Διαχείριση Εντολών Αγοράς

Άριστες πρακτικές για την αποτελεσματική διαχείριση εντολών αγοράς

Εισαγωγή στη Διαχείριση Εντολών Αγοράς

Σημασία Εντολών Αγοράς σε Επιχειρηματικές Κινήσεις

Τύποι Εντολών Αγοράς: Υλικό, Αγαθά και Υπηρεσίες

Η Εντολή Αγοράς (ΡΟ) είναι το έγγραφο πηγής για την εντολή και όλα τα επόμενα παραστατικά δημιουργούνται από το ΡΟ. Ένα ΡΟ είναι ένα εμπορικό έγγραφο που σας χορηγήθηκε από τον πελάτη σας, υποδεικνύοντας τύπους, ποσότητες και συμφωνημένες τιμές για προϊόντα ή υπηρεσίες που θα τους παρέχετε. Ένα ΡΟ μπορεί να είναι διαφορετικών τύπων, συνήθως είτε για υλικά και αγαθά ή για υπηρεσίες. Οι επόμενες απαντήσεις εξαρτώνται από τον τύπο ΡΟ και τις απαιτήσεις του πελάτη σας. Μία εντολή αγοράς μπορεί να περιέχει γραμμές πολλών τύπων (π.χ. μία γραμμή για αγαθά και μία για υπηρεσίες).

Από τον πίνακα εργαλείων σας, πλοηγηθείτε στην καρτέλα Εντολές για να αποκτήσετε πρόσβαση στις εντολές αγοράς. Η επόμενη οθόνη σας επιτρέπει να διαχειριστείτε αποτελεσματικά τα ΡΟ σας.

Εδώ, θα αποκτήσετε πληροφορίες για την επεξεργασία PO και τη διαχείριση εφοδιαστικής μέσω του SBN. Εργασίες όπως η δημιουργία επιβεβαίωσης παραγγελίας, η ενημέρωση στοιχείων γραμμής, η δημιουργία ειδοποίησης αποστολής ή η δημιουργία τιμολογίου μπορούν να εκτελεστούν απρόσκοπτα.

Όλα τα έγγραφα που δημιουργήθηκαν από ένα ΡΟ θα οργανωθούν στην ενότητα 'Σχετικά Έγγραφα', προσβάσιμα μέσω ενός υπερσυνδέσμου στις λεπτομέρειες ΡΟ. Επιπλέον, όλες οι επιβεβαιώσεις παραγγελίας βρίσκονται στην καρτέλα Ικανοποίηση.

Απάντηση σε Εντολή Αγοράς

Στη σελίδα λεπτομερειών ΡΟ, πατώντας το κουμπί Δημιουργία Επιβεβαίωσης Παραγγελίας θα εμφανιστούν τρεις διαφορετικές επιλογές. Είτε επιβεβαιώστε ολόκληρη την εντολή αγοράς, απορρίψτε ολόκληρη την εντολή αγοράς ή ενημερώστε τα στοιχεία γραμμής. 

Για να επιβεβαιώσετε την παραγγελία, θα πρέπει να καταχωρίσετε έναν αλφαριθμητικό αριθμό αναφοράς, να επιλέξετε να εισάγετε ημερομηνία αποστολής ή ακόμη και κάποια πρόσθετα σχόλια. Μερικά από αυτά τα πεδία μπορεί να είναι υποχρεωτικά ανάλογα με τους κανόνες συναλλαγής του πελάτη σας. 

Μόλις τελειώσετε, θα μεταφερθείτε πίσω στο ΡΟ σας, το οποίο θα εμφανίζεται ως κατάσταση «επιβεβαιωμένο» ή «απορριφθέν», ανάλογα με την επιλογή που επιλέξατε.

Περαιτέρω ειδικές οδηγίες για τους Βασικούς Λογαριασμούς  είναι διαθέσιμες σε  αυτή τη σελίδα  και σε  μορφή βίντεο. 

Λεπτομέρειες Εντολής Αγοράς

Βρείτε το ΡΟ σας από την αρχική σελίδα, το πεδίο εργασίας ή την καρτέλα Παραγγελίες. Πατήστε τον αριθμό παραγγελίας για να ανοίξετε το ΡΟ.

Η κεφαλίδα παραγγελίας περιλαμβάνει την ημερομηνία παραγγελίας και τις πληροφορίες σχετικά με τον πελάτη και την εταιρία σας. Αν το ΡΟ περιέχει συνημμένα, θα εμφανίζονται επίσης ως υπερσύνδεσμοι στην κεφαλίδα.

Η ενότητα Στοιχεία Γραμμής περιγράφει τα στοιχεία που παραγγέλθηκαν. Κάθε γραμμή εμφανίζει την περιγραφή, τον τύπο, την ποσότητα και την τιμολόγηση των ειδών που θέλει να αγοράσει ο πελάτης σας.

Το ΡΟ μπορεί να είναι διαφορετικών τύπων: υλικό, υπηρεσία ή κουβέρτα. Ο τύπος ΡΟ και οι κανόνες συναλλαγής που καθορίστηκαν από τον πελάτη σας καθορίζουν τα έγγραφα που πρέπει να δημιουργήσετε ως απάντηση (όπως Επιβεβαίωση ΡΟ, Ειδοποίηση Αποστολής, ή Φύλλο Υπηρεσιών).

• Πρόσθετες Επιλογές: Μπορείτε πάντα να στείλετε ξανά ένα ΡΟ που δεν στάλθηκε στη διεύθυνση email σας, cXML, ή EDI σωστά πατώντας το κουμπί Επαναποστολή (1).

Το κουμπί Εξαγωγή cXML σας επιτρέπει να αποθηκεύσετε ένα αντίγραφο των πληροφοριών πηγής cXML για διάγνωση προβλημάτων και έλεγχο συνολικής αξίας.

Λήψη PDF Εντολής Αγοράς

Επιλέξτε τον υπερσύνδεσμο «Λήψη PDF» για να κατεβάσετε το PO ως έγγραφο PDF.

Σημείωση: Αν το έγγραφο υπερβαίνει τις 1000 γραμμές ή είναι μεγαλύτερο από 1ΜΒ, οι λεπτομέρειες δεν εμφανίζονται στο UI. Επομένως, η λεπτομέρεια δεν περιλαμβάνεται στο δημιουργημένο PDF.

Τώρα γνωρίζουμε πώς να εντοπίζουμε και να διαχειριζόμαστε τις εντολές αγοράς σας. Εάν χρειάζεστε περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις παραγγελίες σας ή πώς να δημιουργήσετε μια επιβεβαίωση παραγγελίας, κάντε κλικ στους παρακάτω συνδέσμους: