Quali sono i diversi stati di una richiesta di pagamento (PAY)?

La richiesta di pagamento (nota anche come PAYs) assume i seguenti stati: Elaborazione > Invio in corso > Pianificato > Pagamento in corso > Pagato.

Elaborazione in corso

• Il PAY viene creato quando una fattura viene completamente approvata e inizia la riconciliazione. I pagamenti iniziano con lo stato Elaborazione in corso. Mentre si trova in questo stato, non è necessario intraprendere alcuna azione sul PAY.

Invio in corso

• Dopo che la riconciliazione fattura completa le approvazioni necessarie, la fattura viene considerata approvata per il pagamento.
  • Un PAY passa temporaneamente allo stato Invio in corso mentre il piano di pagamento viene aggiunto ai file delle richieste di pagamento (noti anche come file OK2PAY). Questi file sono in formato CSV (Comma Separated Value).
  • Se si collabora con un fornitore abilitato in SAP Business Network, la pianificazione dei pagamenti viene inoltrata anche all'account SAP Business Network.
• Se un PAY non raggiunge la destinazione prevista, il PAY rimane nello stato Invio in corso, la riconciliazione fattura passa allo stato Pagamento non riuscito e viene inviato un messaggio di posta elettronica all’amministratore pagamenti.
  • Per tentare di inviare nuovamente i dati PAY, modificare il PAY o IR e salvare le modifiche.
  • Un task back-end di sistema verrà eseguito automaticamente per ritentare l'operazione di invio con i dati aggiornati.
• Mentre PAY si trova ancora nello stato Invio in corso, è disponibile l'opzione Forza invio.
  • Questa opzione aggiorna lo stato in Pianificato, ma non apporta altre modifiche e non tenta di inviare aggiornamenti al fornitore o al file OK2PAY.
  • Utilizzare Forza invio solo per indicare che le informazioni di pagamento verranno inviate in un altro modo, al di fuori di Ariba.

Pianificato

• Una volta aggiunta correttamente la pianificazione dei pagamenti ai file OK2PAY e inoltrata a SAP Business Network, lo stato di PAY passa a Pianificato.

Pagamento in corso

• I dettagli di rimessa, che confermano l'occorrenza di una transazione effettiva, vengono importati in Ariba come transazione di pagamento. Dopo che un pagamento viene abbinato a un PAY, lo stato PAY passa a Paying.
• Mentre PAY si trova ancora nello stato Pagamento in corso, è disponibile l'opzione Forza pagamento.
  • Questa opzione aggiorna lo stato in Pagato, ma non apporta altre modifiche e non tenta di inviare aggiornamenti al fornitore.
  • Utilizzare Forza pagamento solo per indicare che il pagamento è già stato effettuato e che eventuali aggiornamenti di stato verranno inviati al di fuori di Ariba.

Pagato

• Ogni PAY è configurato con un metodo di pagamento (Bonifico, Assegno, ecc.). Questo influirà sul momento in cui il PAY viene aggiornato allo stato Pagato.
  • Ogni metodo di pagamento ha un periodo di liquidazione, destinato a lasciare il tempo per il pagamento da compensare attraverso qualsiasi elaborazione tra le parti coinvolte nelle transazioni. Ad esempio, un giorno per il cavo, dieci giorni per l'assegno, ecc.
  • Una volta trascorso il periodo di liquidazione, il PAY passerà automaticamente allo stato Pagato. Non è richiesta alcuna azione da parte di alcun utente o amministratore.
  • Questo è lo stato finale di un PAY.
• Ad esempio, se un PAY passa allo stato Pagamento in corso lunedì e la relativa modalità di pagamento ha un periodo di liquidazione di "3", allora il PAY passerà allo stato Pagato il giovedì (tre giorni dopo l'esecuzione della transazione).

Per ulteriori informazioni, consultare la documentazione Flusso dello stato del documento di pagamento.

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