Innkjøpsordrestyring

Best Practices: Administrasjon av effektive innkjøpsordrer

Innføring i innkjøpsordreadministrasjon

Viktighet av innkjøpsordrer i forretningstransaksjoner

Typer innkjøpsordrer: Material, varer og tjenester

Innkjøpsordren (IO) er kildedokumentet for ordren, og alle påfølgende dokumenter opprettes fra innkjøpsordren. En innkjøpsordre er et handelsdokument som utstedes til deg fra kunden, og som viser typer, kvanta og avtalte priser for produkter eller tjenester du leverer til dem. En innkjøpsordre kan være av ulike typer, vanligvis enten for materialer og varer eller for tjenester. De påfølgende svarene avhenger av IO-typen og kundens behov. En enkelt innkjøpsordre kan inneholde linjer av flere typer (f.eks. én linje for varer og én for tjenester).

Fra dashbordet navigerer du til fanen Ordrer for å få tilgang til innkjøpsordrene dine. Det påfølgende skjermbildet lar deg administrere innkjøpsordrene dine på en effektiv måte.

Her får du innsikt i behandling av innkjøpsordrer og håndtering av logistikk via SBN. Oppgaver som å opprette en ordrebekreftelse, oppdatere posisjoner, generere en leveringsmelding eller opprette en faktura, kan utføres sømløst.

Alle dokumenter som er opprettet fra en innkjøpsordre, organiseres i delen 'Relaterte dokumenter'. De er tilgjengelige via en hyperkobling i innkjøpsordredetaljene. I tillegg finner du alle ordrebekreftelser på fanearket Oppfyllelse.

Svare på en innkjøpsordre

Når du klikker på knappen Opprett ordrebekreftelse på siden Innkjøpsordredetaljer, vises det tre forskjellige alternativer. Bekreft enten hele ordren, avvis hele ordren eller oppdater posisjonene. 

For å bekrefte ordren må du oppgi et alfanumerisk referansenummer, velge å oppgi en forsendelsesdato eller til og med noen tilleggskommentarer. Noen av disse feltene kan være obligatoriske avhengig av kundens transaksjonsregler. 

Når du er ferdig, sendes du tilbake til innkjøpsordren, som vises som "bekreftet" eller "avvist" status, avhengig av hvilket alternativ du har valgt.

Ytterligere dedikerte instruksjoner om standardkontoer  er tilgjengelige på  denne siden  og i  videoformat. 

Innkjøpsordredetalj

Finn innkjøpsordren din fra startsiden, arbeidsbenken eller fanen Ordrer. Klikk på ordrenummeret for å åpne innkjøpsordren.

Ordretoppen inneholder ordredatoen og informasjon om kunden og firmaet ditt. Hvis innkjøpsordren inneholder vedlegg, vises de også som hyperlenker i toppteksten.

Delen Posisjoner beskriver de bestilte artiklene. Hver linje viser beskrivelse, type, kvantum og prisfastsetting for varene kunden ønsker å kjøpe.

Innkjøpsordren kan være av forskjellige typer: material, tjeneste eller rammeavtale. Typen innkjøpsordre og transaksjonsregler som er definert av kunden, bestemmer hvilke dokumenter du må opprette som svar (for eksempel IO-bekreftelse, leveringsmelding eller tjenesteregistreringsskjema).

• Ytterligere alternativer: Du kan alltid sende en innkjøpsordre som ikke ble sendt til e-postadressen din, cXML eller EDI på riktig måte, ved å klikke på Send på nytt -knappen (1).

Med knappen Eksporter cXML kan du lagre en kopi av cXML-kildeinformasjonen for å diagnostisere problemer og totalverdien for revisjon.

Last ned PDF av innkjøpsordren

Velg hyperlenken Last ned PDF for å laste ned innkjøpsordren som et PDF-dokument.

Merk: Hvis dokumentet overskrider 1000 linjer eller er større enn 1 MB, vises ikke detaljer i brukergrensesnittet. Derfor inkluderes ikke detaljene i den genererte PDF-filen.

Nå vet vi hvordan du finner og administrerer innkjøpsordrene dine. Hvis du trenger mer informasjon om ordrene dine eller hvordan du oppretter en ordrebekreftelse, klikker du på linkene nedenfor: