В чем разница между уведомлениями об истечении срока действия и уведомлениями по электронной почте и как они работают?

SAP Ariba позволяет настраивать рабочую область контракта. Два типа уведомлений: для отправки уведомлений по электронной почте до автоматического истечения срока действия рабочей области контракта.

• Уведомления по электронной почте об истечении срока действия
• Уведомления по электронной почте

Для отправки уведомления по электронной почте различным группам можно использовать различные расписания.

Например, можно отправить уведомления по электронной почте об истечении срока действия, чтобы напомнить юридической группе о проверке условий контракта, и отправить уведомления по электронной почте, чтобы напомнить группе закупок о необходимости начать оценку поставщиков для следующего контракта.

Графики истечения срока действия и уведомления по электронной почте основаны на дате истечения срока действия контракта.
В уведомлениях по электронной почте об истечении срока действия контракта есть дополнительная опция Период уведомления, с помощью которой можно указать количество дней, за которое можно отправить уведомление по электронной почте об истечении срока действия.

Поля атрибутов договора и их описание

• Тип срока: определяет вид договора. (Может быть фиксированной или бессрочной, уведомления по электронной почте инициируются только для фиксированного типа договора)
• Дата вступления в силу: дата изменения статуса контракта на "Опубликовано".
• Дата истечения срока действия: дата окончания действия контракта. Это ключевое поле для расчета инициируемых уведомлений.
• Получатели электронных сообщений об истечении срока действия: квитанции, которые в дополнение к владельцу проекта получают уведомление по электронной почте.
• Уведомление по электронной почте
  • Первая отправка: число до даты истечения срока действия, до которого уведомление отправляется получателям.
• Срок уведомления (в днях): целое число, определяющее, когда дата уведомления (дата истечения срока действия – срок уведомления = дата расторжения)
• Дата уведомления: это поле недоступно для редактирования, и это значение выбирается при установленной продолжительности уведомления.
• Получатели уведомлений по электронной почте: указывает пользователей, которые в дополнение к владельцу проекта будут получать уведомления по электронной почте.
• Уведомление по электронной почте
  • Первая отправка: число до даты истечения срока действия, до которого уведомление отправляется получателям.
  • Напоминание: интервал, в течение которого будет инициировано уведомление по электронной почте

Примечание: этот снимок экрана предназначен только для справки. Это может не отражать текущий пользовательский интерфейс системы Ariba.

Как вышеуказанные настройки отправляют уведомления?

Контракт будет перемещен в статус "Опубликовано" 20 марта и будет активен для отправки уведомлений после наступления дат. Первыми будут уведомления по электронной почте, отправляемые "Mike D 3" и владельцам проектов:

• 31 марта - Получатели получают уведомление по электронной почте о первой отправке уведомления.
• 4 апреля - получатели получают напоминание №1
• 8 апреля - получатели получают напоминание №2
• 12 апреля - получатели получают напоминание №3
• 15 апреля - Прекращение уведомлений, поскольку наступила Дата уведомления.

Далее следует уведомление об истечении срока действия, отправленное по электронной почте Майку D и владельцам проекта:

• 15 апреля - Получатели получают "Первое отправленное уведомление по электронной почте об истечении срока действия".
• 19 апреля - получатели получают напоминание №1
• 23 апреля - получатели получают напоминание №2
• 27 апреля - получатели получают напоминание №3
• 30 апреля - достигнута дата истечения срока действия, срок действия контракта истек, а уведомления по электронной почте об истечении срока действия прекращены.

Электронные уведомления можно деактивировать, изменив период уведомления (в днях) на "0".

При необходимости эти поля можно настроить, подав случай в службу поддержки Ariba Commerce.

Все поля, кроме поля Дата уведомления, можно использовать во время массового редактирования и сделать редактируемыми в любом виде поправки (последний требует пользовательской настройки поддержки).

Уведомления по электронной почте и уведомления по электронной почте об истечении срока действия имеют собственный шаблон электронного сообщения, который можно настроить. Их можно найти, выбрав Управление > Администрирование > Руководитель проекта > Шаблоны электронных сообщений проекта.

• Уведомление: контракт - отправляется владельцу контракта и получателям уведомлений, если рабочая область находится в периоде уведомления. Это запланированное пакетное уведомление.
• Истечение срока действия: контракт - отправляется владельцу рабочей области контракта и получателям электронных сообщений об истечении срока действия, когда срок действия рабочей области почти истек. Это запланированное пакетное уведомление.

Эти электронные сообщения отправляются в виде пакетных уведомлений по электронной почте раз в день около 4:30 или после полудня до полудня. Дополнительную информацию см. в этом решении: 159414

Стратегические контракты