Замовлення матеріалу

Замовлення матеріалу посилається на заготівельний процес, який запитує певні фізичні позиції, матеріали або товари від постачальників або клієнтів. Цей процес є основним для підприємств, які потребують сировини, компонентів або готової продукції для виробництва товарів або надання послуг. Замовлення на матеріали зазвичай ініціюються через замовлення на купівлю (ЗК), яке описує подробиці запитаних позицій, включаючи кількість, специфікації, дати поставки та цінові угоди.

Матеріальні замовлення відіграють важливу роль в управлінні ланцюгами поставок, гарантуючи, що підприємства мають необхідні ресурси для ефективної роботи та задоволення потреб клієнтів.

Після отримання замовлення матеріалу ви зазвичай підтверджуєте замовлення через підтвердження замовлення, перевіряючи прийняття умов, викладених у замовленні на купівлю. Це підтвердження служить для підтвердження угоди між вами та вашим клієнтом і дозволяє виконати будь-які необхідні коригування або модифікації замовлення перед виконанням.

Під час отримання замовлення на закупівлю деякі клієнти можуть вимагати від вас негайного підтвердження замовлення. Однак ця вимога різниться, і хоча деякі клієнти можуть не передавати її, вони все одно можуть дозволити вам підтвердити замовлення, якщо це необхідно. Це служить декільком цілям:

• Підтвердження того, чи прийнято замовлення на закупівлю повністю або частково.
• Пропонування будь-яких необхідних змін до замовлення на закупівлю. Якщо запропоновані зміни, очікуйте на схвалення від клієнта, перш ніж перейти до оновленої версії замовлення на закупівлю. Це гарантує повне узгодження між вами та клієнтом щодо специфіки замовлення.
• Відхилення замовлення на закупівлю, якщо це необхідно.

Зауважте, що хоча підтвердження замовлення є дуже цінним, а іноді і обов’язковим, деякі клієнти можуть цього не вимагати. Навіть якщо ви його надішлете, вони можуть не інтегрувати його у свою внутрішню систему. Тим не менш, важливо дотримуватися цього процесу для тих, хто цього вимагає.
Крім того, для замовлень на закупівлю матеріалів вам може знадобитися надати сповіщення про відвантаження після відвантаження позицій. Якщо для виконання замовлення потрібно кілька відправок, ви можете сформувати кілька сповіщень про відвантаження, доки не будуть відправлені всі позиції.

Для замовлень на надання послуг вам може знадобитися відправити специфікацію послуг. Для отримання докладних інструкцій щодо цього процесу зверніться до розділу «Замовлення на надання послуг».

Завжди звертайтеся до інструкцій, наданих вашим клієнтом, щоб визначити, які конкретні документи потрібні для кожного замовлення. Це забезпечує безперебійну обробку та виконання замовлень відповідно до вимог вашого клієнта.

Примітка. Якщо ви використовуєте стандартний обліковий запис, ви також можете відвідати цю сторінку  або переглянути цей  список відтворення відео, щоб отримати спеціальні інструкції. 

Підтвердження замовлення

Створіть підтвердження, щоб повідомити покупця про стан замовлення.

Кроки для підтвердження всього замовлення:

У поданні замовлення на купівлю натисніть Створити підтвердження замовлення > Підтвердити замовлення повністю.

1. Перейдіть до подання замовлення на купівлю.
2. Натисніть «Створити підтвердження замовлення», а потім «Підтвердити замовлення повністю».
3. Введіть унікальний номер підтвердження для ідентифікації.
4. За бажанням вкажіть Орієнтовну дату відвантаження або Орієнтовну дату доставки, щоб застосувати її до всіх позицій. (Ви можете згрупувати пов’язані окремі позиції або товари комплекту для спрощеної обробки).
5. Перейдіть до наступного кроку, натиснувши кнопку "Далі".
6. Ретельно перегляньте підтвердження замовлення.
7. Після підтвердження натисніть "Відправити", щоб завершити процес.

Відхилити замовлення повністю

1. У поданні ЗК натисніть Створити підтвердження замовлення > Відхилити все замовлення.
   
2. Введіть підтвердження та деякі коментарі.
   
3. Натисніть «Відхилити замовлення».

Після подання підтвердження замовлення Стан замовлення відображатиметься як Відхилено.

