Керування замовленнями на купівлю

Практичні поради для ефективного керування замовленнями на купівлю

Вступ до керування замовленнями на купівлю

Важливість замовлень на купівлю в бізнес-операціях

Типи замовлень на купівлю: матеріал, товари та послуги

Замовлення на купівлю (ЗК) є вихідним документом для замовлення, а всі подальші документи створюються із замовлення на купівлю. PO – це комерційний документ, виданий вам від вашого клієнта із зазначенням типів, кількості та узгоджених цін на продукти або послуги, які ви їм надасте. Замовлення на купівлю може бути різних типів, як правило, для матеріалів і товарів, або для послуг. Подальші відповіді залежать від типу замовлення на закупівлю та вимог вашого клієнта. Одне замовлення на закупівлю може містити рядки декількох типів (наприклад, один рядок для товарів і один для послуг).

З панелі інструментів перейдіть на вкладку «Замовлення», щоб отримати доступ до своїх замовлень на закупівлю. Наступний екран дозволяє ефективно керувати вашими замовленнями на купівлю.

Тут ви отримаєте інформацію про обробку замовлень на купівлю та логістику обробки через SBN. Такі завдання, як створення підтвердження замовлення, оновлення окремих позицій, створення авізо про відвантаження або створення рахунка-фактури, можна легко виконувати.

Усі документи, створені на основі замовлення на закупівлю, будуть організовані в розділі «Пов’язані документи», доступ до яких можна отримати за гіперпосиланням у подробицях замовлення на закупівлю. Крім того, всі підтвердження замовлень розташовані на вкладці Виконання.

Відповідь на замовлення на закупівлю

На сторінці подробиць замовлення на купівлю натискання кнопки Створити підтвердження замовлення покаже нам три різні опції. Або підтвердьте все замовлення, відхиліть все замовлення, або оновіть позиції. 

Щоб підтвердити замовлення, вам потрібно буде ввести алфавітно-цифровий посилальний номер, вибрати введення дати відвантаження або навіть деякі додаткові коментарі. Деякі з цих полів можуть бути обов’язковими залежно від правил проведення транзакцій вашого клієнта. 

Після завершення ви повернетеся до замовлення на закупівлю, яке відображатиметься як стан «підтверджено» або «відхилено», залежно від того, який варіант ви вибрали.

Додаткові спеціальні інструкції на стандартних облікових записах  доступні на  цій сторінці  та у  відео форматі. 

Подробиці замовлення на купівлю

Знайдіть своє замовлення на закупівлю на головній сторінці, в автоматизованому робочому місці або на вкладці «Замовлення». Натисніть на номер замовлення, щоб відкрити замовлення на закупівлю.

Заголовок замовлення включає дату замовлення та інформацію про вашого клієнта та вашу компанію. Якщо замовлення на купівлю містить будь-які вкладення, вони також відображатимуться у вигляді гіперпосилань у заголовку.

У розділі Позиції описуються замовлені позиції. Кожен рядок відображає опис, тип, кількість і розрахунок ціни позицій, які хоче придбати ваш клієнт.

ЗК може бути різних типів: матеріал, послуга або ковдра. Тип замовлення на закупівлю та правила проведення транзакцій, визначені вашим клієнтом, визначають документи, які ви повинні створити як відповідь (наприклад, підтвердження замовлення на закупівлю, сповіщення про відвантаження або специфікацію послуг).

• Додаткові опції. Ви завжди можете повторно надіслати замовлення на закупівлю, яке не було надіслано на вашу адресу електронної пошти, у форматі cXML або EDI належним чином, натиснувши кнопку «Відправити повторно» (1).

Кнопка Експортувати cXML дозволяє зберегти копію вихідної інформації cXML для діагностики проблем і аудиту загального значення.

Завантажити PDF замовлення на закупівлю

Виберіть гіперпосилання «Завантажити PDF», щоб завантажити замовлення на закупівлю як PDF-документ.

Нотатка: якщо документ перевищує 1000 рядків або має розмір більше 1 МБ, подробиці не відображаються в інтерфейсі користувача. Таким чином, подробиці не включені у згенерований PDF.

Тепер ми знаємо, як знаходити замовлення на закупівлю та керувати ними. Якщо вам потрібна додаткова інформація про ваші замовлення або про те, як створити підтвердження замовлення, перейдіть за посиланнями нижче: