Wenn Ihre Organisation ohne Einkaufsbereichsstruktur produktiv wird, beginnt mit der Erstellung von zu genehmigenden Dokumenten, beschließt später jedoch, Einkaufsbereiche in Ihrer Site zu implementieren. Vorhandenen zu genehmigenden Dokumenten ist kein Einkaufsbereich zugeordnet. Dies kann beim Ändern von Dokumenten oder beim Verarbeiten von Empfangsbelegen oder Rechnungen für Bestellaufträge mit leerem Einkaufsbereichswert zu Fehlern führen: Der Wert des Einkaufsbereichs ist nicht akzeptabel.

*Die geplante Aufgabe BackPopulateProcurementUnits sollte nie vom SAP-Ariba-Kundensupport ausgeführt werden*

Führen Sie die geplante Aufgabe BackPopulateProcurementUnits in Ihrer Site aus, um das Feld Einkaufsbereich nachträglich in vorhandene zu genehmigende Dokumente zu füllen, ohne dass Sie die Dokumente manuell bearbeiten müssen. Diese Aufgabe ändert nicht den Genehmigungsablauf von zu genehmigenden Dokumenten, die sich im Genehmigungsprozess befinden. Beim Aktualisieren vorhandener zu genehmigender Dokumente fügt die Aufgabe einen Historieneintrag hinzu, um die Änderung vom leeren Einkaufsbereich zum neuen Wert anzuzeigen.

Wir empfehlen, diese Aufgabe zuerst auf der Test-Site auszuführen, um sicherzustellen, dass sie erwartungsgemäß funktioniert, und um sicherzustellen, dass es keine negativen Auswirkungen gibt. Bevor Sie diese Aufgabe ausführen, überprüfen Sie außerdem die Voreinstellungen für die Standardparameter für den Einkaufsbereich. Die geplante Aufgabe referenziert diese Parametereinstellungen, um festzulegen, wie der Einkaufsbereich für jede Art von zu genehmigendem Dokument vorbelegt wird.

Beispiel:

• Application.Approvable.Defaulting.ProcurementUnit."ariba.purchasing.core.Requisition"
• Application.Approvable.Defaulting.ProcurementUnit."ariba.receiving.core.Receipt"
• Application.Approvable.Defaulting.ProcurementUnit."ariba.invoicing.core.Invoice"
• Application.Approvable.Defaulting.ProcurementUnit."ariba.invoicing.core.InvoiceReconciliation"

Jeder dieser Parameter gibt eine Liste von Feldpfaden an, aus denen das Feld Einkaufsbereich für diese Dokumentart vorgeschlagen werden soll. Beispiel: Der Parameter Einkaufsbereich der Bestellanforderung hat die Standardeinstellung CompanyCode.ProcurementUnit, Requester.PartitionedUser. Das bedeutet, dass die geplante Aufgabe zuerst nach dem Einkaufsbereich sucht, der mit dem Buchungskreis der Bestellanforderung verknüpft ist. Wenn dieser keinen Wert hat, wird er an den Standardeinkaufsbereich des Anforderers weitergeleitet. Wenn keiner der Feldpfade Werte enthält, bleibt der Bestellanforderungseinkaufsbereich leer.

Der SAP-Ariba-Kundensupport kann diese Parameter ändern, um neue Feldpfade hinzuzufügen und die Rangfolge der Feldpfadauswahlen zu ändern, um sicherzustellen, dass die geplante Aufgabe von der richtigen Stelle abgerufen wird.

Vor der Implementierung von Einkaufsbereichen ist das Feld Einkaufsbereich in zu genehmigenden Dokumenten nicht erforderlich. Nach der Aktivierung von Einkaufsbereichen wird das Feld für alle neu erstellten Dokumente oder vorhandenen Dokumente erforderlich, die an der Verarbeitung eines zugehörigen Dokuments beteiligt sind (z. B. Einreichen eines neuen Empfangsbelegs für einen vorhandenen Bestellauftrag mit leerem Einkaufsbereich).

Die geplante Aufgabe durchläuft Dokumente in der Reihenfolge des Arbeitsablaufs (von der ältesten zur neuesten bis für jede Art von zu genehmigendem Dokument, bevor zur nächsten Art übergegangen wird):

1. Anforderungen
2. Bestellungen
3. Zugänge
4. Rechnungen
5. Rechnungsabstimmungen

Abhängig davon, wie viele historische Dokumente vorhanden sind, die mit einem Einkaufsbereichswert aktualisiert werden müssen, kann der Abschluss der Aufgabe mehrere Stunden in Anspruch nehmen.

Die geplante Aufgabe BackPopulateProcurementUnits sollte aus mehreren Gründen nicht vom SAP-Ariba-Kundensupport ausgeführt werden:

1. Einkaufsbereiche unterteilen ein Unternehmen logisch in mehrere Einheiten. Daher sollten die damit verbundene Aufgabe und Arbeit im Umfang eines Projekts abgewickelt werden.
2. Vor der Ausführung dieser Aufgabe muss eine vollständige Auswirkungsanalyse durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass diese Aufgabe die richtige Entscheidung ist und der Kunde ordnungsgemäß dafür eingerichtet ist.
3. Diese Aufgabe ist performanceintensiv und sollte koordiniert werden, damit sie außerhalb der Arbeitszeit und/oder ohne Benutzer im System ausgeführt werden kann. Es sollte auch ermittelt werden, wie viele Belege von dieser Aufgabe betroffen wären, bevor die Aufgabe ausgeführt wird. Aus diesem Grund muss ein Migrationsplan vorhanden sein.
4. Die Aufgabe durchläuft alle zu genehmigenden Dokumente und aktualisiert sie nacheinander. Wenn ein Problem mit einem Dokument auftritt, wird die Aufgabe gestoppt. Dieses Dokument muss überprüft und korrigiert werden, bevor die Aufgabe erneut ausgeführt wird.

Aus allen oben genannten Gründen sollten Kunden die Services von SAP Consulting in Anspruch nehmen, wenn es erforderlich ist, Einkaufsbereiche nachträglich in zu genehmigende Dokumente zu füllen.

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