Was ist der Unterschied zwischen E-Mail-Benachrichtigungen zum Ablaufdatum und zur Benachrichtigung und wie funktionieren sie?

Mit SAP Ariba können Sie den Vertragsarbeitsbereich konfigurieren. Es gibt zwei Arten von Benachrichtigungen: E-Mail-Benachrichtigungen zu senden, bevor der Vertragsarbeitsbereich automatisch abläuft.

• E-Mail-Benachrichtigungen über Ablauf
• E-Mail-Benachrichtigungen zur Benachrichtigung

Verschiedene Zeitpläne können verwendet werden, um eine E-Mail-Benachrichtigung an verschiedene Gruppen zu senden.

Sie können beispielsweise E-Mail-Benachrichtigungen zum Ablauf senden, um eine Rechtsgruppe daran zu erinnern, die Vertragsbedingungen zu überprüfen, und E-Mail-Benachrichtigungen zur Benachrichtigung senden, um ein Beschaffungsteam daran zu erinnern, mit der Bewertung von Lieferanten für den nächsten Vertrag zu beginnen.

Zeitpläne für E-Mail-Benachrichtigungen zum Ablauf und zur Bekanntmachung basieren beide auf dem Ablaufdatum des Vertrags.
E-Mail-Benachrichtigungen zur Vertragsbenachrichtigung haben eine zusätzliche Option, die Benachrichtigungsfrist, mit der die Anzahl der Tage angegeben werden kann, vor denen die E-Mail-Benachrichtigung zum Ablauf gesendet werden kann.

Vertragsattributfelder und ihre Beschreibung

• Fristart: Bestimmt die Vertragsart. (Dies kann fest oder unbefristet sein. Die E-Mail-Benachrichtigungen werden nur für eine feste Vertragsart ausgelöst.)
• Datum des Inkrafttretens: Das Datum, an dem der Vertragsstatus in „Veröffentlicht“ wechselt.
• Ablaufdatum: Das Datum, an dem der Vertrag endet. Dies ist das Schlüsselfeld für die Berechnungen, die für diese Benachrichtigungen ausgelöst werden sollen.
• E-Mail-Empfänger für Ablauf: Empfangsbelege, die die E-Mail-Benachrichtigung zusätzlich zum Projekteigentümer erhalten.
• E-Mail-Benachrichtigung
  • Zuerst gesendet: Anzahl vor dem Ablaufdatum, an das die Benachrichtigung an die Empfänger gesendet wird.
• Kündigungsfrist (in Tagen): Ganzzahl, um festzulegen, wann das Kündigungsdatum (Ablaufdatum - Kündigungsfrist = Kündigungsdatum)
• Kündigungsdatum: Dieses Feld kann nicht bearbeitet werden, und dieser Wert wird anhand der festgelegten Kündigungsdauer ausgewählt.
• E-Mail-Empfänger der Benachrichtigung: Gibt die Benutzer an, die zusätzlich zum Projekteigentümer E-Mail-Benachrichtigungen erhalten sollen.
• E-Mail-Benachrichtigung zur Benachrichtigung
  • Zuerst gesendet: Anzahl vor dem Ablaufdatum, an das die Benachrichtigung an die Empfänger gesendet wird.
  • Erinnerung: Intervall, in dem die E-Mail-Benachrichtigung ausgelöst wird

Hinweis: Dieser Screenshot dient nur zu Referenzzwecken. Dies spiegelt möglicherweise nicht die aktuelle Benutzeroberfläche des Ariba-Systems wider.

Wie würden die oben genannten Einstellungen Benachrichtigungen senden?

Der Vertrag wird am 20. März in "Veröffentlicht" verschoben und ist aktiv, um Benachrichtigungen zu senden, sobald die Termine eingehalten wurden. Zuerst werden die Benachrichtigungs-E-Mail-Benachrichtigungen an "Mike D 3" und die Projekteigentümer gesendet:

• 31. März – Empfänger erhalten „E-Mail-Benachrichtigung über erste gesendete Ankündigung“.
• 4. April - Empfänger erhalten Erinnerung Nr. 1
• 8. April - Empfänger erhalten Erinnerung Nr. 2
• 12. April - Empfänger erhalten Erinnerung Nr. 3
• 15. April - Kündigungsbenachrichtigungen werden eingestellt, da das Kündigungsdatum erreicht ist.

Als Nächstes werden die E-Mail-Benachrichtigungen zum Ablauf an Mike D und die Projekteigentümer gesendet:

• 15. April – Empfänger erhalten die „E-Mail-Benachrichtigung über den ersten gesendeten Ablauf“.
• 19. April - Empfänger erhalten Erinnerung Nr. 1
• 23. April - Empfänger erhalten Erinnerung Nr. 2
• 27. April - Empfänger erhalten Erinnerung Nr. 3
• 30. April - Ablaufdatum ist erreicht, der Vertrag läuft ab, und E-Mail-Benachrichtigungen zum Ablauf werden eingestellt.

Benachrichtigungs-E-Mails können deaktiviert werden, indem der Benachrichtigungszeitraum (in Tagen) in „0“ geändert wird.

Diese Felder können bei Bedarf angepasst werden, indem ein Fall beim Ariba-Commerce-Support eingereicht wird.

Alle Felder außer Kündigungsdatum können während Massenbearbeitungen verwendet und in jeder Ergänzungsart bearbeitbar gemacht werden (letztere erfordert Support-Anpassungen).

E-Mail-Benachrichtigungen zur Benachrichtigung und E-Mail-Benachrichtigungen zum Ablauf haben jeweils eine eigene E-Mail-Vorlage, die angepasst werden kann. Sie finden sie unter Verwalten > Administration > Projekt-Manager > E-Mail-Vorlagen für Projekte.

• Hinweis: Vertrag – Wird an den Vertragseigentümer gesendet und an Empfänger von Benachrichtigungs-E-Mails gesendet, wenn sich der Arbeitsbereich im Benachrichtigungszeitraum befindet. Dies ist eine geplante Batch-Benachrichtigung.
• Ablauf: Vertrag: Wird an den Eigentümer des Vertragsarbeitsbereichs und an E-Mail-Empfänger für den Ablauf gesendet, wenn der Arbeitsbereich bald abgelaufen ist. Dies ist eine geplante Batch-Benachrichtigung.

Diese E-Mails werden einmal täglich um 4:30 Uhr oder PM EST als Batch-E-Mail-Benachrichtigungen gesendet. Weitere Informationen finden Sie in dieser Lösung: 159414

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