Malzeme siparişleri

Malzeme siparişi, tedarikçilerden veya müşterilerden belirli fiziksel kalemler, malzemeler veya mallar talep eden bir tedarik sürecini ifade eder. Bu süreç, mal üretmek veya hizmet sağlamak için hammadde, bileşen veya mamul gerektiren işletmeler için temeldir. Malzeme siparişleri genellikle miktar, belirtimler, teslimat tarihleri ve fiyatlandırma anlaşmaları dahil olmak üzere talep edilen kalemlerin ayrıntılarını açıklayan bir Satınalma Siparişi (SAS) aracılığıyla başlatılır.

Tedarik zinciri yönetiminde malzeme siparişleri kritik rol oynar ve işletmelerin verimli bir şekilde faaliyet göstermesi ve müşteri taleplerini karşılaması için gerekli kaynaklara sahip olmasını sağlar.

Malzeme siparişi aldıktan sonra, siparişi genellikle Sipariş Onayı aracılığıyla onaylar ve satın alma siparişinde belirtilen hüküm ve koşulları kabul ettiğinizi doğrularsınız. Bu teyit, müşterinizle aranızdaki anlaşmayı teyit etmeye yarar ve gerçekleştirme öncesinde siparişte gerekli ayarlamalar veya değişiklikler yapılmasına olanak sağlar.

Bazı müşteriler, satın alma siparişi alırken bunu bir sipariş onayıyla vakit kaybetmeden onaylamanızı gerektirebilir. Ancak bu ihtiyaç değişiklik gösterir ve bazı müşteriler bu gereksinimi yerine getiremeyebilir ancak gerekirse siparişi teyit etmenize yine de izin verebilir. Bu, çeşitli amaçlara yöneliktir:

• Satınalma siparişinin tamamen veya kısmen kabul edilip edilmediğini teyit etme.
• Satınalma siparişinde gerekli tüm değişiklikleri önerme. Değişiklikler önerilirse satınalma siparişinin güncellenen versiyonuna devam etmeden önce müşterinin onayını bekleyin. Bu, sipariş ayrıntılarıyla ilgili olarak siz ve müşteri arasında tam uyumluluğu garanti eder.
• Gerekirse satınalma siparişini reddetme.

Sipariş Teyidi son derece değerli olsa da bazen zorunlu olsa da bazı müşterilerin bunu gerektirmeyebileceğini unutmayın. Gönderseniz bile dahili sistemlerine entegre etmeyebilirler. Buna rağmen ihtiyaç duyanlar için bu sürece riayet etmek önemli.
Ayrıca, Malzeme Satınalma Siparişleri için, kalemlerin sevkiyatının ardından bir Sevk Bildirimi sağlamanız gerekebilir. Siparişi gerçekleştirmek için birden fazla sevkiyat gerekiyorsa tüm kalemler gönderilene kadar birden fazla Sevk Bildirimi oluşturabilirsiniz.

Hizmet Satınalma Siparişleri için bir Hizmet Sayfası göndermeniz gerekebilir. Bu süreçle ilgili ayrıntılı talimatlar için lütfen Hizmet SAS bölümüne başvurun.

Her sipariş için hangi belirli belgelerin gerekli olduğunu belirlemek üzere her zaman müşteriniz tarafından sağlanan talimatlara başvurun. Bu, siparişlerin müşterinizin ihtiyaçları doğrultusunda sorunsuz bir şekilde işlenmesini ve karşılanmasını sağlar.

Not: Standart Hesap kullanıyorsanız bu sayfayı ziyaret edebilir veya  özel talimatlar için  bu video oynatma listesini  izleyebilirsiniz.

Sipariş teyidi

Alıcıyı sipariş durumuyla ilgili bilgilendirmek için onay oluşturun.

Tüm Siparişi Onaylama Adımları:

Satın alma siparişi görünümünde, Sipariş teyidi oluştur > tüm siparişi teyit et'e tıklayın.

1. SAS görünümüne gidin.
2. "Sipariş Onayı Oluştur"a ve ardından "Tüm Siparişi Onayla"ya tıklayın.
3. Tanımlama amacıyla benzersiz Teyit Numarasını girin.
4. İsteğe bağlı olarak, tüm etkinlik kalemlerine uygulamak için Tahmini Sevkiyat Tarihi veya Tahmini Teslim Tarihi belirtin. (İlgili etkinlik kalemlerini veya kolaylaştırılmış işleme için kit mallarını gruplayabilirsiniz).
5. "Sonraki" seçeneğini tıklayarak sonraki adıma geçin.
6. Sipariş onayını ayrıntılı bir şekilde inceleyin.
7. Teyitten sonra süreci sonlandırmak için "Gönder"e tıklayın.

Tüm siparişi reddet

1. Satın alma siparişi görünümünde, Sipariş teyidi oluştur > tüm siparişi reddet'e tıklayın.
   
2. Teyidi ve bazı açıklamaları girin.
   
3. Siparişi Reddet 'e tıklayın.

Sipariş onayı gönderildiğinde Sipariş Durumu Reddedildi olarak görüntülenir.

