Ostotilausten hallinta

Parhaat käytännöt ostotilausten tehokasta hallintaa varten

Johdanto ostotilausten hallintaan

Ostotilausten tärkeys liiketapahtumissa

Ostotilauslajit: nimike, tavarat ja palvelut

Ostotilaus on tilauksen lähdetosite, ja kaikki seuraavat tositteet luodaan ostotilauksesta. Ostotilaus on asiakkaaltasi sinulle laadittu kaupallinen asiakirja, jossa ilmoitetaan toimittamiesi tuotteiden tai palvelujen lajit, määrät ja sovitut hinnat. Ostotilaus voi olla erityyppinen, yleensä joko nimikkeiden ja tavaroiden tai palvelujen osalta. Seuraavat vastaukset riippuvat ostotilaustyypistä ja asiakkaan vaatimuksista. Yksi ostotilaus voi sisältää erityyppisiä rivejä (esim. yksi rivi tavaroille ja yksi palveluille).

Navigoi koontinäytöstäsi Tilaukset -välilehteen, jossa pääset ostotilauksiisi. Seuraavassa näytössä voit hallita ostotilauksia tehokkaasti.

Tässä saat tietoa ostotilausten käsittelystä ja logistiikan käsittelystä SBN:n kautta. Tehtävät, kuten tilausvahvistuksen luonti, rivinimikkeiden päivitys, lähetysilmoituksen luonti tai laskun luonti, voidaan suorittaa saumattomasti.

Kaikki ostotilauksesta luodut asiakirjat järjestetään Liittyvät tositteet -osioon, ja ne ovat käytettävissä ostotilauksen lisätiedoissa olevan hyperlinkin kautta. Lisäksi kaikki tilausvahvistukset sijaitsevat Toteutus -välilehdessä.

Ostotilaukseen vastaaminen

Kun napsautat ostotilauksen lisätietosivulla Luo tilausvahvistus -painiketta, esiin tulee kolme eri vaihtoehtoa. Joko vahvista koko tilaus, hylkää koko tilaus tai päivitä rivinimikkeet. 

Voit vahvistaa tilauksen syöttämällä aakkosnumeerisen viitenumeron ja valitsemalla lähetyspäivämäärän tai jopa joitakin lisäkommentteja. Jotkin näistä kentistä voivat olla pakollisia asiakkaasi tapahtumasääntöjen mukaan. 

Kun olet valmis, sinut siirretään takaisin ostotilaukseesi, joka näkyy Vahvistettu- tai Hylätty-tilana valitsemasi vaihtoehdon mukaan.

Muita Standard-tilejä koskevia ohjeita  on saatavilla  tällä sivulla  ja  videomuodossa. 

Ostotilauksen lisätiedot

Hae ostotilaus aloitussivulta, työpöydältä tai Tilaukset -välilehdestä. Avaa ostotilaus napsauttamalla tilausnumeroa.

Tilauksen otsikko sisältää tilauspäivämäärän ja tietoja asiakkaastasi ja yrityksestäsi. Jos ostotilaus sisältää liitteitä, ne näytetään myös hyperlinkkeinä otsikossa.

Rivinimikkeet -osiossa kuvataan tilatut nimikkeet. Kukin rivi näyttää niiden nimikkeiden kuvauksen, tyypin, määrän ja hinnoittelun, jotka asiakas haluaa ostaa.

Ostotilaus voi olla erityyppinen: nimike, palvelu tai puiteostotilaus. Asiakkaasi määrittämät ostotilauksen tyyppi ja liiketoimintasäännöt määrittävät asiakirjat, jotka sinun on luotava vastauksena (kuten ostotilauksen vahvistus, lähetysilmoitus tai palvelulomake).

• Lisävaihtoehdot: Voit aina lähettää uudelleen ostotilauksen, jota ei ole lähetetty sähköpostiosoitteeseesi, cXML:ään tai EDI:hin, napsauttamalla Lähetä uudelleen -painiketta (1).

Vie cXML -painikkeen avulla voit tallentaa cXML-lähdetietojen kopion ongelmien diagnosointia ja kokonaisarvon seurantaa varten.

Lataa ostotilauksen PDF

Lataa ostotilaus PDF-asiakirjana valitsemalla Lataa PDF -hyperlinkki.

Huomautus: Jos asiakirja ylittää 1 000 riviä tai on suurempi kuin 1 Mt, lisätietoja ei näytetä käyttöliittymässä. Sen vuoksi lisätietoja ei sisällytetä generoituun PDF:ään.

Nyt osaamme etsiä ja hallinnoida ostotilauksia. Jos tarvitset lisätietoja tilauksistasi tai tilausvahvistuksen luomisesta, klikkaa alla olevia linkkejä: