Como as combinações contábeis e os grupos de combinações contábeis são validados?

Estas são algumas diretrizes básicas de validação contábil:

• Use o arquivo AccountingCombination.csv (tarefa Importar combinações contábeis) para definir combinações válidas de entidades contábeis.
• Normalmente, combinações contábeis são usadas como suporte à validação de combinações contábeis existentes em seu sistema de planejamento de recursos empresariais (ERP). Seus dados de combinação contábil devem especificar cada combinação permitida de entidades contábeis.
• Ao exibir as escolhas possíveis em um selecionador de campo contábil de um documento para aprovação, o selecionador mostra apenas as opções válidas, de acordo com os valores selecionados para outros campos contábeis.
• Se você não configurar uma combinação contábil para um campo, o site não usará o campo na validação contábil. Por exemplo, se não carregar nenhum dado no arquivo AccountingCombination.csv, não ocorrerá nenhuma validação.
• Se suas combinações contábeis não incluírem nenhum valor para um campo contábil específico, o campo não será usado para combinações contábeis, e qualquer valor nesse campo será considerado válido.
• É possível padronizar o comportamento da combinação contábil especificando o nome exclusivo de um grupo de validação de combinação contábil na coluna opcional CombinationGroup do arquivo AccountingCombination.csv.
• Clientes não têm acesso à implementação de grupos de combinação contábil. Um agente da Ariba deve fazer todas as alterações da configuração.
• Um grupo de combinações contábeis define um conjunto completo de combinações contábeis que serão aplicadas. Grupos de combinação contábil podem reduzir significativamente o número de entradas em selecionadores contábeis com o uso de múltiplas validações de combinação contábil e curingas.

Se tiver um grande número de combinações contábeis em sua configuração (mais de 100 mil combinações), recomenda-se a seguinte configuração:

• Use grupos de combinação contábil no arquivo AccountingCombinationGroup.csv (tarefa Importar grupos de combinações contábeis).
• Use um pedido de selecionador para definir um pedido em que campos contábeis são escolhidos e para definir como os valores são filtrados.
• Defina diversos grupos de combinação contábil para conjuntos de campos contábeis que devem ser validados dentro do grupo mas não precisam de validação entre todos os campos contábeis.

Lembre-se de que combinações contábeis e grupos de combinações contábeis aplicam-se somente a variantes ERP genéricas e PeopleSoft. Esses conceitos não são aplicáveis a variantes SAP. Uma consideração para quem usa sistema ERP PeopleSoft é que todas as restrições de validação ou selecionador configuradas no arquivo AccountingCombinationGroup.csv funcionarão em adição às restrições SETID padrão. Se você não deseja as restrições SETID, configure os dados de forma que essas restrições sejam triviais (todos os dados pertencem ao mesmo SETID).

Compreensão dos grupos de combinações contábeis

Cada grupo de combinações contábeis define um conjunto completo de combinações contábeis que serão aplicadas. Havendo diversos grupos de combinações contábeis definidos no arquivo AccountingCombinationGroup.csv, esses grupos de combinações contábeis serão avaliados em conjunto em relação ao arquivo AccountingCombination.csv. Esse recurso é particularmente útil se certos campos contábeis não dependerem uns dos outros e pode reduzir significativamente o número de entradas em selecionadores contábeis. Por questões de desempenho, não use mais de cinco grupos de combinações contábeis.

No arquivo AccountingCombinationGroup.csv, cada grupo tem entradas de números inteiros em todos os campos contábeis. Cada número inteiro representa o seguinte comportamento:

Além de cada campo contábil ter sua própria coluna, as seguintes colunas também aparecem no arquivo AccountingCombinationGroup.csv:

• A coluna UniqueName define o código exclusivo do grupo de combinações contábeis. O valor tem referência cruzada na coluna CombinationGroup do arquivo AccountingCombination.csv.
• A coluna opcional ChooserOrder especifica como os campos contábeis são aplicados e filtrados.

Exemplo de configuração

Supondo que um cliente tenha a seguinte configuração:

Arquivo AccountingCombination.csv

UTF-8
UniqueName,CombinationGroup,BUSINESS_UNIT_GL,SETID_DEPTID_
1,"A","US004","SHARE:Engineering"
2,"A","US006","SHARE:Marketing"

Arquivo AccountingCombinationGroup.csv

UTF-8
UniqueName,GLBusinessUnit,Department,ChooserOrder
"A",1,1,"GLBusinessUnit:Department"

O valor de "GLBusinessUnit:Department" da coluna ChooserOrder significa que os valores disponíveis no selecionador contábil Departamento de um documento aprovável serão filtrados e restringidos com base no valor selecionado para o campo Unidade de negócio do livro razão. Isso significa que usuários poderão selecionar "US004" ou "US006" para o campo Unidade de negócio do livro razão, mesmo se a combinação contábil resultante não for válida. Porém, ao selecionar um valor para o campo Departamento, os usuários serão restringidos para a única escolha:

• Se o usuário selecionar "US004" como Unidade de negócio do livro razão, poderá selecionar apenas "SHARE:Engineering" como valor de Departamento.
• Se o usuário selecionar "US006" como Unidade de negócio do livro razão, poderá selecionar apenas "SHARE:Marketing" como valor de Departamento.

Níveis múltiplos de filtragem

Também é possível empregar mais de dois níveis de filtragem em um mesmo grupo de combinações contábeis. Por exemplo, você pode definir "GLBusinessUnit:Department:Account" na coluna ChooserOrder para filtrar o campo Departamento com base no campo Unidade de negócio do livro razão e filtrar o campo Conta com base no campo Departamento.

Adicionalmente, usar um símbolo de barra (/) na coluna ChooserOrder pode melhorar muito o desempenho da busca nos campos contábeis. Por exemplo, a seguinte configuração do arquivo AccountingCombinationGroup.csv:

UTF-8
UniqueName,Account,BusinessUnit,ChooserOrder,Company,CostCenter,Product,Project,Region,SubAccount
Group1,1,0,Company:Product:Project:Account:SubAccount:Region/Product:Project:Account:SubAccount:Region,1,0,1,1,1,0

Para o grupo de combinações contábeis "Group1", cada valor após a barra (Produto, Projeto, Conta, Subconta, e Região) é contado apenas após a seleção de um valor para o campo Empresa. Isso permite que o índice de busca procure apenas valores de Empresa ao selecionar uma Empresa, em vez de procurar todas as possíveis combinações de Produto e Empresa.

Consulte mais informações sobre combinações contábeis no Guia de Administração e Importação de Dados Comuns do Ariba correspondente a informações contábeis da sua variante ERP específica. Consulte também o dicionário de dados do seu site para obter mais informações sobre como configurar o arquivo AccountingCombination.csv.

Compras centrais > Administração principal > Contabilidade principal
Faturamento