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¿Cuál es la diferencia entre las notificaciones por correo electrónico de expiración y aviso previo de expiración y cómo funcionan?
SAP Ariba le permite configurar el área de trabajo de contrato. Los dos tipos de notificación son: para enviar notificaciones por correo electrónico antes de que el área de trabajo de contrato expire automáticamente
- Notificaciones por correo electrónico sobre vencimiento
- Notificaciones por correo electrónico de aviso
Se pueden utilizar diferentes programaciones para enviar una notificación por correo electrónico a diferentes grupos.
Por ejemplo, puede enviar notificaciones por correo electrónico de expiración para recordar a un grupo legal que revise las condiciones del contrato y enviar notificaciones por correo electrónico de avisos para recordar a un equipo de sourcing que empiece a evaluar proveedores para el siguiente contrato.
Las programaciones de expiración y notificación de aviso previo de expiración por correo electrónico se basan en la fecha de expiración del contrato.
Las notificaciones por correo electrónico de aviso previo de expiración tienen una opción adicional, el Período de aviso previo de expiración, que se puede utilizar para especificar el número de días antes de los cuales se puede enviar la notificación por correo electrónico de expiración.
Campos de atributo de contrato y su descripción
- Tipo de condición: determina el tipo de contrato. (Esto puede ser fijo o permanente, las notificaciones por correo electrónico se desencadenan solo para el tipo de contrato fijo)
- Fecha de entrada en vigor: la fecha en la que el estado del contrato cambia a "Publicado".
- Fecha de expiración: fecha en la que finaliza el contrato. Este es el campo clave para los cálculos para que se desencadenen estas notificaciones.
- Destinatarios de correo electrónico de vencimiento: Recibos que reciben la notificación por correo electrónico además del propietario del proyecto.
- Notificación por correo electrónico
- Primer envío: número de antes de la fecha de vencimiento de la notificación que se envía a los destinatarios.
- Período de aviso previo de expiración (en días): Entero para definir cuándo la fecha de aviso previo (fecha de vencimiento - plazo de aviso = fecha de aviso previo)
- Fecha de aviso: este campo no se puede editar y este valor se selecciona cuando se establece la duración del aviso.
- Destinatarios de avisos por correo electrónico: especifica los usuarios que recibirán las notificaciones por correo electrónico de notificación además del propietario del proyecto.
- Notificación de aviso previo de expiración por correo electrónico
- Primer envío: número de antes de la fecha de vencimiento de la notificación que se envía a los destinatarios.
- Recordatorio: Intervalo en el que se desencadenará la notificación por correo electrónico
Nota: Esta captura de pantalla es solo para fines de referencia. Es posible que esto no refleje la IU actual del sistema Ariba.
¿Cómo se enviarían las notificaciones en la configuración anterior?
El contrato pasaría a "Publicado" el 20 de marzo y estaría activo para enviar notificaciones una vez cumplidas las fechas. Primero serían las notificaciones de aviso por correo electrónico enviadas a 'Mike D 3' y a los propietarios del proyecto:
- 31 de marzo: los destinatarios reciben "Notificación por correo electrónico de aviso enviado por primera vez".
- 4 de abril: los destinatarios reciben el recordatorio n.º 1
- 8 de abril: los destinatarios reciben el recordatorio n.º 2
- 12 de abril: los destinatarios reciben el recordatorio n.º 3
- 15 de abril: los avisos de rescisión cesan porque se ha alcanzado la fecha de rescisión.
A continuación, se enviarán las notificaciones por correo electrónico de expiración a 'Mike D' y a los propietarios del proyecto:
- 15 de abril: los destinatarios reciben "Notificación por correo electrónico del primer vencimiento enviado".
- 19 de abril: los destinatarios reciben el recordatorio n.º 1
- 23 de abril: los destinatarios reciben el recordatorio n.º 2
- 27 de abril: los destinatarios reciben el recordatorio n.º 3
- 30 de abril - Se ha alcanzado la fecha de expiración, el contrato expira y las notificaciones por correo electrónico de expiración cesan.
Los correos electrónicos de aviso se pueden desactivar cambiando el Período de aviso previo de expiración (en días) a "0".
Estos campos se pueden personalizar si es necesario archivando un caso con el servicio de asistencia de comercio de Ariba.
Todos los campos excepto Fecha de aviso se pueden utilizar durante las ediciones en bloque y se pueden editar en cualquier tipo de modificación (este último requiere soporte de personalización).
Las notificaciones por correo electrónico de aviso previo de expiración y las notificaciones por correo electrónico de expiración tienen cada una su propia plantilla de correo electrónico que se puede personalizar. Se pueden encontrar en Gestionar > Administración > Administrador de proyecto > Plantillas de correo electrónico de proyecto.
- Aviso: Contrato - Enviado al propietario del contrato y a los destinatarios del correo electrónico del aviso previo de expiración cuando el área de trabajo se encuentra en el período de aviso previo de expiración. Esta es una notificación de lote programada.
- Expiración: Contrato - Enviado al propietario del área de trabajo de contrato y a los destinatarios de correo electrónico de expiración cuando el área de trabajo está a punto de expirar. Esta es una notificación de lote programada.
Estos correos electrónicos se envían como notificaciones por correo electrónico por lotes una vez al día a las 4:30 AM o PM EST. Consulte esta solución para obtener información adicional: 159414
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