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Comment importer les contrats antérieurs ?
Utilisez la tâche Importer les contrats antérieurs pour créer plusieurs espaces de travail de contrats antérieurs en une seule fois. Un contrat antérieur fait référence à un contrat qui existait dans un autre système avant que votre organisation ne commence à utiliser les solutions Ariba Contract Management.
Pour préparer l'importation de vos contrats antérieurs :
- Créez et publiez un modèle d'espace de travail Contrat vierge, sans documents ni membres d'équipe par défaut. Votre site utilise ce modèle pour créer chaque contrat antérieur. Il n'existe aucun modèle de contrat antérieur dans la configuration par défaut.
- Créez un fichier ZIP comprenant quatre fichiers avec des valeurs séparées par des virgules (CSV) :
- Contracts.csv
- ContractDocuments.csv
- ContractTeams.csv
- ImportProjectsParameters.csv
Chaque fichier CSV suit un format spécifique que votre site utilise pour créer un espace de travail Contrat pour chaque contrat antérieur. Le fichier ZIP joint fournit un exemple de fichier ZIP d'importation correctement formaté, sans documents contractuels.
Tous les fichiers CSV de configuration doivent être placés à la racine du fichier ZIP d'archive, et les seuls sous-répertoires présents dans le fichier ZIP doivent contenir les documents référencés par le fichier ContractDocuments.csv.
Ensuite, lancez la tâche Importer les contrats antérieurs :
- Accédez à Gestionnaire de projets > Importer les contrats antérieurs.
- Recherchez le fichier ZIP contenant les contrats antérieurs.
- Cliquez sur Importer. La page Statut des importations de contrats antérieurs s'affiche.
- Cliquez sur Actualiser le statut pour vous assurer que l'importation s'est effectuée correctement.
Bonnes pratiques :
- Un modèle d'espace de travail Contrat doit être créé spécifiquement pour les importations de contrats antérieurs, comprenant uniquement les tâches nécessaires au workflow des contrats antérieurs. Toutes les tâches requises du modèle utilisé seront nécessaires pour la publication.
- Importez les contrats au statut Publié sauf si la société exige de réaliser un workflow particulier pour les contrats antérieurs.
Pour en savoir plus sur l'importation des contrats antérieurs, voir le Guide d'administration des contrats.
Pour les erreurs d'importation des contrats antérieurs, consultez Quelles sont les erreurs les plus courantes rencontrées lors de l'importation des contrats antérieurs ? (ariba.com)
Voici quelques conseils supplémentaires concernant l'importation des contrats antérieurs :
- Vous ne pouvez pas ajouter des tâches à un espace de travail Contrat à l'aide de l'opération d'importation des contrats antérieurs, mais vous pouvez créer des espaces de travail à l'aide d'un modèle de projet contenant des tâches.
- Le chargement des espaces de travail de contrats antérieurs est un processus chronophage. Par exemple, le téléchargement sur le serveur de 7500 espaces de travail Contrat sans documents ni membres d'équipe supplémentaires prend environ 16 heures. En raison du temps nécessaire, assurez-vous de vérifier toutes les données avant de lancer le chargement.
- La taille maximale du fichier ZIP est de 100 Mo. Si les contrats que vous voulez charger ne tiennent pas dans un fichier ZIP de moins de 100 Mo, divisez-les en plusieurs fichiers ZIP.
- L'importation des contrats antérieurs peut être utilisée pour créer tout type d'espace de travail Contrat ou de demande de contrat. Le type de contrat créé est basé sur le modèle spécifié dans ImportProjectsParameters.csv.
- Les contrats peuvent être importés avec le statut Publié en indiquant Publié dans la colonne ContractStatus dans Contracts.csv.
- L'importation s'arrêtera dès qu'une première erreur sera rencontrée. En cas d'erreur, vérifiez que rien d'autre ne peut poser problème afin de réduire le nombre d'itérations requis.
- ImportProjectsParameters.csv ne peut en aucun cas être renommé. C'est le premier fichier que le système recherche. L'omission du "s" à la fin du mot projets est une cause fréquente d'échec.
- Des champs personnalisés peuvent être inclus en créant une colonne portant le nom du champ système. Ce n'est pas le nom affiché. Le nom du champ suit généralement le format cus_FieldDisplayNameWithoutSpaces, mais ce n'est pas toujours le cas. SAP Ariba Customer Support peut vérifier les noms des champs personnalisés si nécessaire.
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