การออกใบแจ้งหนี้

เซกชันนี้จะให้คุณมีความรู้และทักษะในการจัดการกระบวนการออกใบแจ้งหนี้

เซกชันนี้ให้คำแนะนำในการจัดการใบแจ้งหนี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ของบริษัท กฎของภูมิภาค และข้อกำหนดของผู้ซื้อเมื่อกรอรข้อมูลใบแจ้งหนี้ ไม่ว่าคุณจะเนวิเกตด้วยแท็บมาตรฐานหรือTile ของ Workbench ขั้นตอนเหล่านี้จะทําให้ประสบการณ์การออกใบแจ้งหนี้ของคุณง่ายขึ้น

หากคุณใช้บัญชีทั่วไป คุณสามารถไปที่  หน้านี้ หรือรับชม  เพลย์ลิสต์วิดีโอนี้ เพื่อดูคำแนะนำเฉพาะทาง 

บทความฝึกอบรมนี้จะครอบคลุมถึงใบแจ้งหนี้ประเภทดังนี้:

• ใบแจ้งหนี้มาตรฐาน
  • ใบแจ้งหนี้ปกติ (ตามคำสั่งซื้อ)
  • ใบแจ้งหนี้ตามใบบันทึกการให้บริการ
  • ใบแจ้งหนี้ตามคำสั่งซื้อล่วงหน้าแบบครอบคลุม
  • ใบแจ้งหนี้ตามใบรับสินค้า
• ใบแจ้งหนี้ที่ไม่มีใบสั่งซื้อ
• ใบแจ้งหนี้ตามสัญญา
• ใบแจ้งหนี้แบบ CSV
• ใบลดหนี้
• ใบแจ้งแบบสรูป
• ใบเพิ่มหนี้

คุณสามารถออกใบแจ้งหนี้โดยใช้แท็บปกติหรือTile ใน Workbench

ภาพรวมกระบวนการสร้างใบแจ้งหนี้:
การทําความเข้าใจฟิลด์และกระบวนการที่กําหนดโดยกฎการทําธุรกรรมสามารถปรับปรุงประสบการณ์การจัดการใบแจ้งหนี้ของคุณได้ ฟิลด์อาจแตกต่างกันไปตามความจำเป็นและการมองเห็นโดยขึ้นอยู่กับประเภทใบแจ้งหนี้ ไม่ว่าจะในระดับส่วนหัวหรือระดับบรรทัดไอเท็ม เมื่อกรอกรายการเรียบร้อยแล้ว คุณสามารถดำเนินการตรวจทานและส่งใบแจ้งหนี้ของคุณหรือส่งคืนไปยังขั้นตอนก่อนหน้าได้ตามต้องการ

ประเภทใบแจ้งหนี้เฉพาะ:
กระบวนการอาจแตกต่างกันเล็กน้อยตามประเภทใบแจ้งหนี้ วิธีจัดการกับสถานการณ์ใบแจ้งหนี้ต่างๆ มีดังนี้:

ใบแจ้งหนี้ตามคำสั่งซื้อ

การดำเนินการสร้างใบแจ้งหนี้มาตรฐาน

1. ค้นหาและเปิดคำสั่งซื้อที่คุณต้องการออกใบแจ้งหนี้
   
2. คลิกสร้างใบแจ้งหนี้  > ใบแจ้งหนี้มาตรฐาน
   
3. ใบแจ้งหนี้จะได้รับการป้อนข้อมูลคำสั่งซื้อไว้ล่วงหน้าโดยอัตโนมัติ กรอกข้อมูลในฟิลด์ทั้งหมดที่มีเครื่องหมายดอกจันให้ครบถ้วน แล้วเพิ่มภาษีตามที่มีผลใช้บังคับ
4. เมื่อคุณกรอกข้อมูลในฟิลด์ที่ต้องป้อนข้อมูลทั้งหมด รวมถึงฟิลด์เสริมต่างๆ ที่จำเป็นจนครบถ้วนแล้ว ให้คลิก ถัดไป
5. ในหน้าการตรวจทาน ให้ตรวจทานความถูกต้องของใบแจ้งหนี้ เมื่อรู้สึกพึงพอใจแล้ว ให้คลิก ส่ง เพื่อส่งใบแจ้งหนี้ไปยังผู้ซื้อของคุณ

หมายเหตุ : ประเภทและจำนวนฟิลด์ที่ต้องกรอกข้อมูลขึ้นอยู่กับกฎการทำธุรกรรมที่ลูกค้าของคุณกำหนดค่า รวมถึงขึ้นอยู่กับกฎหมายในภูมิภาคนั้น สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม กรุณาตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เยี่ยมชมเซกชัน ความแตกต่างตามภูมิภาค ของไซต์การฝึกอบรมนี้  

ข้อมูลส่วนหัว

1.  ป้อนเลขที่ใบแจ้งหนี้ซึ่งเป็นเลขที่ไม่ซ้ำกันสำหรับการระบุใบแจ้งหนี้ วันที่ในใบแจ้งหนี้จะได้รับการป้อนข้อมูลโดยอัตโนมัติและสามารถปรับได้ ถ้าจำเป็น   
   
2. เลือก ที่อยู่ผู้รับเงิน ให้ถูกต้อง (ถ้ามีการกำหนดรูปแบบที่อยู่ไว้หลายรายการในระหว่างการตั้งค่า)
3. คุณสามารถป้อนภาษีและการจัดส่งในระดับส่วนหัวหรือบรรทัดโดยการเลือกปุ่มตัวเลือกที่เหมาะสม นอกจากนี้ยังขึ้นอยู่กับประเทศของคุณด้วย สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม กรุณาตรวจสอบ Tile ความแตกต่างตามภูมิภาค 
   
4. คลิก เพิ่มลงในส่วนหัว เพื่อเพิ่มข้อมูลอื่นๆ ลงในใบแจ้งหนี้ ซึ่งรวมถึงคอมเมนต์ เอกสารแนบ (สูงสุด 10 MB) เงื่อนไขการชำระเงิน เป็นต้น

