Was ist der Unterschied zwischen E-Mail-Benachrichtigungen über Ablauf und Bekanntmachung und wie funktionieren sie?

Mit SAP Ariba können Sie den Vertragsarbeitsbereich konfigurieren. Es gibt zwei Arten von Benachrichtigungen: zum Senden von E-Mail-Benachrichtigungen, bevor der Vertragsarbeitsbereich automatisch abläuft.

• E-Mail-Benachrichtigungen über Ablauf
• E-Mail-Benachrichtigungen zur Bekanntmachung

Verschiedene Zeitpläne können verwendet werden, um eine E-Mail-Benachrichtigung an verschiedene Gruppen zu senden.

Sie können beispielsweise E-Mail-Benachrichtigungen über Ablauf senden, um eine rechtliche Gruppe daran zu erinnern, die Vertragsbedingungen zu überprüfen, und E-Mail-Benachrichtigungen zur Bekanntmachung senden, um ein Beschaffungsteam daran zu erinnern, mit der Bewertung von Lieferanten für den nächsten Vertrag zu beginnen.

Die Zeitpläne für die E-Mail-Benachrichtigung über Ablauf und Bekanntmachung basieren beide auf dem Ablaufdatum des Vertrags.
E-Mail-Benachrichtigungen zur Vertragsbenachrichtigung haben eine zusätzliche Option, den Benachrichtigungszeitraum, mit dem die Anzahl der Tage angegeben werden kann, vor denen die E-Mail-Benachrichtigung über den Ablauf gesendet werden kann.

Vertragsattributfelder und ihre Beschreibung

• Laufzeitart: Bestimmt die Vertragsart. (Dies kann fest oder unbefristet sein. Die E-Mail-Benachrichtigungen werden nur für die feste Vertragsart ausgelöst.)
• Datum des Inkrafttretens: Das Datum, an dem sich der Vertragsstatus in „Veröffentlicht“ ändert.
• Ablaufdatum: Das Datum, an dem der Vertrag endet. Dies ist das Schlüsselfeld für die Berechnungen, die für diese Benachrichtigungen ausgelöst werden sollen.
• E-Mail-Empfänger für Ablauf: Empfangsbelege, die die E-Mail-Benachrichtigung zusätzlich zum Projekteigentümer erhalten.
• E-Mail-Benachrichtigung
  • Zuerst gesendet: Anzahl der Benachrichtigungen, die vor dem Ablaufdatum an die Empfänger gesendet werden.
• Kündigungsfrist (in Tagen): Ganzzahl, um festzulegen, wann das Kündigungsdatum (Ablaufdatum - Kündigungsfrist = Kündigungsdatum)
• Benachrichtigungsdatum: Dieses Feld kann nicht bearbeitet werden, und dieser Wert wird bei der festgelegten Benachrichtigungsdauer ausgewählt.
• E-Mail-Empfänger der Bekanntmachung: Gibt die Benutzer an, die zusätzlich zum Projekteigentümer Benachrichtigungs-E-Mail-Benachrichtigungen erhalten sollen.
• E-Mail-Benachrichtigung zur Bekanntmachung
  • Zuerst gesendet: Anzahl der Benachrichtigungen, die vor dem Ablaufdatum an die Empfänger gesendet werden.
  • Erinnerung: Intervall, in dem die E-Mail-Benachrichtigung ausgelöst wird

Hinweis: Dieser Screenshot dient nur zu Referenzzwecken. Dies spiegelt möglicherweise nicht die aktuelle Benutzeroberfläche des Ariba-Systems wider.

Wie würde die obige Einrichtung Benachrichtigungen senden?

Der Vertrag wird am 20. März in "Veröffentlicht" verschoben und ist aktiv, um Benachrichtigungen zu senden, sobald die Termine eingehalten werden. Zuerst würden die E-Mail-Benachrichtigungen an "Mike D 3" und die Projekteigentümer gesendet:

• 31. März – Empfänger erhalten „E-Mail-Benachrichtigung über erste gesendete Benachrichtigung“.
• 4. April – Empfänger erhalten Erinnerung Nr. 1
• 8. April – Empfänger erhalten Erinnerung Nr. 2
• 12. April – Empfänger erhalten Erinnerung Nr. 3
• 15. April - Kündigungsmitteilungen enden, da Kündigungsdatum erreicht ist.

Als Nächstes werden die E-Mail-Benachrichtigungen über den Ablauf an "Mike D" und Projekteigentümer gesendet:

• 15. April - Empfänger erhalten die E-Mail-Benachrichtigung über das erste gesendete Ablaufdatum.
• 19. April - Empfänger erhalten Erinnerung Nr. 1
• 23. April - Empfänger erhalten Erinnerung Nr. 2
• 27. April – Empfänger erhalten Erinnerung Nr. 3
• 30. April – Das Ablaufdatum ist erreicht, der Vertrag läuft ab, und die E-Mail-Benachrichtigungen über den Ablauf werden eingestellt.

Benachrichtigungs-E-Mails können deaktiviert werden, indem der Benachrichtigungszeitraum (in Tagen) in "0" geändert wird.

Diese Felder können bei Bedarf angepasst werden, indem Sie einen Fall beim Ariba-Commerce-Support einreichen.

Alle Felder mit Ausnahme von Benachrichtigungsdatum können bei Massenbearbeitungen verwendet und in jeder Ergänzungsart bearbeitbar gemacht werden (letzteres erfordert Support-Anpassung).

E-Mail-Benachrichtigungen für Bekanntmachungen und E-Mail-Benachrichtigungen über Ablauf haben jeweils eine eigene E-Mail-Vorlage, die angepasst werden kann. Sie finden sie unter Verwalten > Administration > Projekt-Manager > E-Mail-Vorlagen für Projekte.

• Hinweis: Vertrag - Wird an den Vertragseigentümer und E-Mail-Empfänger der Bekanntmachung gesendet, wenn sich der Arbeitsbereich im Benachrichtigungszeitraum befindet. Dies ist eine eingeplante Batch-Benachrichtigung.
• Ablauf: Vertrag - Wird an den Eigentümer des Vertragsarbeitsbereichs und an E-Mail-Empfänger des Ablaufs gesendet, wenn der Arbeitsbereich fast abgelaufen ist. Dies ist eine eingeplante Batch-Benachrichtigung.

Diese E-Mails werden einmal täglich um 16:30 Uhr oder um PM EST als Batch-E-Mail-Benachrichtigungen gesendet. Weitere Informationen finden Sie in dieser Lösung: 159414

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