À quel moment les documents sont-ils supprimés de SAP Business Network et peuvent-ils être archivés ?

L'administrateur de votre compte SAP Business Network et d'autres utilisateurs disposant du droit d'accès approprié peuvent indiquer la période de conservation des documents de transaction. Si vous optez pour la suppression des données, tous les documents de transaction antérieurs à la période de conservation sont supprimés tous les mois. Cela inclut les documents de transaction et toutes les pièces jointes associées.

Les clients peuvent avoir besoin de supprimer d'anciens documents de transaction pour répondre aux exigences réglementaires de leur pays ou aux exigences commerciales de leur organisation. La suppression d'anciens documents de transaction entraîne également une amélioration globale des performances, un autre avantage pour les clients.

Chaque document fait partie d'une arborescence de documents plus grande, une séquence de documents connexes envoyés entre l'acheteur et le fournisseur (par exemple, bon de commande, confirmation de commande, avis d'expédition, reçu, facture, etc.). Les acheteurs et les fournisseurs gèrent leur propre période de conservation des données. Lorsque tous les documents d'une arborescence particulière sont antérieurs à la période de conservation des données indiquée, ils sont alors prêts à être supprimés. Si un document d'une arborescence n'est pas antérieur à la période de conservation des données, toute l'arborescence est conservée.

Les documents sont identifiés pour suppression en fonction de la période de conservation des données que vous indiquez (par exemple, 18 mois). L'ancienneté d'un document est basée sur sa date de création ou la date de sa dernière mise à jour de statut, la date la plus tardive étant retenue. Le premier jour de chaque mois, le système parcourt vos arborescences de documents pour rechercher tout document antérieur à la période de conservation des données. Si tous les documents d'une arborescence particulière sont antérieurs à la période de conservation des données, cette arborescence est identifiée pour suppression. L'arborescence identifiée est mise en file d'attente pour suppression et supprimée dans le mois suivant son identification.

Lorsque le système supprime un document, il est supprimé définitivement ; il ne peut pas être restauré. Vous ne pouvez pas effectuer d'opérations sur les documents supprimés (par exemple, la recherche).

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