إدارة أوامر الشراء

أفضل الممارسات لإدارة أوامر الشراء الفعالة

مقدمة لإدارة أوامر الشراء

أهمية أوامر الشراء في المعامَلات التجارية

أنواع أوامر الشراء: المادة والبضائع والخدمات

يُعد أمر الشراء هو المستند المصدر للأمر ويتم إنشاء جميع المستندات اللاحقة من أمر الشراء. أمر الشراء هو مستند تجاري يتم إصداره إليك من عميلك، يوضح الأنواع والكميات والأسعار المتفق عليها للمنتجات أو الخدمات التي ستقدمها إليه. يمكن أن يكون أمر الشراء من أنواع مختلفة، إما للمواد والبضائع أو للخدمات عادة. تعتمد الاستجابات اللاحقة على نوع أمر الشراء ومتطلبات العميل لديك. يمكن أن يحتوي أمر الشراء الفردي على سطور من أنواع متعددة (على سبيل المثال، سطر واحد للبضائع وسطر للخدمات).

من لوحة المعلومات الخاصة بك، انتقل إلى علامة التبويب الأوامر للوصول إلى أوامر الشراء الخاصة بك. تسمح لك الشاشة اللاحقة بإدارة أوامر الشراء الخاصة بك بكفاءة.

ستحصل هنا على لمحات عامة حول معالجة أوامر الشراء ومعالجة الإمداد والتموين عبر SBN. يمكن تنفيذ مهام مثل إنشاء تأكيد أمر أو تحديث البنود أو إنشاء إشعار شحن أو إنشاء فاتورة بسلاسة.

سيتم تنظيم جميع المستندات المنشأة من أمر شراء في قسم "المستندات المرتبطة"، ويمكن الوصول إليها من خلال ارتباط تشعبي في تفاصيل أمر الشراء. علاوة على ذلك، تقع جميع تأكيدات الأوامر في علامة التبويب الاستيفاء.

الرد على أمر شراء

في صفحة تفاصيل أمر الشراء، سيظهر لنا النقر فوق الزر إنشاء تأكيد أمر ثلاثة خيارات مختلفة. إما تأكيد الأمر بالكامل أو رفض الأمر بالكامل أو تحديث البنود. 

لتأكيد الأمر، ستحتاج إلى إدخال رقم مرجعي أبجدي رقمي، أو اختيار إدخال تاريخ شحن أو حتى بعض التعليقات الإضافية. قد تكون بعض هذه الحقول إلزامية بناءً على قواعد معاملة العميل. 

بمجرد الانتهاء، سيتم إرجاعك إلى أمر الشراء الخاص بك، والذي سيظهر بالحالة "مؤكد" أو "مرفوض"، بناءً على الخيار الذي اخترته.

 تتوفر  إرشادات إضافية مخصصة حول الحسابات القياسية في هذه الصفحة  وبتنسيق  فيديو. 

تفاصيل أمر الشراء

ابحث عن أمر الشراء الخاص بك من الصفحة الرئيسية أو منضدة العمل أو علامة التبويب الأوامر. انقر فوق رقم الأمر لفتح أمر الشراء.

تتضمن مقدمة الأمر تاريخ الأمر والمعلومات الخاصة بعميلك وشركتك. إذا كان أمر الشراء يحتوي على أي مرفقات، فسيتم أيضًا عرضها كارتباطات تشعبية في المقدمة.

يصف قسم البنود البنود المطلوبة. يعرض كل سطر وصف البنود التي يريد عميلك شرائها ونوعها وكميتها وتسعيرها.

يمكن أن يكون أمر الشراء من أنواع مختلفة: مادة أو خدمة أو عام. يحدد نوع أمر الشراء وقواعد المعاملة المحددة بواسطة عميلك المستندات التي تحتاج إلى إنشائها كاستجابة (مثل تأكيد أمر الشراء أو إشعار الشحن أو صحيفة الخدمات).

• خيارات إضافية: يمكنك دائمًا إعادة إرسال أمر شراء لم يتم إرساله إلى عنوان بريدك الإلكتروني أو cXML أو التبادل الإلكتروني للبيانات بشكل صحيح من خلال النقر فوق الزر إعادة إرسال (1).

يتيح لك الزر تصدير cXML حفظ نسخة من معلومات مصدر cXML لتشخيص المشكلات وتدقيق إجمالي القيمة.

تنزيل PDF لأمر الشراء

حدد الارتباط التشعبي "تنزيل PDF" لتنزيل أمر الشراء كمستند PDF.

ملاحظة: إذا تجاوز المستند 1000 سطر أو كان حجمه أكبر من 1 ميجا بايت، فلن يتم إظهار التفاصيل في واجهة المستخدم. وبالتالي، لا يتم تضمين التفاصيل في ملف PDF المنشأ.

نعرف الآن كيفية تحديد موقع أوامر الشراء وإدارتها. إذا كنت بحاجة إلى مزيد من المعلومات حول الأوامر الخاصة بك أو كيفية إنشاء تأكيد أمر، فالرجاء النقر فوق الارتباطات أدناه: