¿Cómo se validan las combinaciones de contabilidad y los grupos de combinación de contabilidad?

A continuación se indican algunas directrices básicas sobre la validación de contabilidad:

• Utilice el archivo AccountingCombination.csv (tarea Importar combinaciones de contabilidad) para definir combinaciones válidas de entidades de contabilidad.
• Por norma general, las combinaciones de contabilidad se utilizan para apoyar a la validación de la combinación de contabilidad existente en su sistema de planificación de recursos empresariales (ERP). Sus datos de combinación de contabilidad deben especificar toda combinación permitida de entidades de contabilidad.
• Al visualizar las opciones posibles de un selector de campo de contabilidad de un documento aprobable, el selector solo muestra las opciones válidas, teniendo en cuenta los valores seleccionados para otros campos de contabilidad.
• Si no configura una combinación de contabilidad para un campo, el sitio no utiliza ese campo en la validación de contabilidad. Por ejemplo, si no carga datos en el archivo AccountingCombination.csv, no se produce ninguna validación.
• Si sus combinaciones de valores no incluyen ningún valor para un campo de contabilidad determinado, ese campo no se utiliza para combinaciones de contabilidad, y todos los valores de ese campo se consideran válidos.
• Puede personalizar el comportamiento de combinación de contabilidad especificando el nombre único de un grupo de validación de combinación de contabilidad en la columna opcional CombinationGroup de AccountingCombination.csv.
• Los clientes no tienen acceso a la implementación de grupos de combinación de contabilidad; un representante de Ariba debe encargarse de cualquier cambio en la configuración.
• Un grupo de combinación de contabilidad define un conjunto completo de combinaciones de contabilidad que se impone. Los grupos de combinación de contabilidad pueden reducir de forma significativa el número de entradas en selectores de contabilidad a través del uso de múltiples validaciones de combinación de contabilidad y comodines...

Si tiene un gran número de combinaciones de contabilidad en su configuración (más de 100.000 combinaciones), se recomienda utilizar la siguiente configuración:

• Utilice los grupos de combinación de contabilidad en el archivo AccountingCombinationGroup.csv (tarea Importar grupos de combinación de contabilidad).
• Utilice un orden de selector para definir un orden para la elección de campos de contabilidad y el filtrado de valores.
• Defina múltiples grupos de combinación de contabilidad para conjuntos de campos de contabilidad que deben validarse dentro del grupo pero no necesariamente entre todos los campos de contabilidad.

Recuerde que las combinaciones de contabilidad y los grupos de combinación de contabilidad se aplican a las variantes genéricas y PeopleSoft ERP; esos conceptos no se aplican a variantes SAP. Una consideración para clientes que utilizan un sistema PeopleSoft ERP es que cualquier validación o limitación de selector configurada en el archivo AccountingCombinationGroup.csv actúa además de las limitaciones SETID predeterminadas. Si no desea las limitaciones SETID, configure los datos de modo que las limitaciones sean insignificantes (todos los datos pertenecen al mismo SETID).

Comprender grupos de combinación de contabilidad

Cada grupo de combinación de contabilidad define un conjunto completo de combinaciones de contabilidad que se imponen. Si hay varios grupos de combinación de contabilidad definidos en el archivo AccountingCombinationGroup.csv, esos grupos de combinación de contabilidad se evalúan conjuntamente respecto al archivo AccountingCombination.csv. Esta función resulta especialmente útil si determinados campos de contabilidad no dependen los unos de los otros, y puede reducir de forma significativa el número de entradas en los selectores de contabilidad. Por motivos de rendimiento, no utilice más de cinco grupos de combinación de contabilidad.

En el archivo AccountingCombinationGroup.csv, cada grupo tiene entradas enteras para todos los campos de contabilidad. Cada entero representa el siguiente comportamiento:

Además de que cada campo de contabilidad tiene su propia columna, las siguientes columnas también aparecen en el archivo AccountingCombinationGroup.csv:

• La columna UniqueName define el ID único del grupo de combinación de contabilidad. Este valor contiene una referencia cruzada en la columna CombinationGroup del archivo AccountingCombination.csv.
• La columna opcional ChooserOrder especifica cómo se imponen y se filtran los campos de contabilidad.

Una configuración de ejemplo.

Suponga que un cliente tiene la configuración siguiente:

Archivo AccountingCombination.csv

UTF-8
UniqueName,CombinationGroup,BUSINESS_UNIT_GL,SETID_DEPTID_
1,"A","US004","SHARE:Engineering"
2,"A","US006","SHARE:Marketing"

Archivo AccountingCombinationGroup.csv

UTF-8
UniqueName,GLBusinessUnit,Department,ChooserOrder
"A",1,1,"GLBusinessUnit:Department"

El valor de la columna ChooserOrder de "GLBusinessUnit:Department" significa que los valores disponibles en el selector de contabilidad Departamento en un documento aprobable se filtran y se restringen en base al valor seleccionado para el campo GLBusinessUnit. Esto significa que los usuarios pueden seleccionar "US004" o "US006" para el campo GLBusinessUnit, aunque la combinación de contabilidad resultante no sea válida. Sin embargo, al seleccionar un valor para el campo Department, los usuarios están limitados a una única opción:

• Si los usuarios seleccionan "US004" como GLBusinessUnit, solo pueden seleccionar "SHARE:Engineering" como valor para Department.
• Si los usuarios seleccionan "US006" como GLBusinessUnit, solo pueden seleccionar "SHARE:Marketing" como valor para Department.

Múltiples niveles de filtrado

También puede utilizar más de dos niveles de filtrado en un único grupo de combinación de contabilidad. Por ejemplo, puede definir "GLBusinessUnit:Department:Account" en la columna ChooserOrder para filtrar el campo Department en base al campo GLBusinessUnit, y filtrar el campo Account en base al campo Department.

Además, si utiliza un símbolo de barra inclinada (/) en la columna ChooserOrder mejorará de forma considerable el rendimiento de la búsqueda con campos de contabilidad. Por ejemplo, tome la siguiente configuración de archivo AccountingCombinationGroup.csv:

UTF-8
UniqueName,Account,BusinessUnit,ChooserOrder,Company,CostCenter,Product,Project,Region,SubAccount
Group1,1,0,Company:Product:Project:Account:SubAccount:Region/Product:Project:Account:SubAccount:Region,1,0,1,1,1,0

Para el grupo de combinación de contabilidad "Group1", cada valor que se encuentra después de la barra inclinada (Product, Project, Account, SubAccount, and Region) se cuenta únicamente después de que se haya elegido un valor para el campo Company. De este modo se permite al índice de búsqueda buscar solo en los valores Company al seleccionar una Empresa, en lugar de buscar todas las combinaciones posibles de Product y Company.

Para obtener más información sobre combinaciones de contabilidad, consulte la Ariba Common Data Import and Administration Guide que corresponde a información de contabilidad para su variante ERP específica. También puede consultar el diccionario de datos de su sitio para obtener más información sobre cómo configurar el archivo AccountingCombination.csv.

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