Qual è la differenza tra le notifiche e-mail di scadenza e di avviso e come funzionano?

SAP Ariba consente di configurare l'area di lavoro contratti. I due tipi di notifica sono: per inviare notifiche per posta elettronica prima che l'area di lavoro contratti scada automaticamente

• Notifiche e-mail di scadenza
• Notifiche per posta elettronica di avviso

È possibile utilizzare diverse pianificazioni per inviare una notifica per posta elettronica a diversi gruppi.

Ad esempio, è possibile inviare notifiche per posta elettronica di scadenza per ricordare a un gruppo legale di rivedere le condizioni del contratto e inviare notifiche per posta elettronica di avviso per ricordare a un team di sourcing di iniziare a valutare i fornitori per il contratto successivo.

Le pianificazioni di notifica per posta elettronica di scadenza e avviso si basano entrambe sulla data di scadenza del contratto.
Le notifiche per posta elettronica di avviso di contratto hanno un'opzione aggiuntiva, il Periodo di preavviso, che può essere utilizzato per specificare il numero di giorni prima del quale è possibile inviare la notifica per posta elettronica di scadenza.

Campi attributo contratto e relativa descrizione

• Tipo di durata: determina il tipo di contratto. (Questo può essere fisso o permanente, le notifiche e-mail vengono attivate solo per il tipo di contratto a tempo determinato)
• Data di validità: la data in cui lo stato del contratto passa a 'Pubblicato'.
• Data di scadenza: la data di fine del contratto. Questo è il campo chiave per i calcoli da avviare per queste notifiche.
• Destinatari per posta elettronica scadenza: ricevute che ricevono la notifica per posta elettronica oltre al proprietario del progetto.
• Notifica e-mail
  • Prima inviata: numero di prima della data di scadenza in cui la notifica viene inviata ai destinatari.
• Periodo di preavviso (in giorni): numero intero per definire quando la Data di disdetta (Data di scadenza - Periodo di preavviso = Data di preavviso)
• Data avviso: questo campo non è modificabile e questo valore viene selezionato in base alla durata dell'avviso impostata.
• Destinatari posta elettronica avviso: specifica gli utenti che devono ricevere le notifiche per posta elettronica oltre al proprietario del progetto.
• Notifica e-mail di avviso
  • Prima inviata: numero di prima della data di scadenza in cui la notifica viene inviata ai destinatari.
  • Promemoria: intervallo in cui verrà attivata la notifica e-mail

Nota: questo screenshot è solo a scopo di riferimento. Questo potrebbe non rispecchiare l'attuale interfaccia utente del sistema Ariba.

In che modo la suddetta configurazione invierebbe notifiche?

Il contratto passerebbe a "Pubblicato" il 20 marzo e sarebbe attivo per inviare notifiche una volta soddisfatte le date. In primo luogo, le notifiche per posta elettronica degli avvisi inviate a 'Mike D 3' e ai proprietari del progetto:

• 31 marzo: i destinatari ricevono la "Prima notifica inviata per posta elettronica".
• 4 aprile - I destinatari ricevono il promemoria n. 1
• 8 aprile - I destinatari ricevono il promemoria n. 2
• 12 aprile - I destinatari ricevono il promemoria n. 3
• 15 aprile - Le notifiche di avviso cessano perché è stata raggiunta la Data di avviso.

Seguono le notifiche di scadenza per posta elettronica inviate a 'Mike D' e ai proprietari del progetto:

• 15 aprile - I destinatari ricevono la 'Prima notifica e-mail di scadenza inviata'.
• 19 aprile - I destinatari ricevono il promemoria n. 1
• 23 aprile - I destinatari ricevono il promemoria n. 2
• 27 aprile - I destinatari ricevono il promemoria n. 3
• 30 aprile - La data di scadenza è stata raggiunta, il contratto scade e le notifiche di scadenza per posta elettronica cessano.

I messaggi di posta elettronica di preavviso possono essere disabilitati modificando il Periodo di preavviso (in giorni) in "0".

Questi campi possono essere personalizzati, se necessario, presentando un caso al Supporto Ariba Commerce.

Tutti i campi ad eccezione di Data di avviso possono essere utilizzati durante le modifiche di massa e resi modificabili in qualsiasi tipo di correzione (quest’ultimo richiede il supporto della personalizzazione).

Le Notifiche per posta elettronica per gli avvisi e le Notifiche per posta elettronica di scadenza dispongono ciascuna di un proprio modello di posta elettronica che può essere personalizzato. È possibile trovarli passando a Gestisci > Amministrazione > Gestione progetti > Modelli di posta elettronica di progetto.

• Avviso: contratto - Messaggio inviato al proprietario del contratto e ai destinatari della notifica per posta elettronica quando l'area di lavoro si trova nel periodo di preavviso. Questa è una notifica batch pianificata.
• Scadenza: contratto - Messaggio inviato al proprietario dell'area di lavoro contratti e ai destinatari del messaggio di scadenza quando l'area di lavoro è prossima alla scadenza. Questa è una notifica batch pianificata.

Queste e-mail inviano notifiche e-mail in batch una volta al giorno verso le 4:30 o il PM EST. Vedere questa soluzione per ulteriori informazioni: 159414

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