Innkjøpsordre for tjenester

En tjenesteinnkjøpsordre er et dokument som brukes av bedrifter til å rekvirere og autorisere bestemte tjenester fra leverandører eller tjenesteleverandører. I motsetning til materialordrer som involverer anskaffelse av fysiske varer, fokuserer tjenesteinnkjøpsordrer på anskaffelse av immaterielle tjenester som vedlikehold, reparasjoner, konsulenttjenester eller andre profesjonelle tjenester.

I likhet med materialordrer kan noen kunder kreve at leverandører bekrefter en serviceinnkjøpsordre umiddelbart med en ordrebekreftelse (OC). Denne bekreftelsen validerer godkjenningen av IO-vilkårene og -betingelsene og sikrer samsvar mellom deg og kunden. Hvis du vil ha mer informasjon om OC-er, kan du se forklaringen som er oppgitt på siden "Material PO".

I tillegg kan du sammen med tjenesteinnkjøpsordren bli bedt om å sende et tjenesteregistreringsskjema (TRS) når tjenestene er fullført. TRS-et fungerer som en registrering av tjenestene som ytes, med nærmere opplysninger om hvilken type tjeneste som utføres, varighet, kostnad og annen relevant informasjon. Det er viktig for å overvåke tjenesteytelsen, administrere budsjetter og legge til rette for nøyaktige fakturerings- og betalingsprosesser.

I likhet med prosessen for materialordrer kan statusen for en tjenesteinnkjøpsordre endres basert på oppfyllelsesstatusen. Hvis tjenestene er delvis fullført, kan IO-statusen oppdateres til "Delvis betjent", og ved fullstendig fullføring kan den oppdateres til "Betjent".

Som alltid er det viktig å følge de spesifikke instruksjonene fra kunden om nødvendige dokumenter og prosedyrer for anskaffelse av tjenester. Dette sikrer problemfri behandling og oppfyllelse av serviceordrer i henhold til kundens behov.

Hvis du bruker en standardkonto, kan du også gå til denne siden  eller se  denne videospillelisten  for å få dedikerte instruksjoner. 

Serviceordre

Finn og kontroller serviceinnkjøpsordre

Finn innkjøpsordren for tjenesten, og klikk deretter på Opprett tjenesteregistreringsskjema under kolonnen Handlinger. Eller klikk på ordrenummeret for å vise tjeneste-IO-en, og klikk deretter på knappen Opprett tjenesteregistreringsskjema øverst eller nederst på ordren. 

Tjenester vises på linjenivå for innkjøpsordren i kolonnen Type. Et ikon viser om et tjenesteregistreringsskjema er obligatorisk.

Tjenesteregistreringsskjema – toppinformasjon

1. Fyll ut alle obligatoriske felt med en asterisk (*).
   
2. Oppgi tilleggsfelt slik kunden har bedt om, inkludert informasjon om oppdragstaker, godkjenner osv.

Tjenesteregistreringsskjema – posisjonsseksjon

1. Oppdater kvanta for detaljposter.
   
2. Oppgi start- og sluttdatoer for tjeneste hvis tilgjengelig, og eventuelle tilleggskommentarer etter behov.
   
3. Klikk på Neste for å gå til evalueringsskjermbildet.
   
4. Fra skjermbildet Evaluer kontrollerer du at tjenesteregistreringsskjemaet er riktig. Hvis det finnes feil, klikker du på Forrige for å gå tilbake til skjermbildet Opprett tjenesteregistreringsskjema. Hvis du vil sende til kunden, klikker du på Send.

Generer et tjenesteregistreringsskjema automatisk – opprette et tjenesteregistreringsskjema fra en faktura

For kunder som tillater automatisk genererte tjenesteregistreringsskjemaer, kan du opprette tjenestefakturaer for hver tjenestelinje på en tjenesteordre, og tilsvarende tjenesteregistreringsskjemaer genereres og sendes automatisk til kunden.

1. Finn innkjøpsordren som skal faktureres mot, og velg Opprett faktura > Standardfaktura.
   
2. Kontroller popup-meldingen på skjermen og varsle deg om automatisk generering.
   
3. Klikk på X for å fortsette med oppretting og sending av faktura.
   
4. Når fakturaen er sendt, genereres tjenesteregistreringsskjemaet automatisk, og det blir tilgjengelig på fanearket Oppfyllelse > Tjenesteregistreringsskjemaer.

Merk: Hvis du klikker på boksen Ikke vis advarselsmeldingen igjen, må du være oppmerksom på at tjenesteregistreringsskjemaer fortsatt vil genereres automatisk under fakturaoppretting for kunder som har aktivert dette alternativet.

Status for tjenesteregistreringsskjema

Du kan når som helst kontrollere statusen for et tjenesteregistreringsskjema. 

1. Klikk på fanen Oppfyllelse og velg tjenesteregistreringsskjemaer.
   
2. Ruting og godkjenningsstatus vises på hver linje.
   
3. Hvis et tjenesteregistreringsskjema avvises eller mislykkes, viser du årsaken ved å åpne tjenesteregistreringsskjemaet og klikke på fanen Historikk.

Dette innholdet gir tydelig veiledning om hvordan du oppretter et TRS. For å forstå disse prosedyrene bedre i praksis, kan du få tilgang til lenken nedenfor:

Tjenesteregistreringsskjema

Disse ressursene gir en praktisk innsikt i de nevnte prosessene. Føl deg fri til å utforske dem for å utdype din forståelse.