ข้อมูลเพิ่มเติมส่วนหัว

เมื่อต้องการป้อนข้อมูลเพิ่มเติมลงในส่วนหัว เช่น คอมเมนต์หรือเอกสารแนบ ให้คลิกปุ่ม เพิ่มลงในส่วนหัว ที่ด้านบนและด้านล่างของส่วนหัว

• เมื่อต้องการเพิ่มคอมเมนต์ ให้คลิก คอมเมนต์ ฟิลด์คอมเมนต์จะปรากฏขึ้น ทำให้คุณสามารถเพิ่มข้อความอิสระได้
• เมื่อต้องการแนบเอกสาร ให้คลิก เอกสารแนบ แล้วบราวซ์คอมพิวเตอร์และคลิก เพิ่มเอกสารแนบ เอกสารแนบทั้งหมดต้องมีขนาดรวมไม่เกิน 10 MB 

หมายเหตุ : ตัวเลือกที่พร้อมใช้งานอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับกฎการทำธุรกรรมของผู้ซื้อที่ใช้อยู่  

ข้อมูลระดับบรรทัดไอเท็ม

1. ตรวจทานหรืออัพเดทปริมาณ/การกำหนดราคาสำหรับแต่ละบรรทัด บางฟิลด์อาจใช้ไม่ได้เนื่องจากกฎการทำธุรกรรมของลูกค้า
2. เมื่อต้องการแยกบรรทัดออกจากใบแจ้งหนี้ ให้คลิกที่แถบเลื่อนสีเขียวของบรรทัดไอเท็ม หรือลบบรรทัดออกโดยการเลือกบรรทัดไอเท็มแล้วคลิก ลบ คุณสามารถสร้างใบแจ้งหนี้อีกรายการหนึ่งเพื่อวางบิลสำหรับไอเท็มนั้นในภายหลัง
3. หากคุณต้องการเพิ่มภาษี คุณสามารถทำดังนี้:
   • เลือกบรรทัดไอเท็ม แล้วคลิก การดำเนินการในบรรทัดไอเท็ม จากนั้นคลิก ภาษี บรรทัดย่อยเกี่ยวกับภาษีจะปรากฏขึ้นใต้บรรทัดที่เลือกแต่ละบรรทัด 
   • หรือใช้ดรอปดาวน์ หมวดหมู่ภาษี ที่ด้านบนเพื่อเลือกจากตัวเลือกที่แสดงขึ้นมา แล้วคลิก เพิ่มในบรรทัดที่รวมไว้ เพื่อนำอัตราภาษีที่เลือกไปใช้กับทุกบรรทัดที่มีการเปิดใช้งานแถบเลื่อนสีเขียว 

คำแนะนำ: ใช้ตัวเลือก กำหนดรูปแบบเมนูภาษี เพื่อกำหนดค่ารายการด่วนของอัตราภาษีที่คุณใช้เป็นประจำ

ข้อมูลเพิ่มเติมระดับบรรทัดไอเท็ม

คุณสามารถเพิ่มหรือแก้ไขข้อมูลเพิ่มเติมในระดับบรรทัดไอเท็มได้ 

• เมื่อต้องการดู/แก้ไของค์ประกอบของบรรทัดไอเท็มรายการใดรายการหนึ่ง ให้เลือกบรรทัดที่เกี่ยวข้อง แล้วคลิก การดำเนินการในบรรทัดไอเท็ม > แก้ไข เมื่อเสร็จสมบูรณ์แล้ว ให้คลิก เสร็จสิ้น เพื่อกลับไปยังใบแจ้งหนี้
• เมื่อต้องการเพิ่มคอมเมนต์ในระดับบรรทัดไอเท็มแต่ละรายการ ให้เลือกบรรทัดที่เกี่ยวข้อง แล้วคลิก การดำเนินการในบรรทัดไอเท็ม > คอมเมนต์
• เมื่อต้องการเพิ่มเอกสารแนบในระดับบรรทัดไอเท็มแต่ละรายการ ให้เลือกบรรทัดที่เกี่ยวข้อง แล้วคลิก การดำเนินการในบรรทัดไอเท็ม > เอกสารแนบ

ค่าลดหย่อนและค่าธรรมเนียม

ถ้าค่าลดหย่อนและค่าธรรมเนียมรวมอยู่ในคำสั่งซื้อ รายการดังกล่าวจะแปลงเป็นใบแจ้งหนี้ในระดับส่วนหัวใบแจ้งหนี้ (1) หรือระดับบรรทัดไอเท็ม (2) ตามตำแหน่งข้อมูลในคำสั่งซื้อ

ตรวจทานและส่ง

1. เมื่อคุณแก้ไขเสร็จสิ้นแล้ว ให้คลิก ถัดไป
   ถ้ามีข้อผิดพลาดใดๆ จะมีการแจ้งให้ทราบสีแดงปรากฏขึ้นตรงตำแหน่งที่ต้องแก้ไขข้อมูล คุณจะต้องแก้ไขข้อผิดพลาดดังกล่าวก่อนจึงจะดำเนินการต่อได้
2. ในหน้าการตรวจทาน ให้ตรวจทานความถูกต้องของใบแจ้งหนี้ เลื่อนลงไปตามหน้าเพื่อดูรายละเอียดบรรทัดไอเท็มทั้งหมดและมูลค่ารวมในใบแจ้งหนี้  
   
   • ถ้าไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงใดๆ ให้คลิก ส่ง เพื่อส่งใบแจ้งหนี้ไปยังผู้ซื้อของคุณ 
   • ถ้าจำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงข้อมูล ให้คลิก ก่อนหน้า เพื่อกลับไปยังหน้าจอก่อนหน้านี้

หรือคุณสามารถเก็บบันทึกใบแจ้งหนี้ระหว่างการสร้างใบแจ้งหนี้เพื่อทำต่อในภายหลังได้ทุกเมื่อ คุณสามารถดำเนินการกับใบแจ้งหนี้ที่เก็บบันทึกไว้ต่อโดยการเลือกใบแจ้งหนี้นั้นจาก ใบแจ้งหนี้ > แบบร่าง

