Qual é a diferença entre notificações de vencimento e de aviso por e-mail e como elas funcionam?

A SAP Ariba permite que você configure o espaço de trabalho do contrato. Os dois tipos de notificação são: enviar notificações por e-mail antes de o espaço de trabalho de contratos vencer automaticamente

• Notificações por e-mail de expiração
• Notificações de aviso por e-mail

Diferentes programações podem ser usadas para enviar uma notificação por e-mail a diferentes grupos.

Por exemplo, você pode enviar Notificações de vencimento por e-mail para lembrar um grupo jurídico de revisar os termos do contrato e enviar notificações de aviso por e-mail para lembrar uma equipe de sourcing de começar a avaliar fornecedores para o contrato seguinte.

As programações de Notificação de vencimento e Aviso por e-mail são baseadas na Data de vencimento do contrato.
As notificações por e-mail de aviso de contrato têm uma opção adicional, o Período de notificação, que pode ser usada para especificar o número de dias antes do qual a notificação de vencimento por e-mail pode ser enviada.

Campos de atributo de contrato e a respectiva descrição

• Tipo de termo: determina o tipo de contrato. (Isso pode ser fixo ou perpétuo, as notificações por e-mail são acionadas somente para o tipo de contrato fixo)
• Data de efetivação: a data em que o status do contrato passa para 'Publicado'.
• Data de vencimento: a data em que o contrato termina. Este é o campo-chave para os cálculos para essas notificações serem acionadas.
• Destinatários do e-mail de vencimento: recibos que recebem a notificação por e-mail além do proprietário do projeto.
• Notificação por e-mail
  • Primeiro envio: número de antes da data de expiração em que a notificação é enviada aos destinatários.
• Prazo de notificação (em dias): número inteiro para definir quando a data do aviso (data de vencimento - prazo de notificação = data do aviso)
• Data do aviso: este campo não é editável e esse valor é selecionado na duração do aviso definida.
• Destinatários do e-mail de aviso: especifica os usuários que devem receber as notificações por e-mail de notificação, além do proprietário do projeto.
• Notificação de aviso por e-mail
  • Primeiro envio: número de antes da data de expiração em que a notificação é enviada aos destinatários.
  • Lembrete: intervalo no qual a notificação por e-mail será acionada

Nota: esta captura de tela é somente para fins de referência. Isso pode não refletir a IU atual do sistema Ariba.

Como a configuração acima enviaria notificações?

O contrato passaria para 'Publicado' em 20 de março e estaria ativo para enviar notificações assim que as datas fossem cumpridas. Primeiro, as notificações de aviso por e-mail enviadas a 'Mike D 3' e proprietários do projeto:

• 31 de março - Os destinatários recebem a "Notificação por e-mail do primeiro aviso enviado".
• 4 de abril - Destinatários recebem lembrete nº 1
• 8 de abril - Destinatários recebem lembrete nº 2
• 12 de abril - Destinatários recebem lembrete nº 3
• 15 de abril - As notificações de aviso são interrompidas porque a data da notificação foi atingida.

Em seguida, serão as notificações de vencimento por e-mail enviadas a 'Mike D' e proprietários do projeto:

• 15 de abril - Os destinatários recebem a 'Notificação por e-mail de expiração do primeiro envio'.
• 19 de abril - Destinatários recebem lembrete nº 1
• 23 de abril - Destinatários recebem lembrete nº 2
• 27 de abril - Destinatários recebem lembrete nº 3
• 30 de abril - A data de vencimento é atingida, o contrato vence e as notificações de vencimento por e-mail são encerradas.

Os e-mails de aviso podem ser desativados alterando o Período de notificação (em dias) para "0".

Esses campos podem ser personalizados, se necessário, preenchendo um caso com o suporte comercial da Ariba.

Todos os campos, exceto a Data do aviso, podem ser usados durante edições em massa e tornados editáveis em qualquer tipo de aditivo (este último requer personalização de suporte).

Notificações de aviso por e-mail e Notificações de vencimento por e-mail têm um modelo de e-mail próprio que pode ser personalizado. Eles podem ser encontrados indo para Gerenciar > Administração > Gerenciador de projetos > Modelos de e-mail de projeto.

• Aviso: contrato - enviado ao proprietário do contrato e aos destinatários do e-mail de notificação quando o espaço de trabalho está no período de notificação. Esta é uma notificação programada em lote.
• Vencimento: contrato - enviado ao proprietário do espaço de trabalho do contrato e aos destinatários do e-mail de vencimento quando o espaço de trabalho está prestes a vencer. Esta é uma notificação programada em lote.

Esses e-mails são enviados como notificações por e-mail em lote uma vez por dia, por volta das 4:30 AM ou PM EST. Consulte esta solução para obter informações adicionais: 159414

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