Not: Müşteriniz, Siparişleri ticari veya teknik nedenlerle reddetmenize izin vermeyebilir. Böyle durumlarda reddetme seçeneği gri renkte görünür.

Etkinlik Kalemlerini Güncelle

1. Satın Alma Siparişi görünümünde, Sipariş Onayı Oluştur > Etkinlik Kalemini Güncelle'ye tıklayın.
   
2. İstenen bilgileri doldurun (Tümünü teyit et seçeneğindeki gibi).
   
3. Kalemleri görüntülemek için aşağı kaydırın ve ilgili değerleri girin. Doldurduğunuz alan(lar)a bağlı olarak Ayrıntılar düğmesi farklı seçenekler görüntüler. 
   
4. Teyit et – Teyit edilen kalem sayısı. Details (Ayrıntılar) seçeneğine tıklamak satırı girmenize ve diğer ayrıntıları (referans #, fiyat...) eklemenize/güncellemenize olanak sağlar.
   
5. Karşılanamayan sipariş – kalemler karşılanmadı. Mevcut olduğunda, onaylamak için başka bir sipariş onayı oluşturun.
   
6. Reddet – Bu kalemlerin reddedilme nedenini girin.

İşlemi tamamladığınızda Sonraki 'yi tıklayın. Ardından, Gönder 'e tıklamadan önce Teyidi gözden geçirin. 

Satınalma siparişini değiştirmek istiyorsanız genellikle gözden geçirilmiş bir sipariş göndererek müşterinizin siparişi güncellemesini beklemeniz gerekir. Ardından, bir teyit biçimi olarak, gözden geçirilen versiyondan memnuniyetinizi doğrulamak için nihai satınalma siparişi teyidi oluşturabilirsiniz. Onaylamazsanız siparişi işleyemeyeceksiniz.

Münferit kalemleri güncelle: Ayrıntıları teyit et/güncelle

1. Teyit verileri giriş alanına miktarı girin. 
   
2. Fiyat değişikliğine ilişkin ayrıntıları girmek için Ayrıntılar'ı tıklayın.
   
3. Gir:
   
4. Güncellenen fiyat - birim fiyat alanı
   
5. Kalem ikameleri - tedarikçi parçası alanı 
   
6. Fiyat değişikliğine ilişkin açıklamalar
   
7. Tanımı güncelle - tanım
   
8. İşiniz bittiğinde Tamam 'a tıklayın.

Not: Her müşteri ilişkisi farklı işlem kuralları uygulayabilir ve bazı alanları düzenlenemez hale getirebilir

Etkinlik Kalemlerini Güncelle: Karşılanamayan Sipariş

1. Karşılanamayan sipariş veri giriş alanına sipariş edilen miktarı girin. 
   
2. Durum ayrıntıları sayfasında karşılanamayan kalemler için Yorumlar ve Tahmini sevkiyat ve Teslim tarihleri girmek için Ayrıntılar'a tıklayın.
   
3. İşiniz bittiğinde Tamam 'a tıklayın.

Etkinlik Kalemlerini Güncelle: Reddet

1. Kalemi reddetmek için Reddet veri girişi alanına miktarı girin.
2. Durum Ayrıntıları sayfasındaki Yorumlar alanına ret nedenini girmek için Ayrıntılar 'a tıklayın.
3. İşiniz bittiğinde Tamam 'a tıklayın.

Etkinlik Kalemlerini Güncelle: Birden Çok Değişiklik

Satınalma siparişindeki her bir etkinlik kaleminin durumunu güncellemeye devam edin. İşlemi tamamladığınızda, gözden geçirme sayfasına gitmek için Sonraki 'ye tıklayın.

1. Sipariş onayını gözden geçirin > Gönder 'e tıklayın. Sipariş onayınız alıcınıza gönderildi.
2. Kalemler tamamen teyit edilmediyse, geri sipariş verilmediyse veya reddedildiyse Sipariş Durumu, Kısmen Teyit Edildi/Karşılanamadı/Reddedildi olarak görüntülenir.
3. Bitti 'ye tıklayın

Ek iliştirme

Müşteriniz izin veriyorsa SAS teyidinize ekler ekleyebilirsiniz. İlgili dosyalar için bilgisayarınıza göz atıp Ek Ekle 'ye tıklamanız yeterlidir. 

Tüm eklerin toplam boyutu 10 MB'yi aşamaz.

Sevk Bildirimi

Müşterileri siparişlerinin güncel durumları hakkında bilgilendirmek için bir sevkiyat bildirimi oluşturun. 

Sevk Bildirimi Oluştur

Kalemler sevkiyat için hazırlandıktan sonra Sevk Bildirimi başlatın. Satınalma Siparişi (SAS) başına birden fazla Sevk Bildirimi gönderilebilir.

