物料订单

物料订单是指要求供应商或客户提供特定实际物品、物料或货物的采购流程。对于需要原材料、零部件或成品来制造商品或提供服务的企业而言，这一流程至关重要。物料订单通常通过订购单 (PO) 启动，其中概述了所需物品的详细信息，包括数量、规格、交付日期和定价协议。

物料订单在供应链管理中起着至关重要的作用，可确保企业拥有高效运营和满足客户需求所需的资源。

收到物料订单后，您通常会通过订单确认来确认订单，核实是否接受订购单中列出的条款和条件。此确认用于确认您与客户之间的协议，并允许在执行前对订单进行必要的调整或修改。

当收到PO时，有些客户可能会要求您及时通过订单确认进行确认。但是，此要求会有所不同，虽然有些客户可能不会强制要求，但他们可能仍允许您根据需要确认订单。这样做有以下几个目的：

• 确认是全部或者是部分接受 PO。
• 对 PO提出任何必要的修改建议。如果建议进行更改，您通常需要等待客户的批准和下一版本的 PO。这可确保您与客户就订单细节保持一致。
• 必要时，拒绝 PO。

请注意，虽然订单确认非常重要，有时甚至是强制性的，但有些客户可能不需要它。即使您发送了，他们也不会将其集成到其内部系统中。然而，对于那些有要求的客户来说，遵守这一流程还是很重要的。

此外，对于物料 PO，您可能需要在发货时提供发货通知。如果需要多次发货才能履行订单，则可以在所有货物发出之前生成多个发货通知。

对于服务 PO，您可能需要发送服务工作单。有关此流程的详细说明，请参阅“服务 PO”部分。

始终参考客户提供的说明，以确定每个订单需要哪些特定文档。这样可以确保根据客户要求顺利处理和履行订单。

注意：如果使用标准帐户，您还可以访问此页面或观看此视频播放列表以获取专门的说明。 

订单确认

创建确认以通知采购商有关订单状态的信息。

确认整个订单的步骤：

在 PO 视图中，单击创建订单确认 > 确认整个订单。

1. 导航至订购单视图。
2. 单击“创建订单确认”，然后单击“确认整个订单”。
3. 输入唯一的确认编号，以便识别。
4. （可选）指定适用于所有行项目的估计发货日期或估计交付日期。（您可以对相关行项目或配套商品进行分组，以便能够简化处理过程 ）。
5. 单击“下一步”继续执行下一步。
6. 复查订单确认。
7. 确认后，单击“提交”，完成此流程。

拒绝整个订单

1. 在 PO 视图中，单击创建订单确认 > 拒绝整个订单。
   
2. 输入相关确认信息和备注。
   
3. 单击拒绝订单。

提交订单确认后，订单状态将显示为已拒绝。

注意：您的客户可能不允许您出于业务或技术原因拒绝订单。在这种情况下，用于拒绝的选项将显示为灰色。

更新行项目

1. 在 PO 视图中，单击创建订单确认 > 更新行项目。
   
2. 填写所需的信息（与“全部确认”选项需要填写的信息相同）。
   
3. 向下滚动查看行项目并输入相关值。根据所填写的字段，详细信息按钮将显示不同的选项。 
   
4. 确认 - 已确认项目的数量。单击详细信息，您可以输入行并添加/更新其他详细信息（参考号、价格等）
   
5. 延期交货 - 项目延期交货。一旦有货，即生成另一个订单确认进行确认。
   
6. 拒绝 - 输入拒绝这些项目的原因。

完成后，单击下一步。复查确认后，单击“提交”。  

如果要更改订购单，通常必须等待客户通过发送修订的订单进行更新。随后，作为确认表单，您可以生成最终采购订单确认，以验证您对修订版本的满意度。如果不确认，您将无法处理订单。