ปุ่ม อัพเดท จะรีเฟรชหน้าและทำให้คุณตรวจหาข้อผิดพลาดต่างๆ ได้

ใบแจ้งหนี้การบริการ 

เมื่อออกใบแจ้งหนี้การบริการ คุณสามารถแก้ไขบรรทัด (หรือบรรทัดย่อยของบรรทัดบริการ) ได้ตามค่าตั้งต้นจากคำสั่งซื้อ หรือสามารถตัดสินใจเพิ่มบรรทัดบริการอื่นลงในใบแจ้งหนี้ได้ ถ้ามีการสร้าง (และอนุมัติ) ใบบันทึกการให้บริการ (SES) ไปแล้วก่อนหน้านี้ คุณสามารถเริ่มดำเนินการออกใบแจ้งหนี้ได้จาก SES 

ใบแจ้งหนี้ตามใบบันทึกการให้บริการ – ค้นหาใบบันทึกการให้บริการที่ได้รับอนุมัติ

1. คลิกแท็บ การเติมเต็ม แล้วเลือก ใบบันทึกการให้บริการ
2. เลือกเช็คบ็อกซ์ที่อยู่ติดกับใบบันทึกการให้บริการที่ได้รับอนุมัติ แล้วคลิก สร้างใบแจ้งหนี้ หรือคลิกเลขที่ใบบันทึกการให้บริการเพื่อเปิดใบบันทึกการให้บริการนั้นขึ้นมาตรวจทานก่อนออกใบแจ้งหนี้
3. ป้อนเลขที่ใบแจ้งหนี้แล้วกรอกข้อมูลในฟิลด์ทั้งหมดที่มีเครื่องหมายดอกจัน (*) ระบุว่าต้องป้อนข้อมูล วันที่ในใบแจ้งหนี้จะได้รับการป้อนข้อมูลโดยอัตโนมัติ

หมายเหตุ : คุณจะสามารถสร้างใบแจ้งหนี้ตามใบบันทึกการให้บริการที่ได้รับอนุมัติแล้วเท่านั้น ข้อมูลใบแจ้งหนี้จะได้รับการป้อนข้อมูลไว้ล่วงหน้าโดยอัตโนมัติจากใบบันทึกการให้บริการ 

ใบแจ้งหนี้ตามใบบันทึกการให้บริการ – รายละเอียดระดับส่วนหัว

1. คุณสามารถป้อนข้อมูลระดับส่วนหัวได้หลังจากรีเฟรชหน้าจอ กรอกข้อมูลในแต่ละเซกชันให้ครบถ้วนตามต้องการก่อนที่จะดำเนินการต่อไปยังเซกชันบรรทัด
2. เซกชัน ฟิลด์เพิ่มเติม จะรวมถึงฟิลด์เสริมต่างๆ เช่น เลขที่อ้างอิง วันที่ของระยะเวลาให้บริการ และอีเมล์ของผู้อนุมัติ

หมายเหตุ : ลูกค้าของคุณอาจต้องการให้ป้อนข้อมูลบางฟิลด์ในระดับส่วนหัว ตรวจสอบฟิลด์ที่มีเครื่องหมายดอกจัน (*) และป้อนข้อมูลที่ต้องระบุ 

เพิ่มลงในส่วนหั  ใช้ได้กับค่าจัดส่ง เอกสารการจัดส่ง รายละเอียดจำนวนเงิน การจัดการพิเศษ รวมถึงวันที่และเอกสารอ้างอิงเพิ่มเติม นอกจากนี้อาจเพิ่มคอมเมนต์และเอกสารแนบไว้ในระดับส่วนหัวได้เช่นกัน

ใบแจ้งหนี้ตามใบบันทึกการให้บริการ – รายละเอียดระดับบรรทัดไอเท็ม

ข้อมูลใบแจ้งหนี้จะได้รับการป้อนข้อมูลไว้ล่วงหน้าโดยอัตโนมัติจากใบบันทึกการให้บริการ

1. เพิ่มข้อมูลระดับบรรทัดซึ่งรวมถึงคอมเมนต์และเอกสารแนบ โดยเลือกบรรทัดแล้วคลิก การดำเนินการในบรรทัดไอเท็ม หน้าจอจะรีเฟรชโดยอัตโนมัติ และคุณจะสามารถกรอกรายละเอียดได้
2. อัพเดทบรรทัดไอเท็มแต่ละรายการตามต้องการจนกระทั่งเสร็จสมบูรณ์ทั้งหมด
3. คลิก ถัดไป เพื่อดำเนินการต่อไปยังหน้าจอการตรวจทาน
4. จากหน้าจอการตรวจทาน ให้ตรวจสอบความถูกต้องของใบแจ้งหนี้ ถ้ามีข้อผิดพลาด ให้คลิก ก่อนหน้า เพื่อกลับไปแก้ไข เมื่อต้องการส่งไปยังลูกค้า ให้คลิก ส่ง

ฟังก์ชันนี้จะพร้อมใช้งานก็ต่อเมื่อลูกค้าอนุญาตให้ใช้

1. เลือกเมนูดรอปดาวน์ เพิ่ม แล้วเลือก เพิ่มบริการทั่วไป หรือ เพิ่มบริการด้านแรงงาน
2. ป้อนรายละเอียดสำหรับบริการทั่วไปหรือบริการด้านแรงงาน บรรทัดบริการทั่วไปต้องการรายละเอียดเพียงเล็กน้อย รวมถึงวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดการบริการ บริการด้านแรงงานมีฟิลด์เพิ่มเติม ได้แก่ ข้อมูลอัตรา เงื่อนไข และผู้ทำสัญญา

