Tjänstebeställning

En inköpsorder för tjänst är ett dokument som företag använder för att begära och auktorisera specifika tjänster från leverantörer eller tjänsteleverantörer. Till skillnad från materialorder, som innefattar anskaffning av fysiska varor, fokuserar inköpsorder för tjänster på att förvärva immateriella tjänster som underhåll, reparationer, konsulttjänster eller andra professionella tjänster.

I likhet med materialbeställningar kan vissa kunder kräva att leverantörer omgående bekräftar en tjänstbeställning med en orderbekräftelse (OC). Denna bekräftelse validerar godkännandet av inköpsordervillkoren och säkerställer överensstämmelse mellan dig och din kund. För mer information om OCs, se förklaringen på sidan för materialbeställning.

Utöver tjänstbeställningen kan du behöva skicka ett tjänsteregistreringsdokument när tjänsterna har slutförts. Det gemensamma europeiska luftrummet fungerar som ett register över de utförda tjänsterna och anger vilken typ av tjänst som utförts, varaktighet, kostnad och annan relevant information. Det är viktigt för att övervaka tjänstens prestanda, hantera budgetar och underlätta korrekta fakturerings- och betalningsprocesser.

I likhet med processen för materialorder kan status för en tjänstbeställning ändras baserat på uppfyllandestatus. Om tjänsterna är delvis slutförda kan inköpsorderstatusen uppdateras till "Delvis utförd" och vid fullständigt slutförande kan den uppdateras till "Utförd".

Som alltid är det viktigt att följa de specifika instruktionerna från din kund angående nödvändiga dokument och procedurer för anskaffning av tjänster. Detta säkerställer smidig bearbetning och uppfyllande av serviceorder enligt kundens behov.

Om du använder ett standardkonto kan du också besöka den här sidan  eller titta på  denna videospellista  för särskilda instruktioner. 

Serviceorder

Hitta och granska inköpsorder för tjänst

Hitta tjänstens inköpsorder och klicka sedan på Skapa tjänstblad under kolumnen Åtgärder. Eller klicka på beställningsnumret för att visa tjänstens inköpsorder och klicka sedan på knappen Skapa tjänstblad högst upp eller längst ner i beställningen. 

Tjänster anges på radnivå för inköpsordern i kolumnen Typ. En ikon indikerar om ett tjänstblad krävs.

Tjänstblad - huvudinformation

1. Fyll i obligatoriska fält som har en asterisk (*).
   
2. Ange ytterligare fält enligt kundens begäran, inklusive information om kontraktsanställd, godkännare etc.

Tjänstblad - avsnittet Orderrad

1. Uppdatera kvantiteter för orderrader.
   
2. Ange start- och slutdatum för tjänst om sådana finns samt ytterligare kommentarer efter behov.
   
3. Klicka på Nästa för att fortsätta till granskningsbilden.
   
4. Kontrollera att ditt tjänstblad är korrekt på skärmen Granska. Om det finns fel klickar du på Föregående för att återgå till skärmen Skapa tjänstblad. Klicka på Skicka för att skicka till din kund.

Generera tjänstblad automatiskt – skapa ett tjänstblad från en faktura

För kunder som tillåter automatiskt genererade tjänstblad kan du skapa tjänstfakturor för varje tjänstrad i en tjänstbeställning, och motsvarande tjänstblad genereras automatiskt och skickas till din kund.

1. Hitta inköpsordern att fakturera mot och välj Skapa faktura > Standardfaktura.
   
2. Granska popup-meddelandet på skärmen och varna dig om automatisk generering.
   
3. Klicka på X för att fortsätta med fakturauppläggning och -överföring.
   
4. När fakturan har skickats kommer tjänstbladet automatiskt att genereras och vara tillgängligt under fliken Expediering > tjänstblad.

Obs! Om du klickar på rutan Visa inte varningsmeddelandet igen, tänk på att tjänstblad kommer att fortsätta att genereras automatiskt när fakturan skapas för kunder som har möjliggjort detta alternativ.

Status för tjänstblad

Du kan när som helst kontrollera status för ett tjänstblad. 

1. Klicka på fliken Uppfyllande och välj tjänstblad.
   
2. Routing- och godkännandestatus visas på varje rad.
   
3. Om ett tjänstblad avvisas eller misslyckas kan du visa orsaken genom att öppna tjänstbladet och klicka på fliken Historik.

Detta innehåll ger tydlig vägledning om hur man skapar ett SES. För att bättre förstå dessa procedurer i praktiken kan du gå till länken nedan:

Tjänstblad

Dessa resurser ger en praktisk inblick i de nämnda processerna. Utforska dem gärna för att fördjupa din förståelse.