Qu'est-ce qui détermine si un utilisateur peut modifier un document à approuver qui a déjà été soumis ?

Si un utilisateur est autorisé à modifier un document à approuver, le bouton Modifier est disponible. Deux paramètres peuvent déterminer si un utilisateur peut modifier un document à approuver précédemment Soumis(e) : appartenance à un groupe et règles de modification, comme suit. La priorité la plus élevée est attribuée aux règles de modification.

• L'appartenance à un groupe est le premier paramètre qui détermine si le bouton Modifier est disponible pour un utilisateur. Par exemple, le groupe Gestionnaire des achats présente le bouton Modifier sur les demandes d'achat, de sorte que les membres de ce groupe puissent Modifier les demandes d'achat. D'autre part, le groupe Utilisateur Achats n'affiche pas le bouton Modifier, de sorte que les membres de ce groupe ne peuvent pas modifier les demandes d'achat sauf s'ils appartiennent à un autre groupe qui leur permet d'apporter des modifications. Certains groupes qui accordent des autorisations de modification permettent également aux membres du groupe d'apporter des modifications sans modifier la procédure d'approbation (c'est-à-dire sans nécessiter de nouvelle soumission ou de nouvelle approbation). Les règles de modification peuvent remplacer les autorisations de modification accordées par appartenance à un groupe.
  Le Guide de référence des groupes et notifications Ariba contient plus d'informations sur les groupes.
• Les règles de modification peuvent effectuer deux actions :
  • Empêcher la modification dans des circonstances spécifiques en masquant le bouton Modifier. Dans ce cas, le bouton Modifier n'est pas disponible pour les utilisateurs qui le verraient normalement en fonction de leur appartenance à un groupe.
  • Déterminer ce qu'il advient de la procédure d'approbation lorsqu'un utilisateur modifie un document à approuver. Vous pouvez exiger que le document à approuver soit soumis à nouveau (auquel cas la procédure d'approbation est régénérée), vous pouvez demander aux approbateurs précédents de le soumettre à nouveau ou vous pouvez autoriser les modifications sans effet sur la procédure d'approbation.
  Remarque : Vous ne pouvez pas utiliser les règles de modification pour exposer le bouton Modifier aux utilisateurs qui ne le voient pas encore en fonction de leur appartenance à un groupe. Les règles de modification comportent des conditions et des actions.

Vous pouvez configurer différentes règles de modification en fonction de l'utilisateur qui tente de modifier le document à approuver, les informations du document à approuver et les champs en cours de modification. Voici quelques exemples de règles de modification que vous pouvez configurer :

• L'acheteur peut apporter des modifications, mais celles-ci nécessitent une nouvelle approbation.
• Le préparateur n'est pas autorisé à apporter des modifications après la soumission.

Cet exemple illustre la manière dont l'appartenance à un groupe et les règles de modification fonctionnent ensemble pour déterminer les droits de modification :

• L'utilisateur, Arnold Davis (adavis), appartient au groupe Gestionnaire des achats. Par défaut, cela signifie qu'il peut modifier les demandes d'achat Soumises. Les modifications qu'il apporte n'affectent pas la procédure d'approbation ; le document à approuver ne nécessite pas de nouvelle approbation et ne doit pas non plus être soumis à nouveau.
• Supposons que vous ajoutiez une autre règle de modification qui impose le comportement suivant : les demandes d'achat avec des articles de ligne facturés au service A ne peuvent pas être modifiées par un utilisateur. Désormais, lorsque l'utilisateur, adavis, consulte une demande d'achat du service A, il ne peut pas la modifier même s'il est gestionnaire des achats. Aucun bouton Modifier n'est disponible.

Modifier l'ordre des règles

L'ordre dans lequel les règles de modification apparaissent dans l'onglet Règles de modification des documents à approuver fait une différence. Pour tout utilisateur ou champ évalué par les règles de modification, la solution SAP Ariba Procurement utilise la première règle qui a une condition de correspondance.

Par exemple, supposons qu'un processus d'approbation inclut les deux règles de modification affichées dans le tableau suivant :

Si un acheteur modifie le document à approuver, la solution Ariba utilise la règle de modification d'acheteur, car il s'agit de la première règle du tableau qui correspond à la situation. Le document à approuver est soumis à nouveau, ce qui entraîne la régénération de la procédure d'approbation. Si un autre utilisateur modifie le document à approuver, la deuxième règle est utilisée.

Cependant, supposons que l'ordre de ces deux règles soit inversé :

Dans ce cas, lorsqu'un acheteur modifie le document à approuver, la première règle qui correspond à la situation est Les utilisateurs peuvent modifier avec réapprobation. Le document à approuver nouvellement modifié nécessite une nouvelle approbation, mais il n'a pas besoin d'être soumis à nouveau et la procédure d'approbation n'est pas regénérée.

Le Guide de gestion des processus d'approbation Ariba contient plus d'informations sur la modification des règles.

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