Servicebestelling

Een service-inkooporder (service-IO) is een document dat bedrijven gebruiken om specifieke services van leveranciers of dienstverleners aan te vragen en te autoriseren. In tegenstelling tot materiaalorders, waarbij fysieke goederen worden ingekocht, zijn service-IO's gericht op de aanschaf van immateriële services zoals onderhoud, reparaties, consulting of andere professionele services.

Net als bij materiaalorders verplichten sommige klanten leveranciers mogelijk om een service-IO onmiddellijk te bevestigen met een orderbevestiging (OC). Deze bevestiging valideert de acceptatie van de IO-voorwaarden en zorgt voor afstemming tussen u en uw klant. Zie de uitleg op de pagina met artikelbestellingen voor meer informatie over OC's.

Daarnaast moet u mogelijk naast de service-IO een service-invoerblad (SIB) indienen na voltooiing van de services. Het SES dient als een register van de verleende diensten, met informatie over het soort uitgevoerde dienst, de duur, de kosten en andere relevante informatie. Het is essentieel voor het bewaken van serviceprestaties, het beheren van budgetten en het faciliteren van nauwkeurige facturerings- en betalingsprocessen.

Net als bij materiaalorders kan de status van een servicebestelling veranderen op basis van de afhandelingsstatus. Als de services gedeeltelijk zijn voltooid, kan de status van de bestelling worden bijgewerkt naar "Gedeeltelijk service verleend" en na volledige voltooiing kan deze worden bijgewerkt naar "Service verleend".

Zoals altijd is het belangrijk dat u zich houdt aan de specifieke instructies die uw klant heeft gegeven met betrekking tot de vereiste documenten en procedures voor service-inkoop. Dit zorgt voor een soepele verwerking en afhandeling van serviceorders in overeenstemming met de vereisten van de klant.

Als u een standaardaccount gebruikt, kunt u deze pagina ook bezoeken  of  deze videoafspeellijst bekijken  voor speciale instructies. 

Serviceorder

Service-IO zoeken en controleren

Zoek uw service-IO en klik vervolgens op Serviceblad maken in de kolom Acties. Of klik op het ordernummer om de service-IO te bekijken en klik vervolgens op de knop Serviceblad maken boven of onder aan de order. 

Services worden aangegeven op het regelniveau van de IO in de kolom Type. Een pictogram geeft aan of een serviceblad vereist is.

Serviceblad - kopinformatie

1. Vul alle verplichte velden met een asterisk (*) in.
   
2. Voer aanvullende velden in zoals gevraagd door uw klant, zoals Gegevens van contractant, Goedkeurder, enzovoort.

Serviceblad - sectie regelitem

1. Actualiseer hoeveelheden van posities
   
2. Voer de begin- en einddatum van de service in, indien beschikbaar, en eventueel aanvullende opmerkingen.
   
3. Klik op Volgende om door te gaan naar het controlescherm.
   
4. Controleer op het controlescherm of het serviceblad correct is. Als er fouten zijn, klikt u op Vorige om terug te gaan naar het scherm Serviceblad maken. Klik op Indienen om naar uw klant te verzenden.

Een serviceblad automatisch genereren – een serviceblad maken op basis van een factuur

Voor klanten die automatisch gegenereerde servicebladen toestaan, kunt u servicefacturen maken voor elke serviceregel op een serviceorder. De bijbehorende servicebladen worden automatisch gegenereerd en naar uw klant verzonden.

1. Zoek de inkooporder die u wilt factureren op en selecteer Factuur maken > Standaardfactuur.
   
2. Controleer het pop-upbericht op uw scherm en informeer u over het automatisch genereren.
   
3. Klik op de X om door te gaan met het maken en indienen van de factuur.
   
4. Zodra de factuur is ingediend, wordt het serviceblad automatisch gegenereerd en is het beschikbaar op het tabblad Uitvoering > servicebladen.

Opmerking: als u op het vakje De waarschuwingsmelding niet meer weergeven klikt, blijven servicebladen automatisch gegenereerd tijdens het maken van facturen voor klanten die deze optie hebben ingeschakeld.

Status serviceblad

U kunt op elk moment de status van een serviceblad controleren. 

1. Klik op het tabblad Uitvoering en selecteer servicebladen.
   
2. De routerings- en goedkeuringsstatus zijn zichtbaar op elke regel.
   
3. Als een serviceblad is afgewezen of mislukt, kunt u de reden bekijken door het serviceblad te openen en op het tabblad Historie te klikken.

Deze inhoud biedt duidelijke richtsnoeren voor het maken van een SES. Om deze procedures in de praktijk beter te begrijpen, kunt u de onderstaande link openen:

Serviceblad

Deze middelen geven een praktisch inzicht in de genoemde processen. Voel je vrij om ze te verkennen om je begrip te verdiepen.