В чем разница между истечением срока действия и уведомлениями по электронной почте и как они работают?

SAP Ariba позволяет настраивать рабочую область контракта. Уведомления двух типов: для отправки уведомлений по электронной почте до автоматического истечения срока действия рабочей области контракта

• Электронно-почтовые уведомления об истечении срока действия
• Уведомления по электронной почте

Для отправки уведомления по электронной почте различным группам можно использовать разные расписания.

Например, можно отправить уведомления по электронной почте об истечении срока действия, чтобы напомнить юридической группе о необходимости проверить условия контракта и отправить уведомления по электронной почте, чтобы напомнить группе закупок о необходимости начать оценку поставщиков для следующего контракта.

Истечение срока действия и расписания уведомлений по электронной почте основаны на дате истечения срока действия контракта.
Уведомления по контракту по электронной почте имеют дополнительную опцию Период уведомления, который можно использовать для указания количества дней, за которое может быть отправлено уведомление по электронной почте об истечении срока действия.

Поля атрибутов договора и их описание

• Тип срока: определяет вид договора. (Она может быть фиксированной или бессрочной, уведомления по электронной почте инициируются только для фиксированного типа контракта)
• Дата вступления в силу: дата, когда состояние контракта изменяется на "Опубликовано".
• Дата истечения срока действия: дата окончания действия контракта. Это ключевое поле для расчетов, инициируемых этими уведомлениями.
• Получатели электронного сообщения об истечении срока действия: квитанции, которые получают уведомление по электронной почте в дополнение к владельцу проекта.
• Уведомление по электронной почте
  • Первая отправка: число до даты истечения срока действия уведомления, отправляемого получателям.
• Период уведомления (в днях): целое число, определяющее, когда дата уведомления (дата истечения срока действия - срок уведомления = дата уведомления)
• Дата уведомления: это поле недоступно для редактирования, и это значение выбирается по установленной продолжительности уведомления.
• Получатели уведомлений по электронной почте: определяет пользователей, которые должны получать уведомления по электронной почте в дополнение к владельцу проекта.
• Уведомление по электронной почте
  • Первая отправка: число до даты истечения срока действия уведомления, отправляемого получателям.
  • Напоминание: интервал, в котором будет инициировано уведомление по электронной почте

Примечание: этот снимок экрана предназначен только для справки. Это может не отражать текущий пользовательский интерфейс системы Ariba.

Как настроить отправку уведомлений?

Контракт будет перемещен в 'Опубликовано' 20 марта и будет активен для отправки уведомлений, как только даты будут соблюдены. Сначала уведомления будут отправляться по электронной почте Майку D 3 и владельцам проекта:

• 31 марта - получатели получают "Уведомление по электронной почте о первом отправлении уведомления".
• 4 апреля - Получатели получат напоминание №1
• 8 апреля - Получатели получают напоминание №2
• 12 апреля - Получатели получают напоминание №3
• 15 апреля – уведомления о расторжении прекращаются, поскольку наступила дата уведомления.

Далее будут отправляться уведомления по электронной почте об истечении срока действия, отправляемые Майку Д и владельцам проектов:

• 15 апреля - получатели получают "Уведомление по электронной почте об истечении срока действия первой отправки".
• 19 апреля - Получатели получат напоминание №1
• 23 апреля - Получатели получают напоминание №2
• 27 апреля - Получатели получат напоминание №3
• 30 апреля - наступила дата истечения срока действия, срок действия контракта истекает, и уведомления по электронной почте об истечении срока действия прекращены.

Электронные сообщения с уведомлениями можно отключить, изменив период уведомления (в днях) на "0".

При необходимости эти поля можно настроить, подав случай в службу поддержки Ariba Commerce.

Все поля, кроме поля Дата уведомления, могут использоваться во время массового редактирования и доступны для редактирования в любом виде поправок (последнее требует поддержки пользовательской настройки).

Уведомления по электронной почте и уведомления по электронной почте об истечении срока действия имеют собственный шаблон электронного сообщения, который можно настроить. Они доступны по пути: Управление > Администрирование > Руководитель проекта > Шаблоны электронных сообщений по проекту.

• Уведомление: контракт - Отправляется владельцу контракта и получателям уведомлений по электронной почте, когда рабочая область находится в периоде уведомления. Это запланированное уведомление пакета.
• Истечение срока действия: контракт - Отправляется владельцу рабочей области контракта и получателям электронного сообщения об истечении срока действия, если срок действия рабочей области почти истек. Это запланированное уведомление пакета.

Эти сообщения отправляются как пакетные уведомления по электронной почте раз в день около 4:30 или PM EST. Дополнительную информацию см. в этом решении: 159414

Стратегические контракты