Quelle est la différence entre les notifications d'expiration et de préavis par e-mail et comment fonctionnent-elles ?

SAP Ariba vous permet de configurer l'espace de travail Contrat. Les deux types de notifications sont les suivants : pour envoyer des notifications par e-mail avant l'expiration automatique de l'espace de travail Contrat

• Notifications d'expiration par e-mail
• Notifications par e-mail de préavis

Différentes planifications peuvent être utilisées pour envoyer une notification par e-mail à différents groupes.

Par exemple, vous pouvez envoyer des notifications d'expiration par e-mail pour rappeler à un groupe juridique de vérifier les conditions du contrat et envoyer des notifications de préavis par e-mail pour rappeler à une équipe de sourcing de commencer à évaluer les fournisseurs pour le prochain contrat.

Les planifications d'expiration et de notification par e-mail de préavis sont toutes deux basées sur la date d'expiration du contrat.
Les notifications par e-mail de préavis de contrat disposent d'une option supplémentaire, la période de préavis, qui peut être utilisée pour indiquer le nombre de jours avant lequel la notification d'expiration par e-mail peut être envoyée.

Champs d'attributs de contrat et leur description

• Type d'échéance : détermine le type de contrat. (Cela peut être fixe ou perpétuel, les notifications par e-mail sont déclenchées uniquement pour le type de contrat fixe)
• Date effective : date à laquelle le statut du contrat passe à "Publié".
• Date d'expiration : date à laquelle le contrat se termine. Il s'agit de la zone clé pour les calculs à déclencher pour ces notifications.
• Destinataires des e-mails d'expiration : reçus qui reçoivent la notification par e-mail en plus du propriétaire du projet.
• Notification par e-mail
  • Premier envoi : numéro de avant la date d'expiration auquel la notification est envoyée aux destinataires.
• Délai de préavis (en jours) : nombre entier pour définir quand la date de préavis (date d'expiration - délai de préavis = date de préavis)
• Date de l'avis : ce champ n'est pas modifiable et cette valeur est sélectionnée lors de la définition de la durée de l'avis.
• Destinataires des e-mails de préavis : indique les utilisateurs qui doivent recevoir les notifications par e-mail en plus du propriétaire du projet.
• Notification par e-mail de préavis
  • Premier envoi : numéro de avant la date d'expiration auquel la notification est envoyée aux destinataires.
  • Rappel : intervalle de déclenchement de la notification par e-mail

Remarque : Cette capture d'écran est fournie à titre de référence uniquement. Cela peut ne pas refléter l'interface utilisateur actuelle du système Ariba.

Comment les options ci-dessus permettent-elles d'envoyer des notifications ?

Le contrat passe à "Publié" le 20 mars et est actif pour envoyer des notifications une fois les dates atteintes. Tout d'abord, les notifications de préavis envoyées par e-mail à "Mike D 3" et aux propriétaires de projet :

• 31 mars - Les destinataires reçoivent la "Notification par e-mail de premier avis envoyé".
• 4 avril - Les destinataires reçoivent le rappel n°1
• 8 avril - Les destinataires reçoivent le rappel n° 2
• 12 avril - Les destinataires reçoivent le rappel n°3
• 15 avril - Les notifications de préavis cessent car la date de préavis est atteinte.

Ensuite, les notifications par e-mail d'expiration envoyées à "Mike D" et aux propriétaires de projet :

• 15 avril : les destinataires reçoivent la "Notification par e-mail d'expiration envoyée pour la première fois".
• 19 avril - Les destinataires reçoivent le rappel n°1
• 23 avril - Les destinataires reçoivent le rappel n° 2
• 27 avril - Les destinataires reçoivent le rappel n° 3
• 30 avril - La date d'expiration est atteinte, le contrat expire et les notifications d'expiration par e-mail cessent.

Les e-mails de préavis peuvent être désactivés en remplaçant la Période de préavis (en jours) par « 0 ».

Ces champs peuvent être personnalisés si nécessaire en remplissant une demande de support auprès de l'assistance Ariba Commerce.

Tous les champs, à l'exception de Date de préavis, peuvent être utilisés lors des modifications en masse et rendus modifiables dans n'importe quel type d'avenant (ce dernier nécessite la prise en charge de la personnalisation).

Les notifications par e-mail de préavis et les notifications par e-mail d'expiration ont chacune leur propre modèle d'e-mail qui peut être personnalisé. Vous pouvez les trouver en accédant à Gérer > Administration > Gestionnaire de projets > Modèles d'e-mail du projet.

• Avis : contrat - Notification envoyée au propriétaire du contrat et aux destinataires des e-mails de préavis lorsque l'espace de travail est dans la période de préavis. Il s'agit d'une notification par lot planifiée.
• Expiration : contrat - Notification envoyée au propriétaire de l'espace de travail Contrat et aux destinataires des e-mails d'expiration lorsque l'espace de travail arrive à expiration. Il s'agit d'une notification par lot planifiée.

Ces e-mails sont envoyés sous forme de notifications par e-mail par lot une fois par jour vers 4 h 30 ou PM EST. Pour plus d'informations, consultez cette solution : 159414

Contrats stratégiques