Commande d'achat de services

Un bon de commande de services est un document que les entreprises utilisent pour demander et autoriser des services spécifiques auprès de fournisseurs ou de fournisseurs de services. Contrairement aux commandes d'articles, qui impliquent l'approvisionnement en marchandises physiques, les commandes d'achat de services sont axées sur l'acquisition de services incorporels tels que la maintenance, les réparations, le conseil ou d'autres services professionnels.

Comme pour les commandes matérielles, certains clients peuvent exiger des fournisseurs qu'ils confirment rapidement un bon de commande de services avec une confirmation de commande. Cette confirmation valide l'acceptation des conditions générales du bon de commande et garantit l'alignement entre vous et votre client. Pour plus de détails sur les OC, reportez-vous à l'explication fournie sur la page de commande d'articles.

En outre, en plus du bon de commande de services, vous devrez peut-être soumettre une feuille de saisie des services une fois les services terminés. Le SES sert de registre des services rendus, détaillant le type de service fourni, la durée, le coût et d'autres renseignements pertinents. Elle est essentielle pour surveiller la performance des services, gérer les budgets et faciliter des processus de facturation et de paiement précis.

Comme pour les commandes matérielles, le statut d'un bon de commande de services peut changer en fonction du statut d'exécution. Si les services sont partiellement exécutés, le statut du bon de commande peut être mis à jour sur "Partiellement fourni", et une fois l'intégralité terminée, il peut être mis à jour sur "Fourni".

Comme toujours, il est important de respecter les instructions spécifiques fournies par votre client concernant les documents et procédures requis pour l'approvisionnement en services. Cela garantit le bon traitement et le traitement des ordres de service en fonction des besoins du client.

Si vous utilisez un compte Standard, vous pouvez également consulter cette page ou regarder cette liste de vidéos pour obtenir des instructions spécifiques. 

Ordre de service

Rechercher et vérifier le bon de commande de services

Recherchez votre bon de commande de services, puis cliquez sur Créer une feuille de services dans la colonne Actions. Vous pouvez également cliquer sur le numéro de commande pour afficher le bon de commande de services, puis cliquer sur le bouton Créer une feuille de services en haut ou en bas de la commande. 

Les services seront indiqués au niveau de la ligne du bon de commande dans la colonne Type. Une icône indique si une feuille de services est requise.

Feuille de services - Informations d'en-tête

1. Renseignez tous les champs obligatoires comportant un astérisque (*).
2. Renseignez les champs supplémentaires demandés par votre client, notamment les informations sur l'intérimaire, l'approbateur, etc.

Feuille de services - Section Article de ligne

1. Mettre à jour les quantités des postes individuels.
2. Saisissez les dates de début et de fin du service, le cas échéant, ainsi que des commentaires supplémentaires si nécessaire.
3. Cliquez sur Suivant pour passer à l'écran de vérification.
4. Dans l'écran Vérifier, vérifiez l'exactitude de votre feuille de services. En cas d'erreurs, cliquez sur Précédent pour revenir à l'écran Créer une feuille de services. Pour soumettre à votre client, cliquez sur Soumettre.

Générer automatiquement une feuille de services : créer une feuille de services à partir d'une facture

Pour les clients qui autorisent les feuilles de services générées automatiquement, vous pouvez créer des factures de services pour chaque ligne d'une commande de service et les feuilles de services correspondantes sont automatiquement générées et envoyées à votre client.

1. Recherchez le bon de commande à facturer et sélectionnez Créer une facture > Facture standard.
2. Examinez le message pop-up à l'écran, vous alertant de la génération automatique.
3. Cliquez sur X pour poursuivre la création et la soumission de la facture.
4. Une fois la facture soumise, la feuille de services est générée automatiquement et est disponible sous l'onglet Exécution > feuilles de services.

Remarque : si vous cochez la case Ne plus afficher le message d'avertissement, notez que les feuilles de services continueront d'être générées automatiquement lors de la création de factures pour les clients qui ont activé cette option.

Statut de la feuille de services

Vous pouvez à tout moment vérifier le statut d'une feuille de services. 

1. Cliquez sur l'onglet Exécution et sélectionnez les feuilles de services.
2. Le statut d'acheminement et d'approbation sera visible sur chaque ligne.
3. Si une feuille de services est rejetée ou en échec, affichez le motif en ouvrant la feuille de services et en cliquant sur l'onglet Historique.

Ce contenu fournit des indications claires sur la manière de créer une feuille de services. Pour mieux comprendre ces procédures dans la pratique, vous pouvez accéder au lien ci-dessous :

Créer une feuille de service

Ces ressources fournissent un aperçu pratique des processus mentionnés. N'hésitez pas à les explorer pour approfondir votre compréhension.

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