Quelle est la différence entre les notifications d'expiration et de préavis par e-mail et comment fonctionnent-elles ?

SAP Ariba vous permet de configurer l'espace de travail Contrat. Les deux types de notification sont les suivants : envoyer des notifications par e-mail avant l'expiration automatique de l'espace de travail Contrat

• Notifications par e-mail relatives à l’expiration
• Notifications par e-mail de préavis

Différentes planifications peuvent être utilisées pour envoyer une notification par e-mail à différents groupes.

Par exemple, vous pouvez envoyer des notifications par e-mail d'expiration pour rappeler à un groupe juridique de vérifier les conditions du contrat et envoyer des notifications par e-mail de préavis pour rappeler à une équipe de sourcing de commencer à évaluer les fournisseurs pour le contrat suivant.

Les calendriers d'expiration et de notification de préavis par e-mail sont tous deux basés sur la date d'expiration du contrat.
Les notifications par e-mail de préavis de marché disposent d'une option supplémentaire, la Période de préavis, qui peut être utilisée pour indiquer le nombre de jours avant lequel la notification d'expiration par e-mail peut être envoyée.

Champs d'attributs de contrat et leur description

• Type de période d'échéance : détermine le type de contrat. (Cela peut être fixe ou perpétuel, les notifications par e-mail sont déclenchées uniquement pour le type de contrat fixe.)
• Date effective : date à laquelle le statut du contrat passe à « Publié ».
• Date d'expiration : date à laquelle le contrat se termine. Il s'agit de la zone clé pour les calculs à déclencher pour ces notifications.
• Destinataires des e-mails d'expiration : reçus qui reçoivent la notification par e-mail en plus du propriétaire du projet.
• Notification par e-mail
  • Premier envoi : nombre de avant la date d'expiration où la notification est envoyée aux destinataires.
• Délai de préavis (en jours) : nombre entier pour définir quand la date de préavis (date d'expiration - période de préavis = date de préavis)
• Date de l'avis : ce champ n'est pas modifiable et cette valeur est sélectionnée en fonction de la durée de l'avis définie.
• Destinataires des e-mails de préavis : indique les utilisateurs qui doivent recevoir les notifications par e-mail en plus du propriétaire du projet.
• Notification par e-mail de préavis
  • Premier envoi : nombre de avant la date d'expiration où la notification est envoyée aux destinataires.
  • Rappel : intervalle de déclenchement de la notification par e-mail

Remarque : cette capture d'écran est fournie à titre de référence uniquement. Cela peut ne pas refléter l'interface utilisateur actuelle du système Ariba.

Comment la configuration ci-dessus envoie-t-elle des notifications ?

Le contrat passe à "Publié" le 20 mars et est actif pour envoyer des notifications une fois les dates respectées. Tout d'abord, les notifications par e-mail de préavis envoyées à "Mike D 3" et aux propriétaires de projet :

• 31 mars : les destinataires reçoivent la notification par e-mail de la première notification envoyée.
• 4 avril - Les destinataires reçoivent un rappel n°1
• 8 avril - Les destinataires reçoivent un rappel n°2
• 12 avril - Les destinataires reçoivent un rappel n°3
• 15 avril - Les notifications de préavis cessent car la date de préavis est atteinte.

Viennent ensuite les notifications d'expiration par e-mail envoyées à "Mike D" et aux propriétaires du projet :

• 15 avril : les destinataires reçoivent la notification par e-mail d'expiration du premier envoi.
• 19 avril - Les destinataires reçoivent un rappel n°1
• 23 avril - Les destinataires reçoivent un rappel n°2
• 27 avril - Les destinataires reçoivent un rappel n°3
• 30 avril : la date d'expiration est atteinte, le contrat expire et les notifications d'expiration par e-mail cessent.

Les e-mails de préavis peuvent être désactivés en remplaçant le délai de préavis (en jours) par « 0 ».

Ces champs peuvent être personnalisés si nécessaire en déposant un cas auprès de l'assistance commerciale Ariba.

Tous les champs, à l'exception de Date de préavis, peuvent être utilisés lors des modifications en masse et rendus modifiables dans n'importe quel type d'avenant (ce dernier requiert la personnalisation de la prise en charge).

Les notifications par e-mail de préavis et les notifications par e-mail d'expiration ont chacune leur propre modèle d'e-mail qui peut être personnalisé. Vous pouvez les trouver en accédant à Gérer > Administration > Gestionnaire de projets > Modèles d'e-mail du projet.

• Avis : contrat - Notification envoyée au propriétaire du contrat et aux destinataires des e-mails de préavis lorsque l'espace de travail est dans la période de préavis. Il s'agit d'une notification par lot planifiée.
• Expiration : contrat - Notification envoyée au propriétaire de l'espace de travail Contrat et aux destinataires des e-mails d'expiration lorsque l'espace de travail arrive à expiration. Il s'agit d'une notification par lot planifiée.

Ces e-mails sont envoyés sous forme de notifications par e-mail groupées une fois par jour vers 16 h 30 ou 24 h EST. Voir cette solution pour plus d'informations : 159414

Contrats stratégiques