Замовлення на закупівлю послуг

Замовлення на купівлю послуг (замовлення на надання послуг) – це документ, який підприємства використовують для запиту та авторизації певних послуг у постачальників або постачальників послуг. На відміну від матеріальних замовлень, які передбачають закупівлю фізичних товарів, сервісні замовлення орієнтовані на придбання нематеріальних послуг, таких як технічне обслуговування, ремонт, консалтинг або інші професійні послуги.

Подібно до замовлень на матеріали, деякі клієнти можуть вимагати від постачальників негайного підтвердження замовлення на надання послуг (OC). Це підтвердження підтверджує прийняття умов замовлення на закупівлю та забезпечує узгодженість між вами та вашим клієнтом. Щоб дізнатися більше про OC, зверніться до пояснення, наданого на сторінці замовлення на купівлю матеріалу.

Крім того, разом із замовленням на надання послуг вам може знадобитися подати специфікацію послуг (SES) після завершення надання послуг. SES служить записом про надані послуги, докладно описуючи тип виконаної послуги, тривалість, вартість та іншу відповідну інформацію. Це важливо для моніторингу продуктивності сервісу, керування бюджетами та полегшення точних процесів фактурування та платежів.

Подібно до процесу замовлень на матеріали, статус сервісного замовлення на купівлю може змінюватися залежно від статусу виконання. Якщо послуги частково завершені, стан замовлення на закупівлю може бути оновлено до «Частково надано послуги», і після повного завершення його можна оновити до «Послуги».

Як завжди, важливо дотримуватися конкретних інструкцій, наданих вашим клієнтом, щодо необхідних документів та процедур закупівлі послуг. Це забезпечує безперебійну обробку та виконання сервісних замовлень відповідно до вимог замовника.

Якщо ви використовуєте стандартний обліковий запис, ви також можете відвідати цю сторінку  або переглянути  цей список відтворення відео  для отримання спеціальних інструкцій. 

Сервісне замовлення

Знайти та переглянути замовлення на закупівлю послуг

Знайдіть своє замовлення на надання послуг, а потім натисніть «Створити специфікацію послуг» у стовпці «Дії». Або натисніть на номер замовлення, щоб переглянути замовлення на надання послуг, а потім натисніть кнопку «Створити специфікацію послуг» у верхній або нижній частині замовлення. 

Послуги будуть вказані на рівні рядка замовлення на закупівлю в стовпці «Тип». Значок вказує, чи потрібна специфікація послуг.

Специфікація послуг – інформація заголовка

1. Заповніть усі обов’язкові поля із зірочкою (*).
   
2. Введіть додаткові поля на запит вашого клієнта, включаючи інформацію про підрядника, особу з правом затвердження тощо.

Специфікація послуг – розділ позиції

1. Оновити кількості окремих позицій.
   
2. Введіть дати початку та завершення сервісу, якщо вони доступні, і будь-які додаткові коментарі за потреби.
   
3. Клацніть Далі, щоб перейти до екрана перегляду.
   
4. На екрані «Перегляд» перевірте свою специфікацію послуг на точність. Якщо є помилки, натисніть «Назад», щоб повернутися на екран «Створити специфікацію послуг». Щоб надіслати своєму клієнту, натисніть «Відправити».

Автоматично сформувати специфікацію послуг – створити специфікацію послуг на основі рахунка-фактури

Для клієнтів, які дозволяють автоматично формувати специфікації послуг, ви можете створювати рахунки-фактури за надання послуг для кожного рядка із зазначенням послуги в замовленні на надання послуг, а відповідні специфікації послуг автоматично формуються та надсилаються вашому клієнту.

1. Знайдіть замовлення на закупівлю для виставлення рахунка-фактури та виберіть Створити рахунок-фактуру > Стандартний рахунок-фактура.
   
2. Перегляньте спливаюче повідомлення на екрані, попередивши вас про автоматичне генерування.
   
3. Клацніть X, щоб продовжити створення та надсилання рахунка-фактури.
   
4. Після відправлення рахунка-фактури специфікація послуг автоматично формуватиметься та буде доступна на вкладці «Виконання» > специфікації послуг.

Примітка. Якщо ви натиснете прапорець «Не показувати попереджувальне повідомлення», зверніть увагу, що специфікації послуг продовжать автоматично формуватися під час створення рахунків-фактур для клієнтів, які увімкнули цю опцію.

Стан специфікації послуг

Ви можете в будь-який момент перевірити стан специфікації послуг. 

1. Перейдіть на вкладку «Виконання» і виберіть специфікації послуг.
   
2. У кожному рядку відображатимуться "Статус маршрутизації" та "Статус схвалення".
   
3. Якщо специфікацію послуг відхилено або вона не вдалася, перегляньте причину, відкривши специфікацію послуг і натиснувши на вкладку «Журнал».

Цей вміст містить чіткі вказівки щодо створення SES. Щоб краще зрозуміти ці процедури на практиці, ви можете перейти за посиланням нижче:

Специфікація послуг

Ці ресурси дають практичне уявлення про згадані процеси. Не соромтеся досліджувати їх, щоб поглибити своє розуміння.