ออกใบแจ้งหนี้คำสั่งซื้องานบริการที่มีลำดับชั้น

ฟังก์ชันนี้จะพร้อมใช้งานก็ต่อเมื่อลูกค้าอนุญาตให้ใช้

สำหรับบรรทัดตามแผนในคำสั่งซื้องานบริการที่มีลำดับขั้น คุณสามารถแก้ไขได้เฉพาะปริมาณสำหรับไอเท็มย่อย รวมถึงภาษี ค่าลดหย่อน และค่าธรรมเนียมต่างๆ SAP Business Network จะตรวจสอบความถูกต้องของปริมาณตามขีดจำกัดปริมาณที่ระบุไว้ในคำสั่งซื้อ โดยพิจารณาช่วงที่ยอมรับได้ของปริมาณตามที่ผู้ซื้อกำหนด

เมื่อเสร็จสิ้น ให้คลิก ถัดไป แล้วคลิก ส่ง

ใบแจ้งหนี้ตามคำสั่งซื้อล่วงหน้าแบบครอบคลุม

การดำเนินการทั่วไป

เมื่อต้องการสร้างใบแจ้งหนี้จากคำสั่งซื้อล่วงหน้าแบบครอบคลุม (BPO) ให้ทำดังนี้:

1. ค้นหาและเปิด BPO (ภายใต้แท็บ คำสั่งซื้อ หรือใช้ Workbench)
   
2. คลิกสร้างใบแจ้งหนี้ แล้วเลือก ใบแจ้งหนี้มาตรฐาน
   
3. กรอกข้อมูลในเซกชันส่วนหัวให้ครบถ้วนตามต้องการ รวมถึงข้อมูลทั้งหมดที่มีเครื่องหมายดอกจัน (*) ระบุว่าต้องป้อนข้อมูล 
   
4. เลือกเช็คบ็อกซ์ของบรรทัดไอเท็มที่คุณวางแผนจะออกใบแจ้งหนี้
5. คลิก สร้าง ที่ด้านล่าง แล้วเลือกตัวเลือกที่เหมาะสม ได้แก่ สินค้า หรือ บริการ

ข้อมูล BPO ระดับบรรทัด

1. อัพเดทฟิลด์ที่ต้องป้อนข้อมูลซึ่งรวมถึงฟิลด์ ปริมาณ และ/หรือ ราคา เพื่อสร้างบรรทัดไอเท็มในใบแจ้งหนี้
2. คลิก สร้าง เมื่อเสร็จสิ้น
   
3. เมื่อเสร็จสมบูรณ์ บรรทัดในใบแจ้งหนี้ของคุณจะปรากฏเป็นบรรทัดย่อย (เช่น 10.1) ที่แสดงปริมาณที่กำลังออกใบแจ้งหนี้
4. ทำซ้ำขั้นตอนตามต้องการสำหรับแต่ละบรรทัด
   
5. คลิก ถัดไป เพื่อดำเนินการต่อ
   
6. ตรวจทาน เก็บบันทึก หรือส่งเป็นใบแจ้งหนี้มาตรฐาน

ใบแจ้งหนี้ตามสัญญา

สร้างใบแจ้งหนี้ตามสัญญา

1. จากหน้าหลัก ให้คลิก สร้าง จากเมนูดรอปดาวน์ แล้วเลือก ใบแจ้งหนี้ตามสัญญา 
   
2. เลือก ชื่อผู้ซื้อ จากรายการดรอปดาวน์ ลูกค้า
   
3. เลือกสัญญาที่เกี่ยวข้อง แล้วคลิก เสร็จสิ้น
   
4. ป้อนเลขที่ใบแจ้งหนี้
   
5. คลิก ถัดไป เพื่อเปิดใบแจ้งหนี้

ตัวเลือกส่วนหัวและระดับบรรทัด

มีตัวเลือกในการเพิ่มภาษี การจัดส่ง การจัดการพิเศษ ส่วนลด คอมเมนต์ และเอกสารแนบในใบแจ้งหนี้ตามสัญญา

เมื่อต้องการเพิ่มบรรทัดไอเท็มในใบแจ้งหนี้ ให้ทำดังนี้:

1. ในระดับบรรทัด ให้คลิก เพิ่มไอเท็ม
   
2. เลือกจากตัวเลือกที่อยู่ในแคตตาล็อกหรือที่ไม่อยู่ในแคตตาล็อก 
   
3. สำหรับไอเท็มที่อยู่ในแคตตาล็อก ให้เลือก ไอเท็ม > เพิ่มไอเท็ม > เสร็จสิ้น
4. ป้อนข้อมูลในฟิลด์ที่จำเป็นที่มีเครื่องหมายดอกจัน (*)
5. อัพเดทยอดรวม คลิก ถัดไป แล้วคลิก ส่ง เพื่อส่งใบแจ้งหนี้ไปยังผู้ซื้อ

ใบแจ้งหนี้ตามใบรับสินค้า

เมื่อออกใบแจ้งหนี้ด้วยวิธีการนี้ คุณจะสามารถรวมได้เฉพาะปริมาณที่ได้รับในใบแจ้งหนี้

1. คลิก การเติมเต็ม > ใบรับสินค้า 
   
2. คลิกเลขที่ใบรับ
   
3. ตรวจทานใบรับ แล้วคลิกเลขที่คำสั่งซื้อใน เอกสารที่เกี่ยวข้อง เพื่อเปิดคำสั่งซื้อ
4. ตอนนี้ใบแจ้งหนี้ได้รับการป้อนข้อมูลไว้ล่วงหน้าแล้วด้วยไอเท็มภายในใบรับสินค้า คุณสามารถเลือกไอเท็มเพื่อรวมและ/หรือปรับเปลี่ยนปริมาณในใบแจ้งหนี้ได้แล้ว

ใบแจ้งหนี้ที่ไม่มีคำสั่งซื้อ (Non-PO Invoice)

เมื่อต้องการสร้างใบแจ้งหนี้ที่ไม่มีคำสั่งซื้อ ให้ทำดังนี้:

1. ในหน้าหลัก ให้คลิก สร้าง แล้วคลิก ใบแจ้งหนี้ที่ไม่มีคำสั่งซื้อ
2. เลือกลูกค้าของคุณจากเมนูดรอปดาวน์ 
   
