PO Υπηρεσιών

Μια Εντολή Αγοράς Υπηρεσίας (PO Υπηρεσίας) είναι μια επιχειρηματική χρήση εγγράφου για να ζητήσετε και να εξουσιοδοτήσετε συγκεκριμένες υπηρεσίες από προμηθευτές ή παρόχους υπηρεσιών. Σε αντίθεση με τις παραγγελίες υλικών, που περιλαμβάνουν την προμήθεια φυσικών αγαθών, οι εντολές αγοράς υπηρεσιών εστιάζονται στην απόκτηση άυλων υπηρεσιών όπως συντήρηση, επισκευές, συμβουλές ή άλλες επαγγελματικές υπηρεσίες.

Όπως και με τις παραγγελίες υλικών, ορισμένοι πελάτες μπορεί να απαιτούν από τους προμηθευτές να αναγνωρίσουν ένα ΡΟ υπηρεσίας άμεσα με επιβεβαίωση παραγγελίας (OC). Αυτή η επιβεβαίωση επικυρώνει την αποδοχή των όρων και προϋποθέσεων του ΡΟ και διασφαλίζει την ευθυγράμμιση μεταξύ εσάς και του πελάτη σας. Για περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με τους OCs, ανατρέξτε στην επεξήγηση που παρέχεται στη σελίδα PO υλικού.

Επιπλέον, μαζί με το ΡΟ υπηρεσίας, μπορεί να σας ζητηθεί να υποβάλλετε ένα φύλλο καταχώρισης υπηρεσιών (SES) με την ολοκλήρωση των υπηρεσιών. Ο ΕΕΟ χρησιμεύει ως αρχείο των παρεχόμενων υπηρεσιών, αναφέροντας λεπτομερώς το είδος της υπηρεσίας που παρασχέθηκε, τη διάρκεια, το κόστος και άλλες σχετικές πληροφορίες. Είναι σημαντικό για την παρακολούθηση της απόδοσης των υπηρεσιών, τη διαχείριση των προϋπολογισμών και τη διευκόλυνση των ακριβών διαδικασιών τιμολόγησης και πληρωμής.

Παρόμοια με τη διαδικασία για εντολές υλικού, η κατάσταση της ΡΟ υπηρεσίας μπορεί να αλλάξει βάσει της κατάστασης εκπλήρωσης. Αν οι υπηρεσίες ολοκληρώθηκαν μερικώς, η κατάσταση ΡΟ μπορεί να ενημερωθεί σε "Μερικώς Εξυπηρετήθηκε", και μετά την πλήρη ολοκλήρωση, μπορεί να ενημερωθεί σε "Εξυπηρετήθηκε".

Όπως πάντα, είναι σημαντικό να τηρείτε τις συγκεκριμένες οδηγίες που παρέχονται από τον πελάτη σας σχετικά με τα απαιτούμενα έγγραφα και τις διαδικασίες για την προμήθεια υπηρεσιών. Αυτό εξασφαλίζει την ομαλή επεξεργασία και την εκπλήρωση των εντολών υπηρεσιών σύμφωνα με τις απαιτήσεις του πελάτη.

Εάν χρησιμοποιείτε Τυπικό Λογαριασμό, μπορείτε επίσης να επισκεφθείτε αυτήν τη σελίδα  ή να παρακολουθήσετε  αυτήν τη λίστα αναπαραγωγής βίντεο  για συγκεκριμένες οδηγίες. 

Εντολή Υπηρεσίας

Εντοπισμός και Έλεγχος ΡΟ Υπηρεσίας

Εντοπίστε την εντολή αγοράς υπηρεσίας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία φύλλου καταχώρησης υπηρεσίας στη στήλη Ενέργειες. Ή πατήστε τον αριθμό παραγγελίας για να δείτε το ΡΟ υπηρεσίας, και έπειτα πατήστε το κουμπί Δημιουργία Φύλλου Υπηρεσιών στο πάνω ή στο κάτω μέρος της παραγγελίας. 

Οι υπηρεσίες θα υποδεικνύονται στο επίπεδο γραμμής του ΡΟ στην στήλη Τύπος. Ένα εικονίδιο δείχνει αν απαιτείται φύλλο καταχώρησης υπηρεσίας.