1. Devam etmek için "Sevk Bildirimi Oluştur"a tıklayın.

2. Sevkiyat Ayrıntılarını Doğrula:

   1. Hem "Gönderen" hem de "Teslimat Yeri" bilgilerinde doğruluk sağlayın.

   2. Gerekirse "Adresi güncelle"yi seçerek bilgileri güncelleyin. Yıldız (*) ile işaretli alanlar zorunludur.

3. Onaylamak ve bildirimle devam etmek için "Tamam"ı tıklayın.

   Not: Hızlandırılmış miktar için sevkiyat bildirimi oluşturmaya karar verdiğinizde satınalma siparişinin durumu Kısmen Sevk Edildi olarak güncellenir.

Lütfen Sevk Bildirimlerine eklenecek gerekli bilgilerle ilgili olarak müşteri tarafından sağlanan belirli talimatlara uyun.

Başlık – Sevkiyat, Takip ve Nakliye Bilgileri

1. Form üzerinde istenen bilgileri doldurun. Ambalaj Listesi No, Sevk Bildirimini tanımlamak için kullandığınız herhangi bir numaradır.
   
2. Nakliyeci adı seçin, ardından takip # ve sevkiyat yöntemi görünecek.
   
3. Teslimat koşulları ve diğer nakliye ayrıntıları, daha geniş kapsamlı sevkiyat bilgileri iş birliğini desteklemek için tüm sevk bildirimlerine dahil edilebilir.
   

Sağlamanız gereken bilgiler mevcut iş süreçlerinize ve müşteriniz tarafından ayarlanan işlem kurallarına bağlıdır. 

Kalem ayrıntıları

1. Etkinlik kalemi bilgilerini görüntülemek ve her bir etkinlik kalemi için sevk edilen miktarı güncellemek için aşağı kaydırın.
   
2. Sevk edilen miktarı yansıtmak için Sevk miktarını güncelleyin.
   
3. Sevk Bildiriminizi gözden geçirmeye devam etmek için Sonraki'yi tıklayın.
   
4. Sevk Bildiriminizi gözden geçirdikten sonra, Sevk Bildirimini müşterinize göndermek için Gönder'e tıklayın.
   
5. Sevk bildiriminizi gönderdikten sonra sipariş durumu Sevk edildi olarak güncellenecek. Gönderilen Sevk Bildirimleri, Sipariş Karşılama sekmesinden veya Satın Alma Siparişi Görünümünde İlgili Belgeler 'in altındaki bağlantıya tıklayarak görüntülenebilir.
   
6. Bitti 'ye tıklayın.

Not: Sevk Bildirimleri, sipariş destek departmanına yapılan gereksiz aramaları önlemeye yardımcı olmak için gelişmiş iletişimler sağlar.

Mal girişi

Bazı müşteriler, sevk edilen malları etkili bir şekilde aldıklarını teyit etmek için size bir Mal Girişi Bildirimi (GRN) gönderecektir. Bu genellikle faturalama/ödeme sürecini tetikler.

Mal Girişi Bildirimi nedir?

Etkinleştirildiğinde MG'ler, gönderdiğiniz sevkiyattan müşterinizin sisteminde ne aldığı hakkında sizi bilgilendirir. GRN yalnızca bilgilendirme amacıyla gönderilebilir ancak tedarikçilerin alınan fiili mallar için fatura oluşturması da gerekli olabilir. Genellikle faturalama süreci için tetikleyici görevi görür. Bazı durumlarda 'Fatura Oluştur' düğmesi, GRN alınana kadar etkin olmaz.

Mal Girişi İçin Bildirimleri Konfigüre Etme:

Tedarikçiler, faturalamayı zamanında sağlamak için Mal Girişi Bildirimlerine ilişkin bildirimleri konfigüre edebilir. Şu adımları uygulayın:

• Elektronik Sipariş Yönlendirme 'ye gidin.
• 'Diğer belge türleri'ni seçin.
• 'Giriş'i seçin.
• Alınan mallar hakkında bildirimler almak için en fazla beş e-posta adresi girin.
• Değişiklikleri kaydedin.

Satınalma Siparişi Durum Güncellemeleri:

Mal girişleri etkinleştirildiğinde bazı ek SAS durumları da kullanılabilir. 'Sevk edildi' durumuna benzer şekilde, GRN alındığında SAS durumu 'Kısmen alındı' veya 'Alındı' olarak değişir.

Mal Girişlerinin Konumlandırılması

Mal Girişlerini Sipariş Karşılama sekmesinde bulabilirsiniz.

Belge numarasını tıklayarak açın ve ayrıntıları görüntüleyin.

Bu içerik, satın alma siparişlerinizi nasıl onaylayacağınıza, güncelleyeceğinize ve reddedeceğinize ve malzeme satın alma siparişleriniz için sevk bildirimleri oluşturacağınıza ilişkin net bir rehberlik sağlar. Bu prosedürleri uygulamada daha iyi anlamak için aşağıdaki bağlantılara erişebilirsiniz:

Bu kaynaklar, bahsedilen süreçlere ilişkin pratik bir analiz sağlar. Anlayışınızı derinleştirmek için bunları keşfedebilirsiniz