Materialorder

En materialorder refererar till en anskaffningsprocess som begär specifika fysiska artiklar, material eller varor från leverantörer eller kunder. Denna process är grundläggande för företag som behöver råmaterial, komponenter eller färdiga produkter för att tillverka varor eller tillhandahålla tjänster. Materialbeställningar initieras vanligen via en beställning som beskriver detaljer för begärda artiklar, inklusive kvantitet, specifikationer, leveransdatum och prisavtal.

Materialorder spelar en avgörande roll i försörjningskedjehanteringen, vilket säkerställer att företag har de resurser som krävs för att fungera effektivt och möta kundernas efterfrågan.

När du har tagit emot en materialorder bekräftar du normalt beställningen via en orderbekräftelse och verifierar ditt godkännande av de villkor som anges i inköpsordern. Denna bekräftelse bekräftar avtalet mellan dig och din kund och medger eventuella nödvändiga justeringar eller ändringar av beställningen innan uppfyllande.

När vissa kunder tar emot en inköpsorder kan de kräva att du omedelbart bekräftar den med en orderbekräftelse. Detta krav varierar dock, och även om vissa kunder kanske inte kräver det kan de ändå tillåta att du bekräftar beställningen vid behov. Detta tjänar flera syften:

• Bekräfta om inköpsordern helt eller delvis har accepterats.
• Föreslå eventuella ändringar av inköpsordern. Om ändringar föreslås väntar du på kundens godkännande innan du fortsätter med den uppdaterade versionen av inköpsordern. Detta garanterar fullständig anpassning mellan dig och kunden när det gäller orderdetaljerna.
• Avvisa inköpsordern vid behov.

Observera att orderbekräftelsen är mycket värdefull och ibland obligatorisk, men vissa kunder kanske inte behöver den. Även om du skickar det kanske de inte integrerar det i sitt interna system. Men det är viktigt att hålla sig till denna process för dem som verkligen behöver det.
För inköpsorder för Material kan du dessutom behöva tillhandahålla en fraktavisering när du har levererat artiklarna. Om flera leveranser krävs för att slutföra beställningen kan du generera flera fraktaviseringar tills alla artiklar har skickats.

För inköpsorder för tjänster kan du behöva skicka ett tjänstblad. Se serviceinköpsorderavsnittet för detaljerade instruktioner om den här processen.

Se alltid instruktionerna från din kund för att bestämma vilka specifika dokument som krävs för varje order. Detta säkerställer smidig bearbetning och uppfyllande av order enligt kundens behov.

Obs! Om du använder ett standardkonto kan du även besöka den här sidan  eller titta på den här  videospellistan  för särskilda instruktioner. 

Orderbekräftelse

Skapa en bekräftelse för att informera köparen om beställningsstatus.

Steg för att bekräfta hela beställningen:

I inköpsordervyn klickar du på Skapa orderbekräftelse > Bekräfta hela beställningen.

1. Gå till inköpsordervyn.
2. Klicka på "Skapa orderbekräftelse" följt av "Bekräfta hela beställningen".
3. Ange det unika bekräftelsenumret för identifikationsändamål.
4. Om du vill kan du ange Beräknat fraktdatum eller Beräknat leveransdatum för alla orderrader. (Du kan gruppera relaterade detaljposter eller paketera varor för strömlinjeformad bearbetning).
5. Fortsätt till nästa steg genom att klicka på "Nästa".
6. Granska orderbekräftelsen noggrant.
7. Klicka på "Skicka" vid bekräftelse för att slutföra processen.

Avvisa hela beställningen

1. I inköpsordervyn klickar du på Skapa orderbekräftelse > Avvisa hela beställningen.
   
2. Ange återrapportering och några kommentarer.
   
3. Klicka på Avvisa beställning.

När orderbekräftelsen har skickats visas Orderstatus som Avvisad.

Obs! Kunden kanske inte tillåter att du avvisar order av affärsmässiga eller tekniska skäl. I sådana fall kommer alternativet att avvisa att vara gråmarkerat.

Uppdatera detaljposter

1. Klicka på Skapa orderbekräftelse > Uppdatera orderrad i inköpsordervyn.
   
2. Fyll i begärd information (samma som för alternativet Bekräfta alla).
   
3. Rulla nedåt för att visa detaljposterna och ange relevanta värden. Beroende på vilka fält du fyller i kommer knappen Detaljer att visa olika alternativ. 
   
4. Bekräfta – belopp för bekräftade positioner. Genom att klicka på Detaljer kan du ange raden och lägga till/uppdatera andra detaljer (referensnummer, pris...)
   
5. Restorder – artiklarna är restnoterade. När de är tillgängliga genererar du en ny orderbekräftelse att bekräfta.
   
6. Avslå – ange en orsak till att positionerna avvisas.

När du är klar klickar du på Nästa. Granska sedan återrapporteringen innan du klickar på Skicka. 

Om du vill ändra inköpsordern måste du normalt vänta på att kunden uppdaterar den genom att skicka en reviderad beställning. Som en form av bekräftelse kan du sedan generera en slutlig inköpsorderbekräftelse för att validera att du är nöjd med den reviderade versionen. Om du inte bekräftar kommer du inte att kunna bearbeta beställningen.

Uppdatera orderrader: Bekräfta/uppdatera detaljer

1. Ange kvantiteten i fältet Bekräfta datainmatning. 
   
2. Klicka på Detaljer  för att ange detaljer om prisändringen.
   
3. Ange:
   
4. Uppdaterat pris - fält Styckpris
   
5. Positionsutbyten - leverantörsdelfält 
   
6. Kommentarer till prisändringen
   
7. Uppdatera beskrivning - beskrivning
   
8. Klicka på OK när du är klar.

Obs! Varje kundrelation kan tillämpa olika transaktionsregler och göra att vissa fält inte kan redigeras

Uppdatera detaljposter: Restorder

1. Ange restnoterad kvantitet i datainmatningsfältet Restorder. 
   
2. Klicka på Detaljer för att ange Kommentarer och Beräknade frakt- och leveransdatum för restnoterade artiklar på sidan Statusdetaljer.
   
3. Klicka på OK när du är klar.

Uppdatera detaljposter: Avvisa

1. Ange kvantitet i datainmatningsfältet Avslå för att avvisa positionen.
2. Klicka på Detaljer för att ange en orsak till avvisningen i fältet Kommentarer på sidan Statusdetaljer.
3. Klicka på OK när du är klar.

Uppdatera detaljposter: Flera ändringar

Fortsätt att uppdatera status för varje orderrad i inköpsordern. När du är klar klickar du på Nästa för att fortsätta till granskningssidan.

1. Granska orderbekräftelsen > klicka på Skicka. Din orderbekräftelse skickas till köparen.
2. Orderstatus visas som Delvis bekräftad/Restnoterad/Avvisad om artiklar inte har bekräftats helt, restnoterats eller avvisats.
3. Klicka på Klar

Lägga till bilagor

Om din kund tillåter det kan du lägga till bilagor i inköpsorderbekräftelsen. Bläddra bara i datorn efter relevanta filer och klicka på Lägg till bilaga. 

Den totala storleken för alla bifogade filer får inte överskrida 10 MB.

Fraktavisering

Skapa en leveransavi för att informera kunder om aktuell status för deras order. 