Φύλλο καταχώρησης υπηρεσίας - Πληροφορίες κεφαλίδας

1. Συμπληρώστε τα υποχρεωτικά πεδία που έχουν αστερίσκο (*).
   
2. Εισάγετε πρόσθετα πεδία όπως ζητήθηκε από τον πελάτη σας, συμπεριλαμβανομένων των Στοιχείων Εργολάβου, Υπεύθυνου Έγκρισης, κλπ.

Φύλλο καταχώρησης υπηρεσίας - Ενότητα στοιχείου γραμμής

1. Ενημέρωση Ποσοτήτων αναλυτικών γραμμών.
   
2. Εισάγετε Ημερομηνίες Έναρξης και Λήξης Υπηρεσίας αν είναι διαθέσιμες και τυχόν πρόσθετα σχόλια όπως απαιτείται.
   
3. Πατήστε Επόμενο για να συνεχίσετε στην οθόνη ελέγχου.
   
4. Από την Οθόνη Ελέγχου, ελέγξτε το φύλλο υπηρεσιών σας για ακρίβεια. Αν υπάρχουν σφάλματα, πατήστε Προηγούμενο για να επιστρέψετε στην οθόνη Δημιουργία Φύλλου Υπηρεσιών. Για να υποβάλετε στον πελάτη σας, πατήστε Υποβολή.

Αυτόματη Δημιουργία Φύλλου Καταχώρησης Υπηρεσίας – Δημιουργία Φύλλου Υπηρεσιών από ένα Τιμολόγιο

Για πελάτες που επιτρέπουν αυτόματα δημιουργημένα φύλλα υπηρεσιών, μπορείτε να δημιουργήσετε τιμολόγια υπηρεσίας για κάθε γραμμή υπηρεσίας στην εντολή υπηρεσίας, και τα αντίστοιχα φύλλα υπηρεσιών δημιουργούνται αυτόματα και αποστέλλονται στον πελάτη σας.

1. Εντοπίστε το PO για να τιμολογήσετε και επιλέξτε Δημιουργία Τιμολογίου > Πρότυπο Τιμολόγιο.
   
2. Ελέγξτε το αναδυόμενο μήνυμα στην οθόνη σας, ειδοποιώντας σας για την αυτόματη δημιουργία.
   
3. Κάντε κλικ στο X για να συνεχίσετε με τη δημιουργία και την υποβολή τιμολογίου.
   
4. Μόλις υποβληθεί το τιμολόγιο, το φύλλο υπηρεσιών θα δημιουργηθεί αυτόματα και θα είναι διαθέσιμο στην καρτέλα Ικανοποίηση > φύλλα υπηρεσιών.

Σημείωση: Αν πατήσετε το πλαίσιο Να μην εμφανιστεί ξανά το μήνυμα προειδοποίησης, να γνωρίζετε ότι τα φύλλα υπηρεσιών θα συνεχίσουν να δημιουργούνται αυτόματα κατά τη δημιουργία τιμολογίου για πελάτες που ενεργοποίησαν αυτήν την επιλογή.

Κατάσταση Φύλλου Καταχώρησης Υπηρεσίας

Μπορείτε ανά πάσα στιγμή να ελέγξετε την κατάσταση ενός φύλλου υπηρεσιών. 

1. Πατήστε την καρτέλα Ικανοποίηση και επιλέξτε φύλλα υπηρεσιών.
   
2. Η κατάσταση δρομολόγησης και έγκρισης θα είναι ορατή σε κάθε γραμμή.
   
3. Αν ένα φύλλο υπηρεσιών απορριφθεί ή αποτύχει, δείτε την αιτία ανοίγοντας το φύλλο υπηρεσιών και πατώντας την καρτέλα Ιστορικό.

Αυτό το περιεχόμενο παρέχει σαφή καθοδήγηση σχετικά με τον τρόπο δημιουργίας ενός SES. Για να κατανοήσετε καλύτερα αυτές τις διαδικασίες στην πράξη, μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στον παρακάτω σύνδεσμο:

Φύλλο καταχώρησης υπηρεσίας

Οι πόροι αυτοί παρέχουν μια πρακτική εικόνα των προαναφερθεισών διαδικασιών. Μη διστάσετε να τους εξερευνήσετε για να εμβαθύνετε την κατανόησή σας.