Hoe worden de absolute en procentuele toleranties geëvalueerd om factuuruitzonderingen te activeren?

Tolerantiebewerkingen definiëren hoe de absolute en procentuele toleranties worden geëvalueerd om uitzonderingen te starten. Volg het bijgevoegde voorbeeld van een Excel-bestand dat vooraf is geconfigureerd om het tolerantiegedrag na te bootsen. Het werkblad heeft selectieopties voor de verschillende tolerantieoperatoren en velden waarin de gewenste tolerantie voor Absoluut en Percentage kan worden ingevoerd. Het resultaat geeft de waarde weer tot waar de Tolerantie niet wordt geactiveerd voor verschillende combinaties.

De absolute tolerantie-instelling wordt eerst geëvalueerd; de absolute tolerantiewaarden kunnen alleen worden gebaseerd op het factuurbedrag of de hoeveelheid (factuurgebaseerde absolute tolerantie) of op basis van het verschil tussen de factuur en de inkooporder (IO) of het contractbedrag of de hoeveelheid (op verschil gebaseerde absolute tolerantie).

Absolute tolerantiedrempel is overschreden

Dit betekent dat niet aan de absolute tolerantiedrempel wordt voldaan. Als de tolerantiebewerking En is, hoeft de percentagetolerantie niet te worden geëvalueerd en wordt een uitzondering gestart door alleen de absolute tolerantiewaarde te hebben overschreden. Als de tolerantiebewerking Of is, wordt de percentagetolerantie geëvalueerd om te bepalen of de waarden op de factuur binnen de percentagetolerantieberekening vallen (geen uitzondering) of dat de waarden op de factuur de percentagetoleranties overschrijden (uitzondering wordt geactiveerd).

Voldaan aan absolute tolerantiedrempel

Dit betekent dat de waarden op de factuur (voor op factuur gebaseerde absolute tolerantieconfiguratie) of het verschil tussen de waarden op de factuur en de bestelling, of het contract (voor op verschillen gebaseerde absolute tolerantieconfiguratie) onder de drempelwaarde-instellingen liggen. Als de tolerantiebewerking Of is, zijn er geen verdere berekeningen nodig en wordt de factuurregel of factuur geaccepteerd. Als de tolerantiebewerking En is, wordt de percentagetolerantie geëvalueerd. Als aan de percentagetolerantie wordt voldaan, wordt er geen factuuruitzondering geactiveerd. Als niet aan de percentagetolerantie wordt voldaan, wordt een factuuruitzondering geactiveerd.

Als de absolute tolerantiewaarde 0 (nul) is, wordt de tolerantiebewerking altijd geëvalueerd en bepaalt de procentuele tolerantie-instelling de afhandeling van uitzonderingen.

Als de percentagetolerantie 1 of -1 is, worden het factuurbedrag of de factuurhoeveelheden alleen geëvalueerd met behulp van de absolute tolerantiewaarden.

Toleranties absolute afwijkingen met contractlimieten

Bij het definiëren van een contractverzoek kunnen contractmanagers een procentuele tolerantiewaarde instellen op de maximumlimiet van het contract. Die tolerantie wordt gecontroleerd tijdens de uitzonderingsberekening om te bepalen of een factuur een uitzondering activeert.

Stel dat een contract van USD 10.000,00 een procentuele tolerantie van 2% heeft. Als het factuurregelbedrag EUR 10.150,00 is, wordt de factuur geaccepteerd omdat het bedrag binnen de toegestane tolerantiegrens ligt.

Als de uitzondering voor contractregelitemafwijkingen is geconfigureerd voor een absolute afwijkingstolerantie van 100 en de contracttolerantielimiet geen harde limiet is, wordt er alleen een uitzondering gegenereerd voor regelitembedragwaarden van facturen die groter zijn dan 10.300. De toegestane tolerantiewaarden van het contract en de factuuruitzondering worden in feite gecombineerd om het maximaal toegestane bedrag te bepalen dat geen uitzondering veroorzaakt.

