O que determina se um usuário pode alterar uma aprovação pendente que já foi enviada?

Se um usuário tiver permissão para alterar uma aprovação pendente, o botão Editar estará disponível. Duas configurações podem determinar se um usuário pode alterar uma aprovação pendente que foi enviada anteriormente: associação de grupo e regras de edição, descritas a seguir. As regras de edição recebem a prioridade mais alta.

• A associação de grupo é a primeira configuração que determina se o botão Editar está disponível para um usuário. Por exemplo, o grupo Gerente de compras expõe o botão Editar em requisições, de modo que os membros desse grupo possam Editar requisições. Por outro lado, o grupo Usuário de compra não expõe o botão Editar, de modo que os membros desse grupo não podem editar requisições a menos que pertençam a outro grupo que permita que eles façam alterações. Alguns grupos que concedem permissões de edição também permitem que os membros do grupo façam alterações sem alterar o fluxo de aprovação (ou seja, sem exigir reenvio ou reaprovação). As regras de edição podem substituir as permissões de edição concedidas pela associação de grupo.
  O Guia de Referência de Grupos e Notificações da Ariba tem mais informações sobre grupos.
• As regras de edição podem fazer duas coisas:
  • Evite editar em circunstâncias especificadas ocultando o botão Editar. Nesse caso, o botão Editar não está disponível para usuários que normalmente o verão com base em sua associação de grupo.
  • Determinar o que acontece ao fluxo de aprovação quando um usuário edita uma aprovação pendente. Você pode exigir que a aprovação pendente seja reenviada (nesse caso, o fluxo de aprovação é gerado novamente), pode exigir que os aprovadores anteriores reaprovem ou você pode permitir a edição sem efeito no fluxo de aprovação.
  Observação: você não pode usar regras de edição para expor o botão Editar a usuários que ainda não o veem com base na associação de grupo. As regras de edição têm condições e ações.

Você pode configurar diferentes regras de edição com base no usuário tentando editar a aprovação pendente, as informações na aprovação pendente e os campos que estão sendo editados. Aqui estão alguns exemplos de regras de processamento que você pode configurar:

• O agente de compra pode fazer alterações, mas elas requerem nova aprovação.
• O preparador não tem permissão para fazer alterações após o envio.

Este exemplo ilustra como a associação de grupo e as regras de edição trabalham juntas para determinar direitos de edição:

• O usuário Arnold Davis (adavis) pertence ao grupo Gerente de compras. Por padrão, isso significa que ele pode editar Requisições enviadas. As alterações que ele faz não afetam o fluxo de aprovação; a aprovação pendente não requer reaprovação nem precisa ser reenviada.
• Suponha que você adiciona outra regra de edição que determina o seguinte comportamento: as requisições com itens de linha debitados no departamento A não podem ser editadas por nenhum usuário. Agora, quando o usuário, adavis, exibe uma requisição do departamento A, ele não pode editá-la mesmo que seja um gerente de compras. Nenhum botão Editar disponível.

Editar ordem de regra

A ordem em que as regras de edição são exibidas na guia Regras de edição de aprovação pendente faz diferença. Para qualquer usuário ou campo que esteja sendo avaliado pelas regras de edição, a solução SAP Ariba Procurement usa a primeira regra que tenha uma condição correspondente.

Por exemplo, suponha que um processo de aprovação inclui as duas regras de edição mostradas na tabela a seguir:

Se um agente de compra editar a aprovação pendente, a solução da Ariba usará a regra de edição do agente de compra, pois é a primeira regra na tabela que corresponde à situação. A aprovação pendente é reenviada, fazendo com que o fluxo de aprovação seja gerado novamente. Se um usuário diferente editar a aprovação pendente, a segunda regra será usada.

No entanto, suponha que a ordem dessas duas regras é invertida:

Nesse caso, quando um Agente de compra edita a aprovação pendente, a primeira regra que corresponde à situação é Os usuários podem editar com reaprovação. A aprovação pendente recém-editada requer uma reaprovação, mas não precisa ser reenviada e o fluxo de aprovação não é gerado novamente.

O Guia de Gerenciamento do Processo de Aprovação da Ariba tem mais informações sobre regras de edição.

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