Hvis din organisation går live uden en indkøbsenhedsstruktur, begynder at oprette dokumenter til godkendelse, men senere beslutter at implementere indkøbsenheder på dit websted, vil eksisterende dokumenter til godkendelse ikke have fået tildelt en indkøbsenhed. Dette kan medføre fejl ved ændring af bilag eller ved behandling af kvitteringer eller fakturaer mod indkøbsordrer med en tom indkøbsenhedsværdi: Værdien af Indkøbsenhed kan ikke accepteres.

Inden implementering af indkøbsenheder er feltet Indkøbsenhed ikke påkrævet i bilag til godkendelse. Når indkøbsenheder er aktiveret, bliver feltet obligatorisk for alle nyoprettede bilag eller eksisterende bilag, der er involveret i behandlingen af et relateret bilag (fx indsendelse af en ny tilgang for en eksisterende indkøbsordre, der har en tom indkøbsenhed).

*Den planlagte opgave BackPopulateProcurementUnits bør aldrig køres af SAP Ariba Kundesupport*

Kør den planlagte opgave BackPopulateProcurementUnits på dit websted for at udfylde feltet Indkøbsenhed retroaktivt på eksisterende dokumenter til godkendelse, uden at du behøver at røre ved dokumenterne manuelt. Denne opgave ændrer ikke godkendelsesflowet for dokumenter til godkendelse, der er i godkendelsesprocessen. Når eksisterende dokumenter til godkendelse opdateres, tilføjer opgaven en historikpost for at angive ændringen fra den tomme indkøbsenhed til den nye værdi.

Vi anbefaler, at du først kører denne opgave på testwebstedet for at sikre, at den fungerer som forventet, og for at sikre, at der ikke er nogen bivirkninger. Før du kører denne opgave, skal du desuden kontrollere standardparameterindstillingerne for indkøbsenheden. Den planlagte opgave refererer til disse parameterindstillinger for at bestemme, hvordan indkøbsenheden skal som standard for hver type dokument til godkendelse.

For eksempel:

• Application.Approvable.Defaulting.ProcurementUnit."ariba.Purchasing.core.Request"
• Application.Approvable.Defaulting.ProcurementUnit."ariba.Receiving.core.Receipt"
• Application.Approvable.Defaulting.ProcurementUnit."ariba.Invoicing.core.Invoice"
• Application.Approvable.Defaulting.ProcurementUnit."ariba.Invoicing.core.InvoiceReconfication"

Hver af disse parametre angiver en liste over feltstier, hvorfra feltet Indkøbsenhed som standard skal anvendes for den pågældende bilagstype. Parameteren for indkøbsrekvisitionsindkøbsenheden har fx en standardindstilling for CompanyCode.ProcurementUnit, Requester.PartitionedUser. Det betyder, at den planlagte opgave først søger efter den indkøbsenhed, der er knyttet til rekvisitionens firmakode. Hvis det ikke har en værdi, flyttes den til rekvirentens standardindkøbsenhed. Hvis ingen af feltstierne indeholder værdier, forbliver indkøbsrekvisitionens indkøbsenhed tom.

SAP Ariba Kundesupport kan ændre disse parametre for at tilføje nye feltstier og ændre rangeringen af valg af feltsti for at sikre, at den planlagte opgave trækkes fra det rigtige sted.

Den planlagte opgave gennemløber dokumenter i workflowets rækkefølge (fra den ældste til den nyeste til for hver type dokument til godkendelse, før du går videre til den næste type):

1. Rekvisitioner
2. Indkøbsordrer
3. Tilgange
4. Fakturaer
5. Fakturaafstemninger

Afhængigt af hvor mange historiske dokumenter, der skal opdateres med en indkøbsenhedsværdi, kan det tage flere timer, før opgaven er fuldført.

Den planlagte opgave BackPopulateProcurementUnits bør ikke køres af SAP Ariba Kundesupport af flere årsager:

1. Indkøbsenheder opdeler logisk en virksomhed i flere enheder. Derfor bør den opgave og det arbejde, der er forbundet med den, håndteres inden for rammerne af et projekt.
2. Der skal foretages en fuld konsekvensanalyse, inden denne opgave køres, for at sikre, at denne opgave er den rigtige beslutning, og at kunden er konfigureret korrekt til den.
3. Denne opgave er performance-intensiv og en bør koordineres, så den kan udføres i fritimer og/eller uden brugere i systemet. Det bør også afgøres, hvor mange dokumenter der vil blive påvirket af denne opgave, før opgaven køres. En migreringsplan skal derfor være på plads.
4. Opgaven gennemløber alle dokumenter til godkendelse og opdaterer et efter et. Hvis der opstår et problem med et bilag, stopper opgaven. Dette dokument skal gennemgås og rettes, før opgaven køres igen.

Af alle ovennævnte årsager bør kunder engagere sig i SAP Consulting, når der er et krav om at udfylde indkøbsenheder med tilbagevirkende kraft på dokumenter til godkendelse.

Kerneanskaffelse > Kerneadministration
Kerneanskaffelse > Kerneadministration > Import af indkøbsenheder