更新行项目：确认/更新详细信息

1. 在“确认”数据输入字段，输入数量。  
   
2. 单击“详细信息”以输入有关价格变更的详细信息。
   
3. 输入：
   
4. 更新的价格 - 单价字段
   
5. 项目替代 - 供应商部件字段 
   
6. 有关价格更改的备注
   
7. 更新描述 - 描述
   
8. 完成后单击“确定”。

注意：每个客户关系可能应用不同的交易规则，并使某些字段不可编辑

更新行项目：延期交货

1. 在“延期交货”数据输入字段中输入延期交货的数量。 
   
2. 单击详细信息以在状态详细信息页面上输入延期交货项目的备注以及估计发货和交付日期。
   
3. 完成后单击“确定”。

更新行项目：拒绝

1. 在“拒绝”数据输入字段中输入要拒绝项目的数量。 
2. 单击 详细信息 以在 状态详细信息 页面的 备注 字段中输入拒绝原因。
3. 完成后单击“确定”。

更新行项目：多次更改

继续更新订购单上每个行项目的状态。完成后，单击下一步进入复查页面。

1. 复查订单确认 > 单击 提交 。您的订单确认将发送给您的采购商。
2. 如果项目未完全确认、已延期交货或已拒绝，则订单状态将显示为已部分确认/已延期交货/已拒绝。
3. 单击完成。

添加附件

如果客户允许，您可以在 PO 确认中添加附件。 只需在您的计算机上浏览相关文件，然后单击添加附件即可。 

所有附件的总大小不能超过 10 MB。

发货通知

创建发货通知以通知客户其订单的发货状态。 

创建发货通知

货物准备好发货后，创建发货通知。每个订购单 (PO) 可以发送多个发货通知。

1. 单击“创建发货通知”。

2. 核实发货详细信息：

   1. 确保“发货地址”和“收获地址”信息的准确性。

   2. 如有必要，请通过选择“更新地址”来更新信息。标有星号 (*) 的字段为必填字段。

3. 单击“确定”以确认。

   注意：当您决定为加急数量创建发货通知时，订购单的状态将更新为 已部分发货 。

请遵循客户提供的有关所需信息的特定说明，以便包含在发货通知中

抬头 - 发货、跟踪和运输信息

1. 在订购单上填写所需的信息。装箱单标识符是指用于识别发货通知的任意编号。
   
2. 选择“承运人名称”，随后将显示“跟踪号”和“运输方式”。
   
3. 交货条款和其他详细运输信息可以包含在所有发货通知中，以支持更广泛的发货信息协作。
   

您需要提供的信息取决于现有的业务流程，以及客户设置的交易规则。 

行项目详细信息

1. 向下滚动查看行项目信息并更新每个行项目的发货数量。
   
2. 更新发货数量以反映发货数量。
   
3. 单击“下一步”以复查发货通知。
   
4. 复查发货通知后，单击“提交”，向客户发送发货通知。
   
5. 提交发货通知后，订单状态将更新为“已发货”。已提交的发货通知可以从 履行 选项卡或通过单击 PO 视图 相关文档 下的链接进行查看。
   
6. 单击完成。

注意：发货通知可以增进沟通，有助于避免向订单支持部门寻求不必要的协助。

收货单

有些客户会向您发送收货通知 (GRN) 以确认他们有效地接收到了发运的货物。这通常会触发开票/付款流程。

什么是收货通知

启用 GRN 后，GRN 会告知您的客户从您发送的货物中在其系统中收到了哪些货物。发送 GRN 可能只是为了提供信息，但也可能是供应商为实际收到的货物生成发票所必需的。它通常是发票开具流程的触发器。在某些情况下，在收到 GRN 之前，"创建发票 "按钮将一直处于未激活状态。

配置收货通知：

为确保及时开具发票，供应商可以为收货通知配置通知。请按照以下步骤操作：

• 导航至 电子订单传送 。
• 找到“其他文档类型”。
• 选择“收货单”传送方式为电子邮件。
• 最多输入五个电子邮件地址以接收有关收货的通知。
• 保存更改。

PO 状态更新：

启用 GRN 后，还可以使用一些附加的PO状态。与“已发货”状态类似，收到 GRN 时，订购单状态将更改为“已部分收货”或“已收货”。

查找收货单

您可以在履行选项卡下找到货物收货单。

单击收据编号将其打开并显示详细信息。

此内容提供有关如何确认、更新和拒绝订购单以及为物料 PO 创建发货通知的明确指导。为了在实践中更好地了解这些过程，您可以访问以下链接：

这些资源提供对上述流程的实际分析。随时探索它们以加深您的理解

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