¿En qué momento se eliminan los documentos de SAP Business Network y se pueden archivar?

El administrador de su cuenta de SAP Business Network y otros usuarios con el permiso adecuado pueden especificar el período de retención para los documentos de transacción. Si decide optar por la eliminación de datos, cualquier documento de transacción anterior al período de retención estará sujeto a la eliminación cada mes. Esto incluye documentos de transacción y cualquier adjunto asociado.

Es posible que los clientes tengan que eliminar documentos de transacción antiguos para satisfacer las necesidades normativas de sus países o los requisitos empresariales de sus organizaciones. La eliminación de documentos de transacción antiguos también da como resultado una mejora general del rendimiento, otro beneficio para los clientes.

Cada documento forma parte de un árbol de documentos más grande, una secuencia de documentos relacionados enviados entre el comprador y el proveedor (por ejemplo, pedido de compra, confirmación de pedido, aviso de expedición, recibo, factura, etc.). Los compradores y proveedores actualizan su propio período de retención de datos. Cuando todos los documentos de un árbol en particular son más antiguos que el período de retención de datos especificado, solo entonces estarán listos para borrarse. Si ningún documento de un árbol es más antiguo que el período de retención de datos, se conserva todo el árbol.

Los documentos se identifican para el borrado según el período de retención de datos que especifique (por ejemplo, 18 meses). La antigüedad de un documento se basa en su fecha de creación o en la fecha de su última actualización de estado, la que sea posterior. El primer día de cada mes, el sistema recorre sus árboles de documentos para encontrar documentos más antiguos que el período de retención de datos. Si todos los documentos de un árbol en particular son más antiguos que el período de retención de datos, ese árbol se identifica para su eliminación. El árbol identificado se pone en cola para su eliminación y se elimina en el plazo de un mes después de ser identificado.

Cuando el sistema elimina un documento, se elimina de forma permanente; no se puede restaurar. No puede realizar ninguna operación con documentos eliminados (por ejemplo, búsqueda).

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