Quels sont les différents statuts d'une demande de paiement (PAY) ?

La demande de paiement (également appelée PAYs) prend les statuts suivants : Traitement en cours > Envoi en cours > Planifié(e) > Paiement en cours > Payé(e).

Traitement

• La valeur PAIEMENT est créée lorsqu'une facture est entièrement approuvée et commence le rapprochement. Les PAYs commencent par un statut de traitement. Lorsque ce statut est défini, il n'y a aucune action à effectuer sur le PAY.

Envoi

• Une fois que le rapprochement de facture a terminé les approbations nécessaires, la facture est considérée comme approuvée pour paiement.
  • Une valeur PAY passe temporairement au statut Envoi en cours pendant que le planning de paiement est ajouté aux fichiers de demandes de paiement (également appelés fichiers OK2PAY). Ces fichiers sont au format CSV (valeurs séparées par des virgules).
  • Si vous travaillez avec un fournisseur activé sur SAP Business Network, l'échéancier de paiements est également transmis à son compte SAP Business Network.
• Si une valeur PAY n'atteint pas la destination prévue, la valeur PAY conserve le statut Envoi en cours, le rapprochement de facture passe au statut Échec du paiement et un e-mail est envoyé à l'administrateur des paiements.
  • Pour tenter de renvoyer les données PAY, traitez PAY ou IR et sauvegardez les modifications.
  • Une tâche backend du système est exécutée automatiquement pour retenter l'opération d'envoi avec les données mises à jour.
• Alors que le statut PAIEMENT est toujours Envoi en cours, l'option Forcer l'envoi est disponible.
  • Cette option met à jour le statut sur Planifié(e), mais n'apporte aucune autre modification et ne tente pas d'envoyer des mises à jour au fournisseur ou au fichier OK2PAY.
  • Utilisez Forcer l'envoi uniquement pour indiquer que les informations de paiement seront envoyées d'une autre manière, en dehors d'Ariba.

Planifié

• Une fois que le planning des paiements a été correctement ajouté aux fichiers OK2PAY et transmis à SAP Business Network, le statut PAY passe à Planifié(e).

Paiement

• Les détails du règlement, confirmant l'occurrence d'une transaction réelle, sont importés dans Ariba en tant que transaction de paiement (PMT). Une fois qu'un PMT est associé à un PAY, le statut PAY passe à Paiement en cours.
• Bien que la valeur PAIEMENT soit toujours au statut Paiement en cours, l'option Forcer le paiement est disponible.
  • Cette option met à jour le statut sur Payé(e), mais n'apporte aucune autre modification et ne tente pas d'envoyer des mises à jour au fournisseur.
  • Utilisez Forcer le paiement uniquement pour indiquer que le paiement a déjà eu lieu et que toute mise à jour de statut sera envoyée en dehors d'Ariba.

Payé

• Chaque PAIEMENT est configuré avec un mode de paiement (Virement, Chèque, etc.). Cela affectera le moment où les mises à jour de PAIEMENT auront le statut Payé(e).
  • Chaque mode de paiement dispose d'un délai d'apurement, destiné à laisser le temps au paiement de procéder à un rapprochement par tout traitement entre les parties à la transaction. Par exemple, un jour pour le virement, dix jours pour le chèque, etc.
  • La valeur PAIEMENT passera automatiquement au statut Payé une fois la période de compensation écoulée. Aucune action n'est requise de la part d'un utilisateur ou d'un administrateur.
  • Il s'agit du statut final d'un PAY.
• Par exemple, si un PAY passe au statut Paiement le lundi et que son mode de paiement a une période d'apurement de "3", alors le PAY passera au statut Payé le jeudi (trois jours après la transaction).

Pour plus d'informations, reportez-vous à la documentation Flux de statuts des documents de paiement.

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