3. เลือก ใบแจ้งหนี้มาตรฐาน
   
4. คลิก ถัดไป

หมายเหตุ : ถ้าคุณต้องการออกใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้ารายใหม่ ให้คลิก 'ออกใบแจ้งหนี้สำหรับลูกค้าใหม่' ลูกค้าต้องสร้างรหัสเพื่อให้คุณสร้างใบแจ้งหนี้ที่ไม่มีคำสั่งซื้อ 

การกรอกใบแจ้งหนี้ที่ไม่มีคำสั่งซื้อ

1. กรอกข้อมูลในฟิลด์ที่ต้องป้อนข้อมูลทั้งหมดที่มีเครื่องหมายดอกจัน (*) ให้ครบถ้วน
2. กรอกข้อมูลในฟิลด์ ข้อมูลคำสั่งซื้อ อย่างน้อย 1 ฟิลด์ ถ้าลูกค้าปิดใช้งานกฎ คุณไม่จำเป็นต้องป้อนข้อมูลในเซกชันนี้
3. โดยทั่วไปแล้วจำเป็นต้องเพิ่มอีเมล์แอดเดรสของลูกค้าเพื่อให้สามารถกำหนดเส้นทางเอกสารไปยังผู้อนุมัติที่ถูกต้องได้อย่างเหมาะสม 
4. ใช้ เพิ่มไอเท็ม หรือ เพิ่มไอเท็มงานบริการ เพื่อเพิ่มรายละเอียดของไอเท็มที่จะออกใบแจ้งหนี้ อย่าลืมเพิ่มภาษีและการจัดส่งตามความเหมาะสมตามกฎของผู้ซื้อแบบเดียวกับของใบแจ้งหนี้ตามคำสั่งซื้อ
5. คลิก ถัดไป จากนั้นตรวจทานและกด  ส่ง

หมายเหตุ : เพื่อให้การดำเนินการราบรื่น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ให้รายละเอียดของไอเท็มหรือบริการต่างๆ ไว้อย่างครบถ้วนแล้ว 

ใบแจ้งหนี้ผ่าน CSV

ฟังก์ชันนี้จะใช้ได้ก็ต่อเมื่อมีการเปิดใช้งานโดยลูกค้าของคุณ กรุณาติดต่อผู้ซื้อหากคุณสนใจวิธีการออกใบแจ้งหนี้นี้

ดาวน์โหลดเทมเพลต

คุณสามารถเข้าถึงเทมเพลตไฟล์ CSV ของลูกค้าได้โดยไปที่เมนูดรอปดาวน์ เพิ่มเติม (...) จากหน้าหลัก จากนั้นคลิก เทมเพลต ภายใต้ชื่อเรื่อง การดาวน์โหลด CSV

อัปโหลด CSV ที่เสร็จสมบูรณ์

เมื่อกรอกข้อมูลที่เกี่ยวข้องลงในเทมเพลตแล้ว คุณสามารถอัพโหลดเทมเพลตนี้ได้จากหน้าหลักโดยการคลิก เพิ่มเติม (...) แล้วเลือก ใบแจ้งหนี้ ภายใต้ชื่อเรื่อง การอัพโหลด CSV

เลือกลูกค้าของคุณในเมนูดรอปดาวน์ จากนั้นบราวซ์หาไฟล์ของคุณแล้วคลิก นำเข้าใบแจ้งหนี้ CSV

หมายเหตุ : ไฟล์ CSV จะถูกดำเนินการโดย SAP Business Network และส่งต่อไปยังลูกค้าในรูปแบบของข้อความ cXML 

เคล็ดลับ : สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม โปรดอ่านคำแนะนำในการอัพโหลด CSV ที่มีอยู่ในพอร์ทัลข้อมูลคู่ค้า

ใบลดหนี้

สร้างใบลดหนี้ระดับบรรทัดไอเท็ม

เมื่อต้องการสร้างใบลดหนี้ในระดับบรรทัดตามใบแจ้งหนี้ ให้ทำดังนี้:

1. คลิกแท็บ ใบแจ้งหนี้
   
2. เลือกใบแจ้งหนี้ที่คุณสร้างไว้ก่อนหน้านี้
   
3. คลิกปุ่ม สร้างใบลดหนี้ของบรรทัดไอเท็ม บนหน้าจอ ใบแจ้งหนี้
   
4. กรอกข้อมูลในฟอร์มให้ครบถ้วน (จำนวนเงินและภาษีจะเป็นค่าลบโดยอัตโนมัติ) ตรวจสอบให้แน่ใจว่ากรอกข้อมูลในฟิลด์ที่ต้องป้อนข้อมูลทั้งหมดที่มีเครื่องหมายดอกจัน (*) แล้ว
5. คลิก ถัดไป > ตรวจทานใบลดหนี้ > ส่ง

สร้างใบลดหนี้ระดับส่วนหัว

เมื่อต้องการสร้างใบลดหนี้ตามใบแจ้งหนี้ทั้งหมด ให้ทำดังนี้:

1. คลิกแท็บ คำสั่งซื้อ หรือใช้ Workbench 
   
2. เลือกคำสั่งซื้อที่จะเครดิต 
   
3. คลิก สร้างใบแจ้งหนี้ > ใบลดหนี้
   
4. กรอกข้อมูลในฟอร์มใบลดหนี้ให้ครบถ้วน (จำนวนเงินและภาษีจะเป็นค่าลบโดยอัตโนมัติ) ตรวจสอบให้แน่ใจว่ากรอกข้อมูลในฟิลด์ที่ต้องป้อนข้อมูลทั้งหมดที่มีเครื่องหมายดอกจันแล้ว
5. คลิก ถัดไป > ตรวจทานใบลดหนี้ > ส่ง

ใบแจ้งหนี้แบบสรุป

ภาพรวมของฟีเจอร์:
คู่ค้าสามารถใช้ Tile คำสั่งซื้อสำหรับใบแจ้งหนี้แบบสรุปเพื่อสร้างใบแจ้งหนี้รวมได้ตามใบสั่งซื้อหลายใบและใบแจ้งการจัดส่งอย่างมีประสิทธิภาพ

