Offertautomatisering

Det här avsnittet innehåller steg-för-steg-instruktioner för att underlätta offertprocessen i SAP Business Network.

Offertautomatiseringsfunktionen är användbar för inköpspersonal som har till uppgift att köpa fritextartiklar med låga utgiftsbelopp och som inte kräver komplexa upphandlingsprocesser. Offertautomatisering ger direkt integration mellan ditt ERP-system, SAP Business Network och SAP Business Network Discovery för att snabbt skapa och publicera taktiska anbudsbegäranshändelser.

Offertautomatisering medger följande dokumenttyper:

• QuoteRequest
• Representerar RFQ-händelse
• QuoteMessage
• Representerar leverantörens svar och kallas även RFQ-svar.
• Offertautomatisering automatiserar flödet av RFQ och RFQ-svar.

När en inköpspersonal skapar en inköpsanmodan i ERP-systemet kommer en RFQ-händelse från ERP-systemet och skickas över SAP Business Network till SAP Business Network Discovery, där ett anslag om anbudsförfrågan skapas och publiceras. När en RFQ-händelse har anslagits i SAP Business Network Discovery kan kunden inte redigera den.

Kunder kan använda offertautomatisering för att utföra följande uppgifter i SAP Business Network Discovery:

• Bjud in leverantörer att lämna bud på ett RFQ-anslag.
• Tilldela affären till en leverantör.
• Dela upp verksamheten och tilldela till olika leverantörer.
• Exportera leverantörssvar.

Du kan använda offertautomatisering för att utföra följande uppgifter i SAP Business Network Discovery:

• Svara på ett anslag om offertförfrågan genom att lämna ett bud.
• Lägg till bilagor till orderrader i en offertpost.
• Visa offerthistorik för en offertpost.

SAP Business Network Discovery matchar leverantörer baserat på de varugrupper och försäljningsområden som anges i QuoteRequest-dokumentet och leverantörer har bjudits in att delta och svara på anslaget på RFQ. Om leverantören inte är registrerad skickar SAP Business Network Discovery en inbjudan med en begäran om att leverantören ska registrera sig och delta i anslaget om anbudsförfrågan.

SAP Business Network Discovery skickar sedan alla, affärsmöjligheter eller vinnande bud baserat på det värde som anges i QuoteRequest-dokumentet till kundens ERP-system.

Meddelande om automatiserad förfrågningshändelse

1. En e-postinbjudan från Discovery om att delta i en offerthändelse (RFQ) har mottagits.
   
2. Klicka på Visa lead i brödtexten i e-postmeddelandet.
   
3. Logga in med ditt SAP Business Network Supplier Account Användarnamn och lösenord.

Obs! Skapa en separat e-postadress och mapp för dessa händelser (informera din köpare om eventuella ändringar av e-postadresser). Detta gör det enklare för dig att hålla reda på inkommande QA-begäranden.

Svar – Offert alla

1. Klicka på Offert alla för att svara på alla inkluderade rader.
2. Fyll i *Obligatoriska fält:
   • Pris
   • Kvantitet
   • Ledtid
3. Klicka på Skicka för att skicka en offert via.

Svar – redigera skickad offertpost

Redigera offertdetaljer:

1. Rulla till raddetaljer.
   
2. Klicka på Redigera offertpost.
   
3. Uppdatera offertdetaljer.
   
4. Klicka på Skicka.

Svar – läs in CSV-offert 

1. Klicka på Ladda upp din offertpost.
   
2. Klicka på Ladda ned budmall (om det är första gången du använder den här funktionen).
   
3. Spara budmallen (se exemplet nedan) i CSV-format på din lokala enhet.
   
4. När du är klar med filen kan du flytta tillbaka till samma bild och läsa in filen via: Välj fil – Läs in min offertpost.

Visa budhistorik

1. Visa alla bud som har lagts.
   
2. Klicka på Budhistorik.
   
3. Klicka på Visa för att granska ditt företags budhistorik.

Vinnande och tilldelade bud

1. Ett gratulationsmeddelande kommer att skickas ut till vinnaren av verksamheten.
   
2. Klicka på Visa offertbegäran i Discovery.
   
3. Bud kan också spåras i Discovery; Öppna affärsmöjligheter – Välj vinster – klicka på offertnamnet (t.ex. FF15-Godkänd) för att öppna och visa den vinnande anbudsförfrågan mer i detalj).
   
4. När du har valt dig som vinnare kommer köparen att kontakta dig angående utmärkelsen och specificera kraven.

Inte intresserad

Meddela din köpare att du inte är intresserad av att lämna ett bud.

1. Klicka på Inte intresserad.
   
2. Välj bland alternativen:
   
3. Fel produkt- och tjänstkategori
   
4. Fel leverans- eller tjänstleveransplats
   
5. Annat (Berätta för oss varför...)
   
6. Fyll i popup-rutan med detaljer.

Obs! Discovery använder de produkt- och tjänstkategorier och leverans- eller tjänstleveransplatser som anges i din företagsprofil för att matcha dig med nya affärsmöjligheter. Verifiera att din företagsprofil är uppdaterad för att säkerställa att du får alla affärsmöjligheter som motsvarar ditt företags kapacitet.