Objednávka služeb

Objednávka služeb (Service Purchase Order, objednávka služeb) je dokument, který podniky používají k vyžádání a autorizaci konkrétních služeb od dodavatelů nebo poskytovatelů služeb. Na rozdíl od objednávek materiálu, které zahrnují pořízení fyzického zboží, jsou servisní objednávky zaměřeny na pořízení nehmotných služeb, jako je údržba, opravy, poradenství nebo jiné profesionální služby.

Podobně jako u objednávek materiálu mohou někteří zákazníci vyžadovat, aby dodavatelé neprodleně potvrdili objednávku služeb s potvrzením objednávky (OC). Toto potvrzení ověřuje přijetí podmínek objednávky a zajišťuje sladění mezi vámi a vaším zákazníkem. Další podrobnosti o OCs naleznete ve vysvětlení na stránce objednávky materiálu.

Kromě objednávky služeb můžete být po dokončení služeb požádáni o odeslání listu evidence výkonů (SES). List evidence služeb slouží jako záznam o poskytovaných službách a podrobně popisuje typ vykonávané služby, dobu trvání, náklady a další relevantní informace. Je zásadní pro monitorování výkonu služeb, správu rozpočtů a usnadnění přesných fakturačních a platebních procesů.

Podobně jako v procesu objednávek materiálu se status objednávky služeb může změnit na základě statusu plnění. Pokud jsou služby částečně dokončeny, může být stav objednávky aktualizován na „Částečně poskytnuto“ a po úplném dokončení může být aktualizován na „Poskytnuto služby“.

Jako vždy je důležité dodržovat konkrétní pokyny vašeho zákazníka týkající se požadovaných dokumentů a postupů pro nákup služeb. Tím je zajištěno hladké zpracování a plnění servisních zakázek dle požadavků zákazníka.

Pokud používáte standardní účet, můžete také navštívit tuto stránku  nebo se podívat  na tento seznam videí, kde najdete dedikované pokyny. 

Servisní zakázka

Vyhledání a kontrola objednávky služeb

Vyhledejte objednávku služeb a ve sloupci Akce klikněte na Vytvořit list služeb. Nebo kliknutím na číslo objednávky zobrazte objednávku služeb a potom klikněte na tlačítko Vytvořit list služeb v horní nebo dolní části objednávky. 

Služby budou uvedeny na úrovni řádku objednávky ve sloupci Typ. Ikona označuje, zda je list služeb povinný.

List služeb – informace hlavičky

1. Vyplňte všechna povinná pole s hvězdičkou (*).
   
2. Zadejte další pole požadovaná vaším zákazníkem, včetně informací o agenturním pracovníkovi, schvalovateli atd.

List služeb – část položky

1. Aktualizace množství jednotlivých položek.
   
2. Zadejte počáteční a koncové datum služby, pokud je k dispozici, a další potřebné komentáře.
   
3. Klepnutím na tlačítko Další přejděte na obrazovku kontroly.
   
4. Na obrazovce Kontrola zkontrolujte správnost listu služeb. Pokud se vyskytnou chyby, kliknutím na Předchozí se vraťte na obrazovku Vytvořit list služeb. Chcete-li odeslat zákazníkovi, klikněte na Odeslat.

Automatické generování listu služeb – vytvoření servisního listu z faktury

Pro zákazníky, kteří povolují automaticky generované listy služeb, můžete vytvářet faktury za služby pro každou položku služby v objednávce služeb a příslušné listy služeb se automaticky vygenerují a odešlou zákazníkovi.

1. Vyhledejte objednávku k fakturaci a vyberte možnost Vytvořit fakturu > Standardní faktura.
   
2. Zkontrolujte vyskakovací zprávu na obrazovce a upozorněte vás na automatické generování.
   
3. Kliknutím na X pokračujte ve vytváření a odesílání faktury.
   
4. Po odeslání faktury se list služeb automaticky vygeneruje a bude k dispozici na kartě Plnění > Listy služeb.

Poznámka: Pokud znovu kliknete na políčko Nezobrazovat varovnou zprávu, upozorňujeme, že listy služeb budou při vytváření faktury pro zákazníky, kteří si tuto možnost aktivovali, i nadále automaticky generovány.

Status listu služeb

Status listu služeb můžete kdykoli zkontrolovat. 

1. Klikněte na kartu Plnění a vyberte listy služeb.
   
2. Stav směrování a schvalování bude viditelný v každém řádku.
   
3. Pokud byl list služeb zamítnutý nebo neúspěšný, zobrazte si důvod tak, že otevřete list služeb a kliknete na záložku Historie.

Tento obsah poskytuje jasné pokyny, jak vytvořit list evidence služeb. Chcete-li lépe porozumět těmto postupům v praxi, můžete získat přístup k odkazu níže:

List služeb

Tyto zdroje poskytují praktický vhled do zmíněných procesů. Klidně je prozkoumejte, abyste prohloubili své porozumění.