ประโยชน์ที่ได้รับ:

• ลดภาระงานในการสร้างและจัดการใบแจ้งหนี้หลายใบ
• ลดจํานวนใบแจ้งหนี้ที่ผู้ซื้อต้องอนุมัติและชําระเงิน

ฟีเจอร์การเปิดใช้งาน:
ลูกค้าของคุณสามารถเปิดใช้งานกฎการทำธุรกรรม "อนุญาตให้คู่ค้าส่งใบแจ้งหนี้แบบสรุปไปยังบัญชีนี้" ใน:

• กฎการทำธุรกรรมเริ่มต้น
• กฎของกลุ่มคู่ค้า
• กฎการออกใบแจ้งหนี้ตามประเทศ

ข้อจำกัด:

• ไม่มีให้บริการสำหรับคู่ค้าที่ใช้บัญชีทั่วไป
• คำสั่งซื้อที่มีสิทธิ์จัดกลุ่มจะต้องแชร์ค่าที่เหมือนกันใน ลูกค้า ID บริษัท สกุลเงิน และ ID ระบบ
• คำสั่งซื้อทั้งหมดในกลุ่มจะต้องมีภาษีที่ส่วนหัวหรือภาษีที่บรรทัดไอเท็ม

คำสั่งซื้อทั้งหมดในกลุ่มจะต้องมีภาษีที่ส่วนหัวหรือภาษีที่ที่บรรทัดไอเท็ม

การใช้ Tile คำสั่งซื้อสำหรับใบแจ้งหนี้:
ใน Tile ของ workbench คำสั่งซื้อสำหรับใบแจ้งหนี้จะแสดงคำสั่งซื้อที่มีสิทธิ์โดยจัดกลุ่มดังนี้:

• สกุลเงิน
• ลูกค้า
• ID บริษัท
• ID ระบบ (ไม่ปรากฏให้เห็น)

คุณสามารถปรับปรุงเกณฑ์การจัดกลุ่มได้โดยเข้าไปที่แท็บการจัดกลุ่ม ซึ่งสามารถเข้าถึงได้ผ่านไอคอนเหนือในรายการคำสั่งซื้อ จากนั้นสามารถลากและวางคอลัมน์จากรายการที่มีอยู่ลงในรายการคอลัมน์ที่จัดกลุ่มได้

หมายเหตุ:คำสั่งซื้อที่มีสิทธิ์จัดกลุ่มในตอนแรกจะถูกจัดหมวดหมู่ตามลูกค้า สกุลเงิน และ ID บริษัท คุณสามารถใช้เกณฑ์การจัดกลุ่มเพิ่มเติมได้ตามต้องการ

ฟีเจอร์อื่นๆ ในการออกใบแจ้งหนี้ (เก็บบันทึก แก้ไข รายงาน เป็นต้น)

สร้างรายงานใบแจ้งหนี้

1. คลิกแท็บรายงานจากเมนูที่ด้านบนของหน้าหลัก
   
2. คลิก สร้าง
   
3. ป้อนข้อมูลที่จำเป็น เลือกประเภทรายงานใบแจ้งหนี้ (เช่น ใบแจ้งหนี้ที่ล้มเหลว)
   
4. คลิก ถัดไป
   
5. ระบุลูกค้าและสร้างวันที่ในเกณฑ์
   
6. คลิก ส่ง
   
7. คุณสามารถดูและดาวน์โหลดรายงานในรูปแบบ CSV ได้เมื่อสถานะเป็นดำเนินการแล้ว
8. สมาชิกระดับ Bronze (และสูงกว่า) อาจเลือกรายงานด้วยตนเองหรือรายงานตามกำหนดการ กำหนดข้อมูลการจัดกำหนดการ ถ้าเลือกรายงานตามกำหนดการ

หมายเหตุ : สำหรับคำแนะนำโดยละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างรายงาน โปรดดูคู่มือ SAP Business Network ในหน้าความช่วยเหลือของบัญชีของคุณ

รายงานใบแจ้งหนี้ – ประโยชน์

รายงานใบแจ้งหนี้จะให้ข้อมูลเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ที่ส่งไปยังลูกค้าสำหรับการติดตามใบแจ้งหนี้ในช่วงเวลาหนึ่งหรือโดยรวม (เช่น ปริมาณในใบแจ้งหนี้ในช่วงเวลาหนึ่ง)

• ผู้ดูแลหรือผู้ใช้ที่มีสิทธิที่เหมาะสมสามารถสร้างรายงานได้
• รายงานจะช่วยให้ข้อมูลและรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับธุรกรรมในเครือข่ายในรูปแบบที่ครบถ้วนสมบูรณ์

ตรวจทาน เก็บบันทึก หรือส่งใบแจ้งหนี้

เมื่อแก้ไขใบแจ้งหนี้ คุณสามารถรีเฟรชและตรวจหาข้อผิดพลาดได้ทุกเมื่อโดยการคลิก อัพเดท 

ในกรณีที่มีข้อผิดพลาด จะมีการแจ้งให้ทราบสีแดงปรากฏขึ้นในตำแหน่งที่ต้องแก้ไขข้อมูล

เมื่อเสร็จสิ้นการแก้ไขใบแจ้งหนี้และระบบไม่พบข้อผิดพลาดใดๆ ให้คลิก ถัดไป เพื่อตรวจทานความถูกต้องของใบแจ้งหนี้จากหน้าการตรวจทาน เมื่อรู้สึกพึงพอใจแล้ว ให้คลิก ส่ง เพื่อส่งใบแจ้งหนี้ไปยังผู้ซื้อของคุณ

หรือคุณสามารถเก็บบันทึกใบแจ้งหนี้ระหว่างการสร้างใบแจ้งหนี้เพื่อทำต่อในภายหลังได้ทุกเมื่อ ดำเนินการกับใบแจ้งหนี้ต่อโดยการเลือกใบแจ้งหนี้จาก ใบแจ้งหนี้ > แบบร่าง ในหน้าหลัก

