Comment sont validés les combinaisons comptables et les groupes de combinaisons comptables ?

Ci-dessous quelques règles essentielles de la validation comptable :

• Pour définir les combinaisons d'entités comptables valides, utilisez le fichier AccountingCombination.csv (tâche Importer les combinaisons comptables).
• Les combinaisons comptables sont généralement utilisées pour la validation des combinaisons comptables existantes dans votre ERP. Vos données de combinaisons comptables doivent spécifier toutes les combinaisons d'entités comptables autorisées.
• Parmi les choix offerts à la sélection dans un champ comptable d'un document à approuver, le sélecteur affiche uniquement les choix compatibles avec les valeurs que vous avez sélectionnées dans les autres champs comptables.
• Lorsqu'un champ n'a pas de combinaison comptable définie, votre site ne l'utilise pas pour la validation comptable. Par exemple, si vous ne chargez aucune donnée dans le fichier AccountingCombination.csv, aucune validation n'est effectuée.
• Si vos combinaisons comptables ne comportent pas de valeur pour un champ comptable particulier, ce dernier n'est pas utilisé pour les combinaisons comptables et toute valeur de ce champ est considérée comme valide.
• Vous pouvez personnaliser le fonctionnement des combinaisons comptables en spécifiant le nom unique d'un groupe de validation comptable dans la colonne facultative Groupe de combinaisons du fichier AccountingCombination.csv.
• Les clients n'ayant pas l'accès à l'implémentation des groupes de combinaisons comptables, un représentant Ariba doit se charger de tout changement de ce type dans la configuration.
• Un groupe de combinaisons comptables définit un ensemble de combinaisons comptables appliquées. Les groupes de combinaisons comptables peuvent réduire significativement le nombre d'entrées des sélecteurs de champs comptables en associant plusieurs validations de combinaisons comptables et plusieurs caractères génériques.

Si votre configuration comporte un grand nombre de combinaisons comptables (plus de 100 000), la configuration suivante est recommandée :

• Utilisez les groupes de combinaisons comptables du fichier AccountingCombinationGroup.csv (tâche Importer les groupes de combinaisons comptables ).
• Utilisez un ordre de sélecteur pour définir l'ordre de sélection des champs comptables et le mode de filtrage des valeurs.
• Définissez plusieurs groupes de combinaisons comptables pour des jeux de données comptables devant être validés à l'échelle du groupe mais pas par rapport à tous les champs comptables.

Sachez que les combinaisons comptables et les groupes de combinaisons comptables s'appliquent aux variantes d'ERP génériques et PeopleSoft. Ces concepts ne concernent pas les variantes SAP. Pour les clients utilisateurs du système ERP PeopleSoft, notez que toute contrainte de sélecteur ou de validation configurée dans le fichier AccountingCombinationGroup.csv s'opère en complément des contraintes SETID par défaut. Si vous voulez écarter les contraintes SETID, configurez les données de sorte que ces contraintes soient insignifiantes (toutes les données appartiennent au même SETID).

Comprendre les groupes de combinaisons comptables

Chaque groupe de combinaisons comptables définit un ensemble de combinaisons comptables appliquées. Si plusieurs groupes de combinaisons comptables sont définis dans le fichier AccountingCombinationGroup.csv, ces derniers sont évalués conjointement par rapport au fichier AccountingCombination.csv. Cette fonctionnalité est particulièrement utile lorsque certains champs comptables ne sont pas interdépendants. En outre, elle réduit considérablement le nombre d'entrées dans les sélecteurs de champs comptables. Pour des raisons de performance, utilisez au maximum cinq groupes de combinaisons comptables.

Dans le fichier AccountingCombinationGroup.csv, chaque groupe contient des entrées en nombre entier pour tous les champs comptables. Chaque nombre entier correspond au comportement suivant :

Le fichier AccountingCombinationGroup.csvcomporte une colonne pour chaque champ comptable et également les colonnes suivantes :

• La colonneNom unique définit l'ID unique de chaque groupe de combinaisons comptables. La colonne Groupe de combinaisons du fichier AccountingCombination.csv contient une référence croisée à cette valeur.
• La colonne facultative Ordre de sélecteur indique comment les champs comptables sont appliqués et filtrés.

Un exemple de configuration

Prenons l'exemple d'un client disposant de la configuration suivante :

Fichier AccountingCombination.csv

UTF-8
Nom unique,Groupe de combinaisons,BUSINESS_UNIT_GL,SETID_DEPTID_
1,"A","US004","SHARE:Équipe technique"
2,"A","US006","SHARE:Marketing"

Fichier AccountingCombinationGroup.csv

UTF-8
Nom unique,Groupe de combinaisons,Ordre de sélecteur
"A",1,1,"UnitéCommercialeGrandLivre:Service"

La valeur de la colonne Ordre de sélecteur "UnitéCommercialeGrandLivre:Service" signifie que les valeurs disponibles dans le sélecteur de champ comptable Service d'un document à approuver sont filtrées et restreintes en fonction de la valeur sélectionnée pour le champ UnitéCommercialeGrandLivre. Les utilisateurs peuvent alors sélectionner "US004" ou "US006" dans le champ UnitéCommercialeGrandLivre, même si la combinaison comptable qui en résulte n'est pas valide. Toutefois, lors de la sélection d'une valeur pour le champ Service, le choix des utilisateurs est restreint à cette seule possibilité :

• Si les utilisateurs sélectionnent "US004" pour le champ UnitéCommercialeGrandLivre, ils peuvent uniquement sélectionner "SHARE:Équipe technique" comme valeur du Service.
• Si les utilisateurs sélectionnent "US006" pour le champ UnitéCommercialeGrandLivre, ils peuvent uniquement sélectionner "SHARE:Marketing" comme valeur du Service.

Niveaux de filtrage multiples

Vous pouvez aussi utiliser plus de deux niveaux de filtrages dans un seul groupe de combinaisons comptables. Par exemple, vous pouvez définir "UnitéCommercialeGrandLivre:Service:Compte" dans la colonne Ordre de sélecteur pour filtrer le champ Service en fonction du champ UnitéCommercialeGrandLivre, et filtrer le champ Compte en fonction du champ Service.

De plus, l'utilisation du symbole (/) dans la colonne Ordre de sélecteur peut grandement améliorer les performances de recherche au sein des champs comptables. Prenons par exemple la configuration de fichier suivante AccountingCombinationGroup.csv :

UTF-8
Nom unique,Compte,UnitéCommerciale,Ordre de sélecteur,Société,Centre de coût,Produit,Projet,Région,Sous-compte
Group1,1,0,Société:Produit:Projet:Compte:Sous-compte:Région/Produit:Projet:Compte:Sous-compte:Région,1,0,1,1,1,0

Pour le groupe de combinaisons comptables "Group1", chaque valeur située après la barre oblique /(Produit, Projet, Compte, Sous-compte et Région) compte uniquement après sélection d'une valeur pour le champ Société. Ainsi l'index de recherche vérifie uniquement les valeurs de Société lors de la sélection d'une Société, au lieu de vérifier toutes les combinaisons possibles de Produit et Société.

Pour de plus amples informations sur les combinaisons comptables, voir le guide Ariba Common Data Import and Administration Guide qui correspond aux informations comptables de votre variante spécifique d'ERP. Consultez également le dictionnaire de données de votre site pour plus d'informations sur la configuration du fichier AccountingCombination.csv.

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