Palveluostotilaus

Palvelun ostotilaus (palveluostotilaus) on asiakirjayritys, jota käytetään tiettyjen palvelujen pyytämiseen ja valtuuttamiseen toimittajilta tai palveluntarjoajilta. Toisin kuin materiaalitilaukset, joihin liittyy fyysisten tavaroiden hankintaa, palveluostotilaukset keskittyvät aineettomien palvelujen, kuten kunnossapidon, korjausten, konsultoinnin tai muiden asiantuntijapalvelujen hankintaan.

Samoin kuin nimiketilauksissa, jotkin asiakkaat saattavat vaatia toimittajia hyväksymään palveluostotilauksen viipymättä tilausvahvistuksen kanssa. Tämä vahvistus validoi ostotilauksen ehtojen hyväksynnän ja varmistaa yhdenmukaisuuden sinun ja asiakkaasi välillä. Lisätietoja OC:istä on nimikkeen ostotilaussivulla ilmoitetussa selityksessä.

Lisäksi palveluostotilauksen ohella saatat joutua lähettämään palvelun rekisteröintilomakkeen (SES), kun palvelut on päätetty. Yhtenäinen palvelulomake toimii tallenteena tarjotuista palveluista ja siinä esitetään yksityiskohtaisesti suoritetun palvelun tyyppi, kesto, kustannukset ja muut asiaankuuluvat tiedot. Se on olennaisen tärkeää palvelun suorituskyvyn seuraamiseksi, budjettien hallitsemiseksi ja tarkkojen laskutus- ja maksuprosessien helpottamiseksi.

Samoin kuin nimiketilausten prosessissa, palveluostotilauksen tila voi muuttua toteutuksen tilan perusteella. Jos palvelut on päätetty osittain, ostotilauksen tilaksi voidaan päivittää "Osittain suoritettu", ja kun palvelut on päätetty, ne voidaan päivittää tilaan "Palveltu".

Kuten aina, on tärkeää noudattaa asiakkaan antamia erityisiä ohjeita, jotka koskevat palvelujen hankintaan tarvittavia asiakirjoja ja menettelyjä. Näin varmistetaan palvelutilausten sujuva käsittely ja toteutus asiakkaan vaatimusten mukaisesti.

Jos käytät Standard-tiliä, voit myös käydä tällä sivulla  tai katsoa  tämän videon soittolistalta  erilliset ohjeet. 

Palvelutilaus

Etsi ja tarkista palvelun ostotilaus

Paikanna palveluostotilaus ja valitse sitten Toiminnot -sarakkeessa Luo palvelulomake. Voit myös näyttää palveluostotilauksen napsauttamalla tilausnumeroa ja napsauttamalla sitten Luo palvelulomake -painiketta tilauksen ylä- tai alaosassa. 

Palvelut ilmoitetaan ostotilauksen rivitasolla Tyyppi -sarakkeessa. Kuvake ilmaisee, onko palvelulomake pakollinen.

Palvelulomake - otsikkotiedot

1. Täytä kaikki pakolliset kentät, joissa on tähti (*).
   
2. Syötä asiakkaasi pyytämät lisäkentät, mukaan lukien alihankkijatiedot, hyväksyjä jne.

Palvelulomake - rivinimikeosio

1. Päivitä rivinimikkeiden määrät.
   
2. Syötä palvelun alku- ja loppupäivämäärät, jos ne ovat käytettävissä, ja mahdolliset lisäkommentit tarpeen mukaan.
   
3. Jatka tarkistusnäyttöön napsauttamalla Seuraava.
   
4. Tarkista tarkistusnäytöstä palvelulomakkeen oikeellisuus. Jos virheitä on, palaa Luo palvelulomake -näyttöön napsauttamalla Edellinen. Lähetä asiakkaalle napsauttamalla Lähetä.

Generoi palvelulomake automaattisesti – luo palvelulomake laskusta

Asiakkaille, jotka sallivat automaattisesti generoidut palvelulomakkeet, voit luoda palvelulaskuja jokaiselle palvelutilauksen palveluriville, ja vastaavat palvelulomakkeet generoidaan ja lähetetään automaattisesti asiakkaallesi.

1. Etsi laskutettava ostotilaus ja valitse Luo lasku > Vakiolasku.
   
2. Tarkista näytössä oleva ponnahdusikkunaviesti, joka ilmoittaa automaattisesta generoinnista.
   
3. Jatka laskun luontia ja lähetystä napsauttamalla X.
   
4. Kun lasku on lähetetty, palvelulomake generoidaan automaattisesti, ja se on käytettävissä kohdassa Toteutus -välilehti > Palvelulomakkeet.

Huomautus: Jos napsautat ruutua Älä näytä varoitusilmoitusta uudelleen, ota huomioon, että palvelulomakkeiden generointi jatkuu automaattisesti laskun luonnin aikana asiakkaille, jotka ovat ottaneet tämän vaihtoehdon käyttöön.

Palvelulomakkeen tila

Voit milloin tahansa tarkistaa palvelulomakkeen tilan. 

1. Napsauta Toteutus -välilehteä ja valitse palvelulomakkeet.
   
2. Reitityksen ja hyväksynnän tila näkyvät jokaisella rivillä.
   
3. Jos palvelulomake on hylätty tai epäonnistunut, näytä syy avaamalla palvelulomake ja napsauttamalla Historia -välilehteä.

Tämä sisältö tarjoaa selkeitä ohjeita palvelulomakkeen luontiin. Jotta voisit ymmärtää näitä menettelyjä käytännössä paremmin, pääset alla olevaan linkkiin:

Palvelulomake

Nämä resurssit tarjoavat käytännön käsityksen mainituista prosesseista. Voit vapaasti tutkia niitä syventääksesi ymmärrystäsi.