หมายเหตุ : ใบแจ้งหนี้แบบร่างจะถูกเก็บไว้สูงสุด 7 วัน

คัดลอกใบแจ้งหนี้ที่มีอยู่

เมื่อต้องการคัดลอกใบแจ้งหนี้ที่มีอยู่เพื่อสร้างใบแจ้งหนี้ใหม่ ให้ทำดังนี้:

1. คลิกแท็บ ใบแจ้งหนี้ จากหน้าหลัก หรือใช้ Workbench
2. เลือกปุ่มตัวเลือกสำหรับใบแจ้งหนี้ที่คุณต้องการคัดลอก แล้วคลิก คัดลอก หรือเปิดใบแจ้งหนี้ที่คุณต้องการคัดลอก
3. ในแท็บ รายละเอียด ให้คลิก คัดลอกใบแจ้งหนี้นี้
4. ป้อนเลขที่ใบแจ้งหนี้ใหม่
   
5. สำหรับบรรทัดภาษีมูลค่าเพิ่ม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าวันที่จัดหาในระดับบรรทัดถูกต้อง
6. แก้ไขฟิลด์อื่นๆ ตามความจำเป็น
   
7. คลิก ถัดไป ตรวจทานใบแจ้งหนี้ แล้วส่งใบแจ้งหนี้ 

ตรวจสอบสถานะของใบแจ้งหนี้ – สถานะของเส้นทางเอกสาร

ถ้าคุณกำหนดรูปแบบการแจ้งให้ทราบเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ คุณจะได้รับอีเมล์แจ้งเกี่ยวกับสถานะของใบแจ้งหนี้ นอกจากนี้คุณยังสามารถตรวจสอบสถานะของใบแจ้งหนี้ได้โดยการเลือกใบแจ้งหนี้ในแท็บ ใบแจ้งหนี้ หรือใน Workbench

• สถานะของเส้นทางเอกสาร : แสดงสถานะของการส่งผ่านข้อมูลใบแจ้งหนี้ไปยังผู้ซื้อของคุณทาง SAP Business Network 
• เลิกใช้ : คุณยกเลิกใบแจ้งหนี้แล้ว
• ล้มเหลว : ใบแจ้งหนี้ไม่เป็นไปตามกฎการออกใบแจ้งหนี้ของผู้ซื้อ ผู้ซื้อของคุณจะไม่ได้รับใบแจ้งหนี้นี้ 
• อยู่ในคิว : SBN ได้รับใบแจ้งหนี้แล้ว แต่ยังไม่ได้ดำเนินการ 
• ส่งแล้ว : SAP Business Network ส่งใบแจ้งหนี้ไปยังคิวแล้ว ใบแจ้งหนี้กำลังรอให้ลูกค้ารับ 
• ตอบรับแล้ว : แอพพลิเคชันการออกใบแจ้งหนี้ของผู้ซื้อตอบรับว่าได้รับใบแจ้งหนี้แล้ว 

ตรวจสอบสถานะของใบแจ้งหนี้ – สถานะของใบแจ้งหนี้

สถานะของใบแจ้งหนี้แสดงถึงสถานะการดำเนินการเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ของผู้ซื้อ

• ส่งแล้ว : ส่งใบแจ้งหนี้ไปยังผู้ซื้อแล้ว แต่ผู้ซื้อยังไม่ได้ตรวจสอบความถูกต้องของใบแจ้งหนี้ตามคำสั่งซื้อและใบรับ 
• ถูกยกเลิก : ผู้ซื้ออนุมัติการยกเลิกใบแจ้งหนี้แล้ว 
• ชำระเงินแล้ว : ผู้ซื้อชำระเงินตามใบแจ้งหนี้แล้ว/อยู่ระหว่างดำเนินการชำระเงิน 
• ได้รับอนุมัติ : ผู้ซื้อตรวจสอบความถูกต้องของใบแจ้งหนี้ตามคำสั่งซื้อหรือสัญญาและใบรับแล้ว รวมถึงอนุมัติการชำระเงินแล้ว 
• ถูกปฏิเสธ : ผู้ซื้อปฏิเสธใบแจ้งหนี้ หรือใบแจ้งหนี้ไม่ผ่านการตรวจสอบความถูกต้องโดย SAP Business Network ถ้าผู้ซื้อยอมรับใบแจ้งหนี้หรืออนุมัติใบแจ้งหนี้สำหรับการชำระเงิน สถานะของใบแจ้งหนี้จะได้รับการอัพเดทเป็น ส่งแล้ว (ยอมรับใบแจ้งหนี้) หรือ ได้รับอนุมัติ (อนุมัติใบแจ้งหนี้สำหรับการชำระเงิน) 
• ล้มเหลว : SAP Business Network พบปัญหาในการกำหนดเส้นทางใบแจ้งหนี้ 

ตรวจสอบประวัติใบแจ้งหนี้ – ตรวจสอบคอมเมนต์เกี่ยวกับสถานะ

1. คลิกแท็บ ประวัติ เพื่อดูรายละเอียดสถานะและประวัติใบแจ้งหนี้
2. ประวัติและคอมเมนต์เกี่ยวกับสถานะของใบแจ้งหนี้จะแสดงขึ้น
3. ประวัติธุรกรรมสามารถใช้ในการระบุปัญหาสำหรับธุรกรรมที่ล้มเหลวหรือที่ถูกปฏิเสธ
4. เมื่อเสร็จสิ้นการตรวจทานประวัติแล้ว ให้คลิก เสร็จสิ้น

