Was bestimmt, ob ein Benutzer ein zu genehmigendes Dokument ändern kann, das bereits eingereicht wurde?

Wenn ein Benutzer ein zu genehmigendes Dokument ändern darf, ist die Schaltfläche Bearbeiten verfügbar. Zwei Einstellungen können festlegen, ob ein Benutzer ein zu genehmigendes Dokument ändern kann, das zuvor Eingereicht wurde: Gruppenmitgliedschaft und Bearbeitungsregeln, wie im Folgenden beschrieben. Bearbeitungsregeln erhalten die höchste Priorität.

• Die Gruppenmitgliedschaft ist die erste Einstellung, die bestimmt, ob die Schaltfläche Bearbeiten für einen Benutzer verfügbar ist. Beispiel: Die Gruppe Einkaufs-Manager stellt die Schaltfläche Bearbeiten für Bestellanforderungen bereit, sodass Mitglieder dieser Gruppe Bestellanforderungen bearbeiten können. Andererseits stellt die Gruppe Einkaufsbenutzer die Schaltfläche Bearbeiten nicht bereit, sodass Mitglieder dieser Gruppe Bestellanforderungen nur bearbeiten können, wenn sie zu einer anderen Gruppe gehören, die es ihnen erlaubt, Änderungen vorzunehmen. Einige Gruppen, die Bearbeitungsberechtigungen erteilen, ermöglichen es Gruppenmitgliedern auch, Änderungen vorzunehmen, ohne den Genehmigungsablauf zu ändern (d.h. ohne dass eine erneute Einreichung oder erneute Genehmigung erforderlich ist). Bearbeitungsregeln können die von der Gruppenmitgliedschaft erteilten Bearbeitungsberechtigungen außer Kraft setzen.
  Das Ariba Groups and Notifications Reference Guide enthält weitere Informationen zu Gruppen.
• Regeln bearbeiten hat zwei Möglichkeiten:
  • Verhindern Sie die Bearbeitung unter bestimmten Umständen, indem Sie die Drucktaste Bearbeiten ausblenden. In diesem Fall ist die Schaltfläche Bearbeiten nicht für Benutzer verfügbar, die sie normalerweise basierend auf ihrer Gruppenmitgliedschaft sehen würden.
  • Legen Sie fest, was mit dem Genehmigungsablauf geschieht, wenn ein Benutzer ein zu genehmigendes Dokument bearbeitet. Sie können verlangen, dass das zu genehmigende Dokument erneut eingereicht wird (in diesem Fall wird der Genehmigungsablauf neu generiert), vorherige Genehmiger müssen erneut genehmigen, oder Sie können die Bearbeitung ohne Auswirkungen auf den Genehmigungsablauf zulassen.
  Hinweis: Sie können Bearbeitungsregeln nicht verwenden, um die Schaltfläche Bearbeiten für Benutzer verfügbar zu machen, die sie nicht bereits basierend auf der Gruppenmitgliedschaft sehen. Bearbeitungsregeln haben Bedingungen und Aktionen.

Sie können verschiedene Bearbeitungsregeln basierend auf dem Benutzer, der versucht, das zu genehmigende Dokument zu bearbeiten, den Informationen im zu genehmigenden Dokument und den zu bearbeitenden Feldern konfigurieren. Im Folgenden finden Sie einige Beispiele für Bearbeitungsregeln, die Sie konfigurieren können:

• Der Einkäufer kann Änderungen vornehmen, aber Änderungen erfordern eine erneute Genehmigung.
• Der Ersteller darf nach dem Einreichen keine Änderungen vornehmen.

Dieses Beispiel veranschaulicht, wie Gruppenmitgliedschaft und Bearbeitungsregeln zusammenarbeiten, um Bearbeitungsrechte zu bestimmen:

• Der Benutzer Arnold Davis (adavis) gehört der Gruppe Einkaufs-Manager an. Standardmäßig bedeutet dies, dass er eingereichte Bestellanforderungen bearbeiten kann. Die von ihm vorgenommenen Änderungen wirken sich nicht auf den Genehmigungsablauf aus; weder erfordert das zu genehmigende Dokument eine erneute Genehmigung, noch muss es erneut eingereicht werden.
• Angenommen, Sie fügen eine weitere Bearbeitungsregel hinzu, die folgendes Verhalten vorschreibt: Bestellanforderungen mit Positionen, die Abteilung A in Rechnung gestellt werden, können von keinem Benutzer bearbeitet werden. Wenn der Benutzer adavis nun eine Bestellanforderung aus Abteilung A anzeigt, kann er sie nicht bearbeiten, obwohl er ein Einkaufsleiter ist. Es ist keine Drucktaste zum Bearbeiten verfügbar.

Regelreihenfolge bearbeiten

Die Reihenfolge, in der die Bearbeitungsregeln auf der Registerkarte Bearbeitungsregeln für zu genehmigende Dokumente angezeigt werden, macht einen Unterschied. Für jeden Benutzer oder jedes Feld, der bzw. das von den Bearbeitungsregeln ausgewertet wird, verwendet die SAP-Ariba-Procurement-Lösung die erste Regel, die eine übereinstimmende Bedingung hat.

Angenommen, ein Genehmigungsprozess umfasst die beiden Bearbeitungsregeln in der folgenden Tabelle:

Wenn ein Einkäufer das zu genehmigende Dokument bearbeitet, verwendet die Ariba-Lösung die Bearbeitungsregel des Einkäufers, da es sich um die erste Regel in der Tabelle handelt, die mit der Situation übereinstimmt. Das zu genehmigende Dokument wird erneut eingereicht, wodurch der Genehmigungsablauf neu generiert wird. Wenn ein anderer Benutzer das zu genehmigende Dokument bearbeitet, wird die zweite Regel verwendet.

Angenommen, die Reihenfolge dieser beiden Regeln ist umgekehrt:

Wenn ein Einkäufer in diesem Fall das zu genehmigende Dokument bearbeitet, lautet die erste Regel, die der Situation entspricht, Benutzer können mit erneuter Genehmigung bearbeiten. Das neu bearbeitete zu genehmigende Dokument muss erneut genehmigt werden, es muss jedoch nicht erneut eingereicht werden, und der Genehmigungsablauf wird nicht neu generiert.

Weitere Informationen zu Bearbeitungsregeln finden Sie im Ariba Approval Process Management Guide.

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