Dienstleistungsbestellung

Ein Servicebestellauftrag ist ein Dokument, das Unternehmen verwenden, um bestimmte Services von Lieferanten oder Dienstleistern anzufordern und zu autorisieren. Im Gegensatz zu Materialbestellungen, die die Beschaffung physischer Waren umfassen, konzentrieren sich Dienstleistungsbestellungen auf den Erwerb immaterieller Dienstleistungen wie Wartung, Reparatur, Beratung oder andere Dienstleistungen.

Ähnlich wie bei Materialbestellungen können einige Kunden von Lieferanten verlangen, einen Servicebestellauftrag umgehend mit einer Bestellungsbestätigung zu bestätigen. Diese Bestätigung validiert die Annahme der Bestellauftragsbedingungen und stellt die Abstimmung zwischen Ihnen und Ihrem Kunden sicher. Weitere Details zu Vorgangsaktivitäten finden Sie in der Erläuterung auf der Materialbestellauftragsseite.

Zusätzlich zur Dienstleistungsbestellung müssen Sie möglicherweise nach Abschluss der Dienstleistungen ein Leistungserfassungsblatt (LEB) einreichen. Das SES dient als Aufzeichnung der erbrachten Leistungen, in dem die Art der erbrachten Leistung, die Dauer, die Kosten und andere relevante Informationen detailliert beschrieben werden. Sie ist für die Überwachung der Serviceleistung, die Verwaltung von Budgets und die Erleichterung präziser Rechnungsstellungs- und Zahlungsprozesse unerlässlich.

Ähnlich wie beim Prozess für Materialbestellungen kann sich der Status einer Servicebestellung basierend auf dem Erfüllungsstatus ändern. Wenn die Services teilweise abgeschlossen sind, kann der Bestellauftragsstatus auf „Service teilweise ausgeführt“ und nach vollständigem Abschluss auf „Service ausgeführt“ aktualisiert werden.

Wie immer ist es wichtig, die spezifischen Anweisungen Ihres Kunden bezüglich der erforderlichen Dokumente und Verfahren für die Dienstleistungsbeschaffung einzuhalten. Dadurch wird eine reibungslose Bearbeitung und Erfüllung von Serviceaufträgen gemäß den Anforderungen des Kunden sichergestellt.

Wenn Sie ein Standardkonto verwenden, können Sie auch diese Seite besuchen oder sich diese Video-Playlist ansehen, um spezielle Anweisungen zu erhalten. 

Serviceauftrag

Servicebestellung suchen und prüfen

Suchen Sie Ihren Servicebestellauftrag, und klicken Sie dann in der Spalte Aktionen auf Leistungserfassungsblatt erstellen. Oder klicken Sie auf die Bestellnummer, um den Servicebestellauftrag anzuzeigen, und klicken Sie dann oben oder unten auf der Bestellung auf die Schaltfläche Leistungserfassungsblatt erstellen. 

Dienstleistungen werden auf Positionsebene des Bestellauftrags in der Spalte Art angezeigt. Ein Symbol zeigt an, ob ein Leistungserfassungsblatt erforderlich ist.

Leistungserfassungsblatt – Kopfinformationen

1. Füllen Sie alle Mussfelder mit einem Sternchen (*) aus.
2. Füllen Sie zusätzliche Felder wie von Ihrem Kunden angefordert aus, einschließlich Informationen zum externen Mitarbeiter, Genehmiger usw.

Leistungserfassungsblatt – Positionsabschnitt

1. Mengen der Positionen aktualisieren.
2. Geben Sie das Start- und Enddatum des Service ein, falls verfügbar, und geben Sie bei Bedarf zusätzliche Kommentare ein.
3. Klicken Sie auf Weiter, um zum Überprüfungsbild zu gelangen.
4. Prüfen Sie auf dem Überprüfungsbildschirm Ihr Leistungserfassungsblatt auf Richtigkeit. Wenn Fehler vorliegen, klicken Sie auf Zurück, um zum Bildschirm Leistungserfassungsblatt erstellen zurückzukehren. Um sie an Ihren Kunden zu senden, klicken Sie auf Einreichen.

Leistungserfassungsblatt automatisch erstellen – Leistungserfassungsblatt aus einer Rechnung erstellen

Für Kunden, die automatisch erstellte Leistungserfassungsblätter zulassen, können Sie Servicerechnungen für jede Serviceposition in einer Servicebestellung erstellen, und die entsprechenden Leistungserfassungsblätter werden automatisch generiert und an Ihren Kunden gesendet.

1. Suchen Sie den Bestellauftrag, für den die Rechnung erstellt werden soll, und wählen Sie Rechnung erstellen > Standardrechnung aus.
2. Überprüfen Sie die Popup-Meldung auf Ihrem Bildschirm, um Sie über die automatische Generierung zu informieren.
3. Klicken Sie auf das X, um mit der Rechnungserstellung und -einreichung fortzufahren.
4. Sobald die Rechnung eingereicht wurde, wird das Leistungserfassungsblatt automatisch generiert und ist auf der Registerkarte Erfüllung > Leistungserfassungsblätter verfügbar.

Hinweis: Wenn Sie das Kontrollkästchen Warnmeldung nicht mehr anzeigen aktivieren, beachten Sie, dass Leistungserfassungsblätter bei der Rechnungserstellung für Kunden, die diese Option aktiviert haben, weiterhin automatisch generiert werden.

Status des Leistungserfassungsblatts

Sie können jederzeit den Status eines Leistungserfassungsblatts prüfen. 

1. Klicken Sie auf die Registerkarte Erfüllung, und wählen Sie Leistungserfassungsblätter aus.
2. Weiterleitungs- und Genehmigungsstatus werden in jeder Zeile angezeigt.
3. Wenn ein Leistungserfassungsblatt zurückgewiesen wurde oder fehlgeschlagen ist, zeigen Sie den Grund an, indem Sie das Leistungserfassungsblatt öffnen und auf die Registerkarte Historie klicken.

Dieser Inhalt bietet eine klare Anleitung zum Anlegen eines Leistungserfassungsblatts. Um diese Vorgehensweisen in der Praxis besser zu verstehen, können Sie auf den folgenden Link zugreifen:

Leistungserfassungsblatt erstellen

Diese Ressourcen bieten einen praktischen Einblick in die genannten Prozesse. Erkunden Sie sie gerne, um Ihr Verständnis zu vertiefen.

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