Примітка. Ваш клієнт може не дозволити вам відхиляти Замовлення з комерційних або технічних причин. У таких випадках опція відхилення буде сірою.

Оновити окремі позиції

1. У поданні замовлення на закупівлю натисніть Створити підтвердження замовлення > Оновити позицію.
   
2. Заповніть запитану інформацію (так само, як для опції Підтвердити все).
   
3. Прокрутіть вниз, щоб переглянути окремі позиції та ввести релевантні значення. Залежно від полів, які ви заповнюєте, кнопка Подробиці відображатиме різні опції. 
   
4. Підтвердити – сума підтверджених позицій. Натиснувши на «Деталі», ви зможете ввести рядок і додати/оновити інші деталі (довідковий номер, ціна...)
   
5. Невиконане замовлення – Позиції відстрочено. Після того, як вони будуть доступні, сформуйте інше підтвердження замовлення для підтвердження.
   
6. Відхилити – введіть причину відхилення цих позицій.

Завершивши, клацніть Далі. Потім перегляньте підтвердження перед тим, як натиснути «Відправити». 

Якщо ви хочете змінити замовлення на купівлю, ви зазвичай повинні дочекатися, поки ваш клієнт оновить його, надіславши переглянуте замовлення. Згодом, як форма підтвердження, ви можете створити остаточне підтвердження замовлення на купівлю, щоб підтвердити своє задоволення виправленою версією. Якщо ви не підтвердите, ви не зможете обробити замовлення.

Оновити окремі позиції: підтвердити/оновити відомості

1. Введіть кількість у полі Підтвердити введення даних. 
   
2. Клацніть Подробиці, щоб ввести подробиці щодо зміни ціни.
   
3. Ввести:
   
4. Оновлена ціна - поле ціни за одиницю
   
5. Заміщення позицій - поле деталі постачальника 
   
6. Коментарі стосовно зміни ціни
   
7. Опис оновлення - опис
   
8. Натисніть «OK», коли закінчите.

Примітка. Кожні відносини з клієнтом можуть застосовувати різні правила проведення транзакцій і робити деякі поля нередаговними

Оновити позиції: невиконане замовлення

1. Введіть кількість, замовлену назад у полі введення даних невиконаних замовлень. 
   
2. Клацніть Подробиці, щоб ввести Коментарі та Орієнтовні дати відвантаження та поставки для відстрочених позицій на сторінці Подробиці статусу.
   
3. Натисніть «OK», коли закінчите.

Оновити окремі позиції: відхилити

1. Введіть кількість у полі Відхилити введення даних, щоб відхилити позицію.
2. Клацніть Подробиці, щоб ввести причину відхилення в полі Коментарі на сторінці Подробиці статусу.
3. Натисніть «OK», коли закінчите.

Оновити окремі позиції: декілька змін

Продовжуйте оновлювати стан для кожної позиції в замовленні на закупівлю. Завершивши, клацніть Далі, щоб перейти до сторінки перегляду.

1. Перегляньте підтвердження замовлення > натисніть «Відправити». Ваше підтвердження замовлення надіслано вашому покупцеві.
2. Стан замовлення відображатиметься як Частково підтверджено/Відстрочено/Відхилено, якщо позиції не були повністю підтверджені, відстрочені або відхилені.
3. Клацніть "Готово"

Додавання вкладень

Якщо ваш клієнт дозволяє, ви можете додавати вкладення до підтвердження замовлення на закупівлю. Просто знайдіть на комп’ютері відповідні файли та натисніть кнопку Додати вкладення. 

Загальний розмір усіх вкладень не може перевищувати 10 МБ.

Сповіщення про відвантаження

Створіть авізо про відвантаження, щоб інформувати клієнтів про поточний статус їхнього замовлення. 

Створити сповіщення про відвантаження

Ініціювати сповіщення про відвантаження, коли позиції будуть готові до відвантаження. Можна надіслати кілька сповіщень про відвантаження для кожного замовлення на закупівлю.

1. Натисніть «Створити сповіщення про відвантаження», щоб продовжити.

2. Перевірити подробиці відвантаження:

   1. Забезпечте точність як в інформації про «Відправника», так і «Кому».

   2. Якщо необхідно, оновіть інформацію, вибравши "Оновити адресу". Поля, позначені зірочкою (*), є обов'язковими для заповнення.

