A che punto i documenti vengono rimossi da SAP Business Network e possono essere archiviati?

L'amministratore dell'account SAP Business Network e altri utenti con l'autorizzazione appropriata possono specificare il periodo di conservazione per i documenti di transazione. Se si sceglie di dare il consenso all'eliminazione dei dati, tutti i documenti di transazione precedenti al periodo di conservazione sono soggetti a eliminazione ogni mese. Ciò include i documenti di transazione ed eventuali allegati associati.

I clienti potrebbero dover eliminare i documenti di transazione precedenti per soddisfare le esigenze normative dei propri paesi o i requisiti aziendali delle proprie organizzazioni. L'eliminazione dei documenti di transazione precedenti comporta anche un miglioramento generale delle prestazioni, un altro vantaggio per i clienti.

Ogni documento fa parte di una struttura di documenti più ampia, una sequenza di documenti correlati inviati tra il compratore e il fornitore (ad esempio, ordine d'acquisto, conferma d'ordine, avviso di spedizione, ricevuta, fattura e così via). I compratori e i fornitori aggiornano il proprio periodo di conservazione dei dati. Quando tutti i documenti in una determinata struttura sono precedenti al periodo di conservazione dei dati specificato, solo allora sono pronti per essere eliminati. Se un documento in una struttura non è precedente al periodo di conservazione dei dati, l'intera struttura viene mantenuta.

I documenti vengono identificati per l'eliminazione in base al periodo di conservazione dei dati specificato (ad esempio, 18 mesi). L'età di un documento si basa sulla data di creazione o sulla data dell'ultimo aggiornamento di stato, a seconda di quale sia la più recente. Il primo giorno di ogni mese, il sistema analizza le strutture dei documenti per trovare eventuali documenti precedenti al periodo di conservazione dei dati. Se tutti i documenti in una determinata struttura sono precedenti al periodo di conservazione dei dati, tale albero viene identificato per l'eliminazione. L'albero identificato viene accodato per l'eliminazione ed eliminato entro un mese dall'identificazione.

Quando il sistema elimina un documento, questo viene eliminato in modo permanente e non può essere ripristinato. Non è possibile eseguire operazioni per i documenti eliminati (ad esempio, la ricerca).

SAP Business Network for Procurement e Supply Chain > Documenti di transazione > Amministrazione documenti di transazione