¿Qué determina si un usuario puede cambiar un documento aprobable que ya se ha enviado?

Si un usuario tiene permiso para cambiar un documento aprobable, el botón Editar está disponible. Dos opciones pueden determinar si un usuario puede cambiar un documento aprobable que se ha enviado anteriormente: las reglas de pertenencia al grupo y de edición, descritas de la siguiente manera. Las reglas de edición tienen la prioridad más alta.

• La pertenencia al grupo es la primera opción que determina si el botón Editar está disponible para un usuario. Por ejemplo, el grupo Administrador de compras expone el botón Editar en las solicitudes de compra, de modo que los miembros de ese grupo pueden Editar solicitudes de compra. Por otro lado, el grupo Usuario de compras no expone el botón Editar, por lo que los miembros de ese grupo no pueden editar solicitudes de compra a menos que pertenezcan a otro grupo que les permita realizar cambios. Algunos grupos que otorgan permisos de edición también permiten a los miembros del grupo realizar cambios sin alterar el flujo de aprobación (es decir, sin necesidad de volver a enviarlo ni volver a aprobarlo). Las reglas de edición pueden anular los permisos de edición otorgados por la pertenencia al grupo.
  La Guía de referencia de grupos y notificaciones de Ariba tiene más información sobre los grupos.
• Las reglas de edición pueden hacer dos cosas:
  • Evite la edición en circunstancias específicas ocultando el botón Editar. En este caso, el botón Editar no está disponible para los usuarios que normalmente lo verían en función de su pertenencia al grupo.
  • Determinar qué sucede con el flujo de aprobación cuando un usuario edita un documento aprobable. Puede requerir que se vuelva a enviar el documento aprobable (en cuyo caso se regenera el flujo de aprobación), puede solicitar que los responsables de aprobación anteriores lo vuelvan a aprobar o puede permitir la edición sin efecto en el flujo de aprobación.
  Nota: No puede utilizar las reglas de edición para exponer el botón Editar a los usuarios que aún no lo ven según la pertenencia al grupo. Las reglas de edición tienen condiciones y acciones.

Puede configurar diferentes reglas de edición basadas en el usuario que intenta editar el documento aprobable, la información en el documento aprobable y los campos que se están editando. Estos son algunos ejemplos de reglas de edición que puede configurar:

• El agente de compras puede realizar cambios, pero es necesario volver a aprobarlos.
• El preparador no puede realizar cambios después del envío.

Este ejemplo ilustra cómo los miembros del grupo y las reglas de edición funcionan juntos para determinar los derechos de edición:

• El usuario Arnold Davis (adavis) pertenece al grupo Administrador de compras. De forma predeterminada, esto significa que puede editar las solicitudes de compra enviadas. Los cambios que realiza no afectan al flujo de aprobación; ni el documento aprobable requiere una nueva aprobación ni es necesario volver a enviarlo.
• Supongamos que agrega otra regla de edición que dicta el comportamiento siguiente: Las solicitudes de compra con artículos en línea cargados al departamento A no pueden ser editadas por ningún usuario. Ahora, cuando el usuario, adavis, visualiza una solicitud del departamento A, no puede editarla aunque sea un administrador de compras. No hay ningún botón Editar disponible.

Editar orden de reglas

El orden en el que aparecen las reglas de edición en la pestaña Reglas de edición de documentos aprobables marca la diferencia. Para cualquier usuario o campo que evalúe las reglas de edición, la solución SAP Ariba Procurement utiliza la primera regla que tiene una condición coincidente.

Por ejemplo, supongamos que un proceso de aprobación incluye las dos reglas de edición que se muestran en la siguiente tabla:

Si un agente de compras edita el documento aprobable, la solución de Ariba utiliza la regla de edición del agente de compras porque es la primera regla de la tabla que coincide con la situación. El documento aprobable se vuelve a enviar, lo que hace que se regenere el flujo de aprobación. Si un usuario diferente edita el documento aprobable, se utiliza la segunda regla.

Sin embargo, supongamos que el orden de estas dos reglas se anula:

En este caso, cuando un Agente de compras edita el documento aprobable, la primera regla que coincide con la situación es Los usuarios pueden editar con reaprobación. El documento aprobable recién editado requiere una nueva aprobación, pero no es necesario volver a enviarlo y el flujo de aprobación no se regenera.

La Guía de gestión de procesos de aprobación de Ariba tiene más información sobre las reglas de edición.

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