3. Натисніть «OK», щоб підтвердити та продовжити роботу зі сповіщенням.

   Примітка. Коли ви вирішите створити сповіщення про відвантаження для прискореної кількості, стан замовлення на закупівлю буде змінено на «Частково відвантажено».

Дотримуйтесь конкретних інструкцій, наданих клієнтом, щодо необхідної інформації, яка буде включена в сповіщення про відвантаження

Заголовок – інформація про відвантаження, відстеження та транспортування

1. Заповніть запитану інформацію у формулярі. Ідентифікатор пакувального ярлика – це будь-який номер, який ви використовуєте для ідентифікації сповіщення про відвантаження.
   
2. Виберіть ім’я перевізника, а потім з’явиться номер відстеження та спосіб відвантаження.
   
3. Умови поставки та інші подробиці транспортування можна включити до всіх сповіщень про відвантаження, щоб підтримати більш широкий спектр співпраці щодо інформації про відвантаження.
   

Інформація, яку вам потрібно надати, залежить від наявних бізнес-процесів і правил проведення транзакцій, налаштованих вашим клієнтом. 

Подробиці окремої позиції

1. Прокрутіть вниз, щоб переглянути інформацію про позиції та оновити кількість відвантаженої продукції для кожної позиції.
   
2. Оновити кількість відвантаження, щоб відобразити відвантажену кількість.
   
3. Натисніть «Далі», щоб перейти до перегляду сповіщення про відвантаження.
   
4. Переглянувши сповіщення про відвантаження, натисніть «Відправити», щоб надіслати сповіщення про відвантаження своєму клієнту.
   
5. Після відправлення сповіщення про відвантаження стан замовлення буде оновлено на «Відвантажено». Надіслані сповіщення про відвантаження можна переглянути на вкладці «Виконання» або натиснувши на посилання в розділі «Пов’язані документи» в розділі «Перегляд замовлення на закупівлю».
   
6. Клацніть Готово.

Примітка. Сповіщення про відвантаження забезпечують покращений зв’язок, щоб уникнути непотрібних дзвінків до відділу підтримки замовлень.

Надходження товарів

Деякі клієнти відправлять вам сповіщення про надходження товарів (GRN), щоб підтвердити, що вони фактично отримали відвантажені товари. Зазвичай, це ініціює процес фактурування/платежу.

Що таке сповіщення про надходження товарів

Якщо цей параметр увімкнено, GRN інформують вас про те, що ваш клієнт отримав у своїй системі від відправки, яку ви надіслали. GRN може надсилатися лише в інформаційних цілях, але постачальникам також може знадобитися створювати рахунки-фактури на фактично отримані товари. Він часто служить тригером для процесу фактурування. У деяких випадках кнопка «Створити рахунок-фактуру» залишатиметься неактивною, доки не буде отримано GRN.

Налаштування сповіщень для надходження товарів:

Щоб забезпечити своєчасне виставлення рахунків-фактур, постачальники можуть налаштовувати сповіщення для сповіщень про надходження товарів. Виконайте такі дії:

• Перейдіть до «Оформлення електронних замовлень».
• Виберіть 'Інші типи документів'.
• Оберіть 'Квитанція'.
• Введіть до п’яти адрес електронної пошти, щоб отримувати сповіщення про отримані товари.
• Збережіть зміни.

Оновлення стану замовлення на закупівлю:

Коли надходження товарів активовано, також доступні деякі додаткові статуси замовлення на купівлю. Подібно до стану «Відвантажено», коли НТ отримано, стан замовлення на закупівлю зміниться на «Частково отримано» або «Отримано».

Місцезнаходження надходження товарів

Ви можете знайти Надходження товарів на вкладці Виконання.

Клацніть номер квитанції, щоб відкрити його та відобразити подробиці.

Цей вміст містить чітку довідку про те, як підтвердити, оновити та відхилити ваші замовлення на закупівлю, а також створити сповіщення про відвантаження для ваших замовлень на закупівлю на матеріали. Щоб краще зрозуміти ці процедури на практиці, ви можете отримати доступ до посилань нижче:

Ці ресурси дають практичне уявлення про згадані процеси. Не соромтеся досліджувати їх, щоб поглибити своє розуміння