Inkooporderbeheer

Best practices voor effectief inkooporderbeheer

Inleiding tot Inkooporderbeheer

Belang van bestellingen in zakelijke transacties

Soorten bestellingen: artikel, goederen en services

De inkooporder (IO) is het brondocument voor de order en alle vervolgdocumenten worden gecreëerd op basis van de inkooporder. Een IO is een commercieel document dat aan u is afgegeven door uw klant en waarin typen, hoeveelheden en overeengekomen prijzen voor producten of services worden aangegeven die u aan hen zult leveren. Een bestelling kan van verschillende soorten zijn, meestal voor artikelen en goederen of voor services. De volgende antwoorden zijn afhankelijk van het soort inkooporder en de vereisten van uw klant. Een enkele IO kan regels van meerdere soorten bevatten (bijvoorbeeld één regel voor goederen en één voor services).

Navigeer vanuit uw dashboard naar het tabblad Orders om toegang te krijgen tot uw inkooporders. Op het volgende scherm kunt u uw inkooporders efficiënt beheren.

Hier krijgt u inzicht in het verwerken van bestellingen en het afhandelen van logistiek via SBN. Taken zoals het maken van een orderbevestiging, het bijwerken van regelitems, het genereren van een verzendbericht of het maken van een factuur, kunnen naadloos worden uitgevoerd.

Alle documenten die op basis van een inkooporder worden gecreëerd, worden georganiseerd in de sectie 'Gerelateerde documenten', toegankelijk via een hyperlink in de inkooporderdetails. Bovendien bevinden alle orderbevestigingen zich op het tabblad Uitvoering.

Reageren op een inkooporder

Als u op de pagina met inkooporderdetails op de knop Orderbevestiging maken klikt, ziet u drie verschillende opties. Bevestig de gehele order, wijs de gehele order af of werk de regelitems bij. 

Om de order te bevestigen, moet u een alfanumeriek referentienummer invoeren, ervoor kiezen om een verzenddatum in te voeren of zelfs enkele aanvullende opmerkingen. Sommige van deze velden zijn mogelijk verplicht, afhankelijk van de transactieregels van uw klant. 

Zodra u klaar bent, wordt u teruggebracht naar uw IO, die wordt weergegeven als status "bevestigd" of "afgewezen", afhankelijk van welke optie u hebt gekozen.

Verdere speciale instructies voor standaardaccounts  zijn beschikbaar op  deze pagina  en in  video-indeling. 

Inkooporderdetails

Zoek uw inkooporder op de startpagina, de workbench of het tabblad Orders. Klik op het ordernummer om de inkooporder te openen.

De orderkop bevat de orderdatum en informatie over uw klant en uw bedrijf. Als de inkooporder bijlagen bevat, worden deze ook als hyperlinks in de kop weergegeven.

In de sectie Regelitems worden de bestelde items beschreven. Elke regel geeft de omschrijving, het type, de hoeveelheid en de prijs weer van de items die uw klant wil kopen.

De inkooporder kan van verschillende soorten zijn: artikel, service of collectief. Het soort IO en transactieregels die door uw klant zijn gedefinieerd, bepalen welke documenten u moet maken als een reactie (zoals IO-bevestiging, vrachtbrief of serviceblad).

• Extra opties: u kunt een IO die niet naar uw e-mailadres, cXML of EDI is verzonden altijd opnieuw verzenden door op de knop Opnieuw verzenden (1) te klikken.

Met de knop cXML exporteren kunt u een kopie van de cXML-broninformatie opslaan voor het diagnosticeren van problemen en de totale controlewaarde.

PDF van de inkooporder downloaden

Selecteer de hyperlink “PDF downloaden” om de inkooporder als PDF-document te downloaden.

Opmerking: als het document meer dan 1000 regels bevat of groter is dan 1 MB, worden de details niet weergegeven in de gebruikersinterface. Daarom wordt het detail niet opgenomen in de gegenereerde PDF.

Nu weten we hoe we uw inkooporders kunnen vinden en beheren. Als u meer informatie nodig hebt over uw orders of hoe u een orderbevestiging maakt, klikt u op de onderstaande links: