Pokud vaše organizace začne fungovat bez struktury nákupní jednotky, začne vytvářet doklady ke schválení, ale později se rozhodne implementovat nákupní jednotky na vašem webu, k existujícím dokumentům ke schválení nebude přiřazena nákupní jednotka. To může vést k chybám při změně dokladů nebo při zpracování příjmů nebo faktur k objednávkám s prázdnou hodnotou nákupní jednotky: Hodnota nákupní jednotky je nepřijatelná.

Před implementací nákupních jednotek není pole Nákupní jednotka v dokladech ke schválení vyžadováno. Po aktivaci nákupních jednotek se toto pole stane povinným pro všechny nově vytvořené doklady nebo existující doklady, které se podílejí na zpracování souvisejícího dokladu (například odeslání nového příjmu pro existující objednávku, která má prázdnou nákupní jednotku).

*Naplánovanou úlohu BackPopulateProcurementUnits by nikdy neměla spouštět zákaznická podpora SAP Ariba*

Spusťte naplánovanou úlohu BackPopulateProcurementUnits na vašem webu, abyste pole Nákupní jednotka vyplnili zpětně v existujících dokumentech ke schválení, aniž byste se museli dotýkat dokumentů manuálně. Tato úloha nemění tok schvalování dokumentů ke schválení, které jsou ve schvalovacím procesu. Při aktualizaci existujících dokumentů ke schválení přidá úloha záznam historie, který indikuje změnu z prázdné nákupní jednotky na novou hodnotu.

Doporučujeme spustit tuto úlohu nejprve v testovacím provozu, abyste se ujistili, že funguje podle očekávání a aby se zajistilo, že nedojde k žádným nepříznivým účinkům. Před spuštěním této úlohy zkontrolujte nastavení výchozích parametrů nákupní jednotky. Naplánovaná úloha odkazuje na tato nastavení parametrů, aby určila, jak nastavit výchozí hodnotu nákupní jednotky u každého typu dokumentu ke schválení.

Například:

• Application.Approvable.Defaulting.ProcurementUnit.“ariba.kupasing.core.pro POBJ"
• Application.Approvable.Defaulting.ProcurementUnit.“ariba.Receiving.core.Revenue"
• Application.Approvable.Defaulting.ProcurementUnit.“ariba.pro fakt.-kore.faktura"
• Application.Approvable.Defaulting.ProcurementUnit.“ariba.(odsouhlasení faktury)

Každý z těchto parametrů specifikuje seznam cest polí, ze kterých se má pro daný typ dokladu nastavit standardní hodnota pole Nákupní jednotka. Například parametr nákupní jednotky požadavku má standardní nastavení CompanyCode.ProcurementUnit, Requester.PartitionedUser. To znamená, že naplánovaná úloha se nejprve zobrazí u nákupní jednotky spojené s účetním okruhem požadavku. Pokud tato hodnota hodnotu nemá, přesune se na výchozí nákupní jednotku žadatele. Pokud žádná z cest polí neobsahuje hodnoty, ponechá nákupní jednotku požadavku prázdnou.

Zákaznická podpora SAP Ariba může tyto parametry upravit tak, aby přidávala nové cesty k polím a změnila pořadí voleb cest k polím tak, aby plánovaná úloha vycházela ze správného místa.

Naplánovaná úloha prochází dokumenty v pořadí workflow (od nejstaršího po nejnovější pro každý typ dokumentu ke schválení před přechodem na další typ):

1. Požadavky
2. Objednávky
3. Příjmy
4. Faktury
5. Odsouhlasení faktur

V závislosti na tom, kolik historických dokladů je potřeba aktualizovat hodnotou nákupní jednotky, může dokončení úlohy trvat několik hodin.

Naplánovanou úlohu BackPopulateProcurementUnits nesmí zákaznická podpora SAP Ariba spouštět z více důvodů:

1. Nákupní jednotky logicky rozdělují firmu na více jednotek. Proto by úloha a práce s ní spojená měla být řešena v rozsahu projektu.
2. Před spuštěním této úlohy je třeba provést úplnou analýzu dopadů, aby se zajistilo, že tato úloha je správným rozhodnutím a že je pro ni zákazník správně nastaven.
3. Tento úkol je náročný na výkon a měl by být koordinován tak, aby se prováděl během hodin pracovního volna a/nebo bez uživatelů v systému. Mělo by se také určit, kolik dokumentů by bylo touto úlohou ovlivněno před spuštěním úlohy. Z tohoto důvodu musí být zaveden migrační plán.
4. Úloha prochází všemi dokumenty ke schválení a aktualizuje jeden po druhém. Pokud dojde k problému s dokumentem, úloha se zastaví. Tento dokument by musel být před opětovným spuštěním úlohy zkontrolován a opraven.

Z výše uvedených důvodů by zákazníci měli využívat služeb SAP Consulting vždy, když je požadováno zpětné vyplnění nákupních jednotek na dokumenty ke schválení.

Hlavní pořízení > Hlavní administrace
Hlavní pořízení > Hlavní administrace > Nákupní jednotky – import