Cosa stabilisce se un utente possa modificare un documento da approvare già inviato?

Se un utente è autorizzato a modificare un documento da approvare, è disponibile il pulsante Modifica. Due impostazioni possono stabilire se un utente possa modificare un documento da approvare precedentemente Inviato: appartenenza al gruppo e modifica regole, descritte di seguito. Alle regole di modifica viene assegnata la priorità più alta.

• L'appartenenza al gruppo è la prima impostazione che determina se il pulsante Modifica è disponibile per un utente. Ad esempio, il gruppo Responsabile acquisti espone il pulsante Modifica nelle richieste di acquisto, in modo che i membri di quel gruppo possano modificare le richieste di acquisto. D'altro canto, il gruppo Utente acquisti non espone il pulsante Modifica, quindi i membri di quel gruppo non possono modificare le richieste di acquisto a meno che non appartengano a un altro gruppo che consente loro di apportare modifiche. Alcuni gruppi che concedono autorizzazioni di modifica consentono anche ai membri del gruppo di apportare modifiche senza modificare il flusso di approvazione (ovvero, senza richiedere un nuovo invio o una nuova approvazione). Le regole di modifica possono sostituire le autorizzazioni di modifica concesse dall'appartenenza al gruppo.
  La Guida di riferimento per gruppi e notifiche Ariba contiene ulteriori informazioni sui gruppi.
• Le regole di modifica possono eseguire due operazioni:
  • Impedire l'elaborazione in determinate circostanze nascondendo il pulsante Modifica. In questo caso, il pulsante Modifica non è disponibile per gli utenti che normalmente lo visualizzerebbero in base alla loro appartenenza al gruppo.
  • Determinare cosa accade al flusso di approvazione quando un utente modifica un documento da approvare. È possibile richiedere il nuovo invio del documento da approvare (nel qual caso il flusso di approvazione viene rigenerato), è possibile richiedere la riapprovazione degli approvatori precedenti o consentire la modifica senza alcun effetto sul flusso di approvazione.
  Nota: non è possibile utilizzare le regole di modifica per esporre il pulsante Modifica agli utenti che non lo visualizzano già in base all'appartenenza al gruppo. Le regole di modifica hanno condizioni e azioni.

È possibile configurare diverse regole di modifica in base all'utente che tenta di modificare il documento da approvare, alle informazioni nel documento da approvare e ai campi in fase di modifica. Di seguito sono riportati alcuni esempi di regole di modifica che è possibile configurare:

• L'agente acquisti può apportare modifiche, ma queste richiedono una nuova approvazione.
• Al preparatore non è consentito apportare modifiche dopo l’invio.

Questo esempio illustra il modo in cui le regole di appartenenza ai gruppi e di modifica funzionano insieme per determinare i diritti di modifica:

• L'utente Arnold Davis (adavis) appartiene al gruppo Responsabile acquisti. Per impostazione predefinita, ciò significa che può modificare le richieste di acquisto inviate. Le modifiche apportate non influiscono sul flusso di approvazione; il documento da approvare non richiede una nuova approvazione, né deve essere inviato nuovamente.
• Si supponga di aggiungere un'altra regola di modifica che impone il seguente comportamento: Le richieste di acquisto con voci d'ordine addebitate al reparto A non possono essere modificate da alcun utente. Ora, quando l'utente continua a visualizzare una richiesta di acquisto del reparto A, non può modificarla anche se è un Responsabile acquisti. Nessun pulsante Modifica disponibile.

Modifica ordine di regole

L'ordine in cui le regole di modifica vengono visualizzate nella scheda Regole di modifica del documento da approvare fa la differenza. Per gli utenti o i campi valutati dalle regole di modifica, la soluzione SAP Ariba Procurement utilizza la prima regola con una condizione corrispondente.

Ad esempio, si supponga che un processo di approvazione includa le due regole di modifica visualizzate nella seguente tabella:

Se un agente acquisti modifica il documento da approvare, la soluzione Ariba utilizza la regola di modifica dell’agente acquisti poiché si tratta della prima regola nella tabella che corrisponde alla situazione. Il documento da approvare viene inviato nuovamente, causando la rigenerazione del flusso di approvazione. Se un altro utente modifica il documento da approvare, viene utilizzata la seconda regola.

Tuttavia, si supponga che l'ordine di queste due regole sia invertito:

In questo caso, quando un agente acquisti modifica il documento da approvare, la prima regola che corrisponde alla situazione è Gli utenti possono modificare con una nuova approvazione. Il documento da approvare appena modificato richiede una nuova approvazione, ma non deve essere inviato nuovamente e il flusso di approvazione non viene rigenerato.

La Guida alla gestione del processo di approvazione Ariba contiene ulteriori informazioni sulle regole di modifica.

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