ปรับเปลี่ยนใบแจ้งหนี้ที่มีอยู่

การแก้ไขใบแจ้งหนี้ที่มีอยู่: ยกเลิก แก้ไข และส่งใหม่ - ฟีเจอร์นี้จะใช้ได้ก็ต่อเมื่อได้รับอนุญาตจากลูกค้าของคุณ คู่ค้าสามารถแก้ไขใบแจ้งหนี้ฉบับร่างได้เท่านั้น ไม่สามารถแก้ไขใบแจ้งหนี้ที่ส่งแล้วได้ ตัวเลือกการยกเลิกจะขึ้นอยู่กับดุลยพินิจของผู้ซื้อ เริ่มดำเนินการ:

• ค้นหาและเปิดใบแจ้งหนี้
• คลิก ยกเลิก สถานะของใบแจ้งหนี้จะเปลี่ยนเป็น ถูกยกเลิกแล้ว
• คลิกหรือเลือกใบแจ้งหนี้ที่ล้มเหลว ถูกยกเลิก หรือถูกปฏิเสธที่คุณต้องการส่งใหม่ แล้วคลิก แก้ไข
• กรอกข้อมูลในใบแจ้งหนี้ของคุณตามขั้นตอนปกติ
• สุดท้าย คลิก ส่ง เพื่อส่งใบแจ้งหนี้ที่แก้ไขแล้ว

การแยกเก็บใบแจ้งหนี้

การกำหนดรูปแบบการแยกเก็บใบแจ้งหนี้ทำให้คุณสามารถระบุความถี่ ความเร่งด่วน และการส่งมอบข้อมูลแยกเก็บแบบ ZIP ของใบแจ้งหนี้

1. คลิกชื่อย่อของคุณที่มุมบนขวา แล้วเลือก การตั้งค่า > การกำหนดเส้นทางใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์
2. เลือกแท็บ การออกใบกำกับภาษีและการแยกเก็บ
3. เลื่อนลงไปที่ การแยกเก็บใบแจ้งหนี้ แล้วเลือกลิงก์สำหรับ กำหนดรูปแบบการแยกเก็บใบแจ้งหนี้
4. เลือกความถี่ (สองครั้งต่อวัน ทุกวัน ทุกสัปดาห์ ทุกสองสัปดาห์ หรือทุกเดือน) เลือก แยกเก็บทันที เพื่อแยกเก็บโดยไม่ต้องรอ 30 วัน แล้วคลิก เริ่มดำเนินการ
5. คุณอาจเนวิเกตกลับไปยังหน้าจอ การออกใบกำกับภาษีและการแยกเก็บ เพื่อสมัครใช้งาน การแยกเก็บเอกสารระยะยาว สำหรับโซลูชันการแยกเก็บที่เชื่อมต่อ

หมายเหตุ : ถ้าคุณต้องการให้ SAP Business Network ส่งมอบไฟล์ ZIP ที่แยกเก็บให้คุณโดยอัตโนมัติ ให้ป้อน URL การส่งมอบข้อมูลแยกเก็บด้วย (หรือคุณอาจดาวน์โหลดใบแจ้งหนี้ได้จาก กล่องเอกสารออก ในเซกชัน ใบแจ้งหนี้ที่แยกเก็บ) หลังจากเริ่มดำเนินการ แยกเก็บทันที แล้ว คุณสามารถเลือก หยุด หรือ อัพเดทความถี่ ได้ทุกเมื่อ 

ใบเพิ่มหนี้

ใบเพิ่มหนี้เป็นใบแจ้งหนี้ที่ออกเพื่อแจ้งให้ผู้ซื้อทราบถึงราคาที่ถูกต้องหลังจากได้รับใบแจ้งหนี้แล้ว โดยทั่วไปจะใช้เพื่อแก้ไขปัญหาการชำระเงิน เช่น ราคาที่ไม่ตรงกัน หรือการเปลี่ยนแปลงภาษีหรือค่าขนส่ง

SAP Business Network สนับสนุนสองประเภท:

ใบเพิ่มหนี้ของบรรทัดไอเท็มตามคำสั่งซื้อและใบเพิ่มหนี้ของบรรทัดไอเท็มที่ไม่มีคำสั่งซื้อ ในการสร้างและจัดการบันทึกย่อเหล่านี้ผู้ใช้ต้องมีสิทธิ์เฉพาะ แต่ก็มีข้อจำกัด รวมถึงการไม่สามารถสร้างใบเพิ่มหนี้ระดับส่วนหัว และไม่สามารถสร้างใบเพิ่มหนี้ของบรรทัดไอเท็มตามใบแจ้งหนี้ SBN ที่แปลงจากใบแจ้งหนี้บริการ หรือเพิ่มปริมาณสำหรับใบแจ้งหนี้โดยใช้ใบเพิ่มหนี้ของบรรทัดไอเท็ม นอกจากนี้ คุณไม่สามารถสร้างใบเพิ่มหนี้ของบรรทัดไอเท็มได้สำหรับคำสั่งซื้อที่ยังไม่ได้ออกใบแจ้งหนี้ และไม่สามารถสร้างผ่านการอัปโหลดไฟล์ CSV หรือสร้างตามใบแจ้งหนี้การบริการตามใบบันทึกบริการได้

Tile ใน Workbench สำหรับใบเพิ่มหนี้:

Tile ใน Workbench สำหรับใบเพิ่มหนี้จะแสดงจำนวนใบลดหนี้ที่คุณสร้างขึ้น เมื่อคุณเลือก Tile ใน Workbench ใบเพิ่มหนี้ Workbench จะแสดงใบเพิ่มหนี้ในรายการ และมีตัวกรองและคอลัมน์เริ่มต้น และตามกฎการซื้อขายของผู้ซื้อ สิทธิ์ผู้ใช้ และสถานะเอกสาร อนุญาตให้ดำเนินการดังต่อไปนี้:

จำเป็นต้องทำความคุ้นเคยกับกฎธุรกรรมเฉพาะที่ใช้กับลูกค้าของคุณเพื่อทำความเข้าใจขอบเขตของการออกใบแจ้งหนี้ให้ลึกซึ้งยิ่งขึ้น

ใช้ลิงก์ด้านล่างเพื่อเรียนรู้ข้อมูลเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ดังต่อไปนี้:

กลับไปที่หน้าหลัก