Als de contractlimiet is gedefinieerd als een harde limiet, wordt de afwijkingstolerantie die is gedefinieerd voor de uitzondering genegeerd. In dit voorbeeld leidt elk factuurbedrag van meer dan USD 10.200,00 tot een automatische afwijzing van de factuur.

Zie de Ariba Invoicing Data Import and Administration Guide voor meer informatie over factuuruitzonderingen.

De volgende voorbeelden geven extra uitleg over hoe absolute en procentuele toleranties worden geëvalueerd om uitzonderingen te activeren.

Stel dat u een absolute tolerantiewaarde van 50 definieert in de uitzondering Afwijking van bedrag in inkooporderregel en dat u de tolerantie toepast op het verschil tussen de factuur en de inkooporder. De procentuele tolerantiewaarde is 1,03 (3%).

Voorbeeld 1:

Het IO-regelitembedrag is 1.000,00 en het factuurregelitembedrag is 1.045,00. De tolerantiebewerking is Of.

Resultaat: er wordt voldaan aan de absolute tolerantie (het verschil tussen het bestelregelbedrag en het factuurbedrag, 45, is minder dan de tolerantiedrempel van 50) en de tolerantiebewerking wordt geëvalueerd. De factuurregel wordt geaccepteerd omdat de tolerantiebewerking Of is.

Voorbeeld 2:

Hetzelfde als voorbeeld 1, maar de tolerantiebewerking is ingesteld op En.

Resultaat: er wordt voldaan aan de absolute tolerantie (het verschil tussen het bestelregelbedrag en het factuurbedrag, 45, is minder dan de tolerantiedrempel van 50) en de tolerantiebewerking wordt geëvalueerd. De percentagetolerantie wordt geëvalueerd omdat de tolerantiebewerking En is. Er wordt niet voldaan aan de percentagetolerantiedrempel (3% van het inkooporderregelbedrag van 1.000,00 = 30). Er is een factuuruitzondering gestart.

Voorbeeld 3:

Hetzelfde als voorbeeld 1, maar het factuurregelbedrag is 1.055,00.

Resultaat: in dit geval wordt, ongeacht de tolerantiebewerking, een factuuruitzondering geactiveerd omdat zowel de absolute (50) als het percentage (3% van het IO-regelbedrag van 1.000,00 = 30) tolerantiedrempels worden overschreden.

Voorbeeld 4:

IO-regelbedrag is 5.000,00, factuurregelbedrag is 5.065,00. Tolerantiebewerking is Of.

Resultaat: de absolute tolerantieverschildrempel (50) wordt overschreden en de tolerantiebewerking wordt geëvalueerd. Er is voldaan aan de percentagetolerantie (3% van 5.000,00 = 150,00) (het verschil tussen het regelitemfactuurbedrag en het IO-regelitembedrag valt bijvoorbeeld binnen de drempel die is ingesteld door de tolerantie-instelling voor het percentage). De factuurregel wordt geaccepteerd.

Voorbeeld 5:

Hetzelfde als voorbeeld 4, maar tolerantiebewerking is En.

Resultaat: de absolute tolerantieverschildrempel (50) wordt overschreden en de tolerantiebewerking wordt geëvalueerd. Omdat de tolerantiebewerking En is en niet aan de absolute tolerantie wordt voldaan, wordt een factuuruitzondering geactiveerd.

Onder BTW/onderprijs en negatieve toleranties:
Raadpleeg de supportnotitie Hoe configureer ik een uitzondering bij afwijking van BTW voor voorbeelden over het configureren van toleranties voor onder belasting en onder Prijsuitzonderingen

Hoe worden de absolute en procentuele toleranties geëvalueerd om factuuruitzonderingen te activeren?xlsx

15.85 KB

Facturering
Facturering > Factuurafstemming > Factuurafstemmingsuitzonderingen