfolge des Arbeitsablaufs (vom ältesten zum neuesten bis für jede zu genehmigende Dokumentart, bevor mit der nächsten Art fortgefahren wird):

1. Bestellanforderungen
2. Bestellungen
3. Zugänge
4. Rechnungen
5. Rechnungsabstimmungen

Je nachdem, wie viele historische Dokumente vorhanden sind, die mit einem Einkaufsbereichswert aktualisiert werden müssen, kann die Ausführung der Aufgabe mehrere Stunden dauern.

Die geplante Aufgabe BackPopulateProcurementUnits sollte aus mehreren Gründen nicht vom SAP-Ariba-Kundensupport ausgeführt werden:

1. Einkaufsbereiche unterteilen ein Unternehmen logisch in mehrere Einheiten. Daher sollten die damit verbundene Aufgabe und die damit verbundene Arbeit im Projektumfang behandelt werden.
2. Vor der Ausführung dieser Aufgabe muss eine vollständige Auswirkungsanalyse durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass diese Aufgabe die richtige Entscheidung ist und der Kunde dafür ordnungsgemäß eingerichtet ist.
3. Diese Aufgabe ist performanceintensiv und sollte koordiniert werden, um außerhalb der Arbeitszeit und/oder ohne Benutzer im System ausgeführt zu werden. Außerdem sollte ermittelt werden, wie viele Belege von dieser Aufgabe betroffen wären, bevor die Aufgabe ausgeführt wird. Aus diesem Grund muss ein Migrationsplan vorliegen.
4. Die Aufgabe durchläuft alle zu genehmigenden Dokumente und aktualisiert sie nacheinander. Wenn ein Problem mit einem Dokument auftritt, wird die Aufgabe gestoppt. Dieses Dokument muss geprüft und korrigiert werden, bevor die Aufgabe erneut ausgeführt wird.

Aus allen oben genannten Gründen sollten Kunden die Services von SAP Consulting in Anspruch nehmen, wenn eine Anforderung besteht, Einkaufsbereiche rückwirkend in zu genehmigende Dokumente zu füllen.

Allgemeines Procurement > Ariba Administrator > Einkaufsbereichsimport