Quels sont les différents statuts d'une demande de paiement (PAY) ?

Les demandes de paiement prennent les statuts suivants : Traitement en cours > Envoi en cours > Planifié(e) > Paiement en cours > Payé(e).

Traitement

• Le PAY est créé lorsqu'une facture est entièrement approuvée et commence le rapprochement. Les paiements commencent par le statut Traitement en cours. Dans ce statut, aucune action n'est requise sur le PAY.

Envoi en cours

• Une fois que le rapprochement de facture a terminé toutes les approbations nécessaires, la facture est considérée comme approuvée pour paiement.
  • Un PAY passe temporairement au statut Envoi en cours tandis que le planning des paiements est ajouté aux fichiers de demandes de paiement (également appelés fichiers OK2PAY). Ces fichiers sont au format CSV (valeurs séparées par des virgules).
  • Si vous travaillez avec un fournisseur enrôlé sur SAP Business Network, le planning de paiement est également transféré à son compte SAP Business Network.
• Si un PAY n'atteint pas la destination prévue, le PAY conserve le statut Envoi en cours, le rapprochement de facture passe au statut Échec du paiement et un e-mail est envoyé à l'Administrateur de paiements.
  • Pour tenter de renvoyer les données PAY, modifiez le PAY ou le IR et enregistrez les modifications.
  • Une tâche backend système est automatiquement exécutée pour réessayer l'opération d'envoi avec les données mises à jour.
• Lorsque le statut PAY est toujours Envoi en cours, l'option Forcer l'envoi est disponible.
  • Cette option met à jour le statut sur Planifié, mais n'apporte aucune autre modification et n'essaie pas d'envoyer des mises à jour au fournisseur ou au fichier OK2PAY.
  • Utilisez uniquement Forcer l'envoi pour indiquer que les informations de paiement seront envoyées autrement, en dehors d'Ariba.

Planifié

• Une fois que le planning des paiements a été ajouté aux fichiers OK2PAY et transféré à SAP Business Network, le statut PAY passe à Planifié.

Paiement

• Les détails de règlement, confirmant l'occurrence d'une transaction réelle, sont importés dans Ariba en tant que transaction de paiement. Une fois qu'un PMT est mis en correspondance avec un PAY, le statut PAY passe à Paying (Paiement en cours).
• Alors que le statut PAY est toujours Paiement en cours, l'option Forcer le paiement est disponible.
  • Cette option met à jour le statut sur Payé(e), mais n'apporte aucune autre modification et n'essaie pas d'envoyer des mises à jour au fournisseur.
  • Utilisez Forcer le paiement uniquement pour indiquer que le paiement a déjà eu lieu et que toute mise à jour de statut sera envoyée en dehors d'Ariba.

Payé

• Chaque PAY est configuré avec un mode de paiement (virement, chèque, etc.). Cela affectera lorsque le statut PAY sera mis à jour sur Payé(e).
  • Chaque mode de paiement dispose d'une période de compensation, destinée à laisser le temps au paiement d'effectuer un rapprochement par le biais de tout traitement entre les parties qui effectuent la transaction. Par exemple, un jour pour le fil, dix jours pour le chèque, etc.
  • Le PAY passera automatiquement au statut Payé une fois la période de liquidation passée. Aucune action n'est requise de la part d'un utilisateur ou d'un administrateur.
  • Il s'agit du statut final d'un PAY.
• Par exemple, si un PAY passe au statut Paiement en cours le lundi et que son mode de paiement a une période de liquidation de "3", alors le statut PAY passe au statut Payé le jeudi (trois jours après l'exécution de la transaction).

Pour plus d'informations, consultez la documentation Flux de statuts des documents de paiement.

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