Hvordan evalueres absolutte tolerancer og procentvise tolerancer for at udløse fakturaundtagelser?

Toleranceoperationer definerer, hvordan absolutte og procentvise tolerancer evalueres for at udløse undtagelser. Følg den vedhæftede Excel-eksempelfil, som er forudkonfigureret til at efterligne toleranceadfærden. Arket har valgmuligheder for de forskellige toleranceoperatorer og felter, hvor den ønskede tolerance Absolut og Procentsats kan indtastes. Resultatet viser den værdi, op til hvilken tolerancen ikke vil blive udløst for forskellige kombinationer

Indstillingen for absolut tolerance evalueres først. De absolutte toleranceværdier kan enten kun baseres på fakturabeløbet eller mængden (fakturabaseret absolut tolerance) eller baseret på differencen mellem fakturaen og indkøbsordren (IO) eller kontraktbeløb eller mængde (differencebaseret absolut tolerance).

Absolut tolerancetærskel er overskredet

Det betyder, at den absolutte tolerancetærskel ikke er nået. Hvis toleranceoperationen er Og, behøver procenttolerancen ikke at blive evalueret, og en undtagelse udløses ved at have overskredet den absolutte toleranceværdi alene. Hvis toleranceoperationen er Eller, evalueres procenttolerancen for at bestemme, om værdierne på fakturaen ligger inden for beregningen af den procentvise tolerance (ingen undtagelse), eller om værdierne på fakturaen overskrider de procentvise tolerancer (undtagelse udløses).

Absolut tolerancetærskel er opfyldt

Det betyder, at værdierne på fakturaen (for fakturabaseret konfiguration af absolut tolerance) eller forskellen mellem værdierne på fakturaen og indkøbsordren eller kontrakten (for konfiguration af differencebaseret absolut tolerance) ligger under tærskelindstillingerne. Hvis toleranceoperationen er Eller, er yderligere beregninger ikke nødvendige, og fakturalinjen eller fakturaen accepteres. Hvis toleranceoperationen er Og, evalueres procenttolerancen. Hvis tolerancen i procent er opfyldt, udløses der ingen fakturaundtagelse. Hvis procenttolerancen ikke er opfyldt, udløses der en fakturaundtagelse.

Hvis den absolutte toleranceværdi er 0 (nul), evalueres toleranceoperationen altid, og procenttoleranceindstillingen bestemmer undtagelsesbehandlingen.

Hvis den procentvise tolerance er 1 eller -1, evalueres fakturabeløb eller mængder alene ved hjælp af de absolutte toleranceværdier.

Absolutte afvigelsestolerancer med aftalegrænser

Når du definerer en kontraktanmodning, kan kontraktledere indstille en procenttoleranceværdi på kontraktens maksimumgrænse. Denne tolerance kontrolleres under undtagelsesberegningen for at beslutte, om en faktura udløser en undtagelse eller ej.

Antag, at en kontrakt på 10.000,00 USD har en procentvis tolerance på 2 %. Hvis fakturalinjebeløbet er for USD 10.150,00, accepteres fakturaen, fordi beløbet er inden for den tilladte tolerancegrænse.

Hvis afvigelsesundtagelsen for kontraktvarelinjen er konfigureret for en absolut afvigelsestolerance på 100, og kontraktens tolerancegrænse ikke er en hård grænse, udløser kun fakturavarelinjebeløbsværdier, der er større end 10.300, en undtagelse. I praksis kombineres de tilladte toleranceværdier for kontrakten og fakturaundtagelsen for at bestemme det maksimalt tilladte beløb, der ikke udløser en undtagelse.

Hvis kontraktlimit er defineret som en hård limit, ignoreres den afvigelsestolerance, der er defineret for undtagelsen. I dette eksempel fører ethvert fakturabeløb på over USD 10.200,00 til en automatisk afvisning af fakturaen.

Se Ariba Invoicing Data Import and Administration Guide for at få flere oplysninger om fakturaundtagelser.

Følgende eksempler giver en yderligere afklaring af, hvordan absolutte og procentvise tolerancer evalueres for at udløse undtagelser.

Antag, at du definerer en absolut toleranceværdi på 50 på undtagelsen for IO-beløb for beløb, og du anvender tolerancen på differencen mellem fakturaen og indkøbsordren. Den procentvise toleranceværdi er 1,03 (3 %).

Eksempel 1:

Beløbet for indkøbsordrens varelinje er 1.000,00, og beløbet for fakturavarelinjen er 1.045,00. Toleranceoperationen er Eller.

Resultat: Den absolutte tolerance (differencen mellem indkøbsordrelinjebeløbet og fakturabeløbet, 45, er mindre end tolerancetærsklen på 50) er nået, og toleranceoperationen evalueres. Fakturalinjen accepteres, fordi toleranceoperationen er Eller.

Eksempel 2:

Samme som eksempel 1, men toleranceoperationen er indstillet til Og.

Resultat: Den absolutte tolerance (differencen mellem indkøbsordrelinjebeløbet og fakturabeløbet, 45, er mindre end tolerancetærsklen på 50) er nået, og toleranceoperationen evalueres. Procenttolerancen evalueres, fordi toleranceoperationen er Og. Den procentvise tolerancetærskel (3 % af indkøbsordrelinjebeløbet på 1.000,00 = 30) er ikke opfyldt. En fakturaundtagelse er udløst.

Eksempel 3:

Det samme som eksempel 1, men fakturalinjens beløb er 1,055,00.

Resultat: I dette tilfælde udløses der uanset toleranceoperationen en fakturaundtagelse, fordi tolerancetærsklerne for både absolut (50) og procentsats (3 % af indkøbsordrelinjebeløbet på 1.000,00 = 30) overskrides.

Eksempel 4:

Indkøbsordrelinjebeløbet er 5.000,00, fakturalinjens beløb er 5.065,00. Toleranceoperation er Eller.

Resultat: Tærskelværdien for den absolutte tolerancedifference (50) er overskredet, og toleranceoperationen evalueres. Procenttolerancen (3 % af 5.000,00 = 150,00) er opfyldt (f.eks. er forskellen mellem fakturabeløbet på varelinjeniveau og indkøbsordrens varelinjebeløb inden for den tærskel, der er angivet af procenttoleranceindstillingen). Fakturalinjen accepteres.

Eksempel 5:

Samme som eksempel 4, men toleranceoperation er Og.

Resultat: Tærskelværdien for den absolutte tolerancedifference (50) er overskredet, og toleranceoperationen evalueres. Da toleranceoperationen er Og, og den absolutte tolerance ikke er opfyldt, udløses en fakturaundtagelse.

Under moms/underpris og negative tolerancer:
Se supportnoten Hvordan konfigurerer jeg Under afgiftsafvigelsesundtagelse for eksempler på, hvordan man konfigurerer tolerancer for under skat og under Prisundtagelser

Hvordan evalueres absolutte tolerancer og procentvise tolerancer for at udløse fakturaundtagelser?xlsx

15.85 KB

Fakturering
Fakturering > Fakturaafstemning > Undtagelser for fakturaafstemning