Zu welchem Zeitpunkt werden Dokumente aus SAP Business Network entfernt und können archiviert werden?

Der Administrator für Ihr SAP-Business-Network-Konto und andere Benutzer mit der entsprechenden Berechtigung können den Aufbewahrungszeitraum für Transaktionsdokumente angeben. Wenn Sie die Datenlöschung aktivieren, werden alle Transaktionsdokumente, die älter als der Aufbewahrungszeitraum sind, jeden Monat gelöscht. Dazu gehören Transaktionsdokumente und alle zugehörigen Anlagen.

Kunden müssen möglicherweise alte Transaktionsdokumente löschen, um gesetzliche Anforderungen in ihren Ländern oder Geschäftsanforderungen in ihren Organisationen zu erfüllen. Das Löschen alter Transaktionsdokumente führt auch zu einer allgemeinen Performanceverbesserung, ein weiterer Vorteil für Kunden.

Jedes Dokument ist Teil einer größeren Dokumentstruktur, einer Abfolge zugehöriger Dokumente, die zwischen dem Käufer und dem Lieferanten gesendet werden (z. B. Bestellauftrag, Bestellungsbestätigung, Versandbenachrichtigung, Empfangsbeleg, Rechnung usw.). Käufer und Lieferanten verwalten ihren eigenen Datenaufbewahrungszeitraum. Wenn alle Dokumente in einer bestimmten Struktur älter als der angegebene Datenaufbewahrungszeitraum sind, können sie nur dann gelöscht werden. Wenn ein Dokument in einer Struktur nicht älter als der Datenaufbewahrungszeitraum ist, wird die gesamte Struktur beibehalten.

Dokumente werden für die Löschung gemäß dem von Ihnen angegebenen Datenaufbewahrungszeitraum (z.B. 18 Monate) identifiziert. Das Alter eines Belegs basiert auf seinem Erstellungsdatum oder dem Datum seiner letzten Statusaktualisierung, je nachdem, welches Datum später liegt. Am ersten Tag jedes Monats durchläuft das System Ihre Dokumentbäume, um alle Dokumentbäume zu finden, die älter als der Datenaufbewahrungszeitraum sind. Wenn alle Dokumente in einer bestimmten Struktur älter als der Datenaufbewahrungszeitraum sind, wird diese Struktur zum Löschen identifiziert. Der identifizierte Baum wird zur Löschung in die Warteschlange gestellt und innerhalb eines Monats nach der Identifizierung gelöscht.

Wenn das System ein Dokument löscht, wird es dauerhaft gelöscht; es kann nicht wiederhergestellt werden. Sie können keine Vorgänge für gelöschte Dokumente ausführen (z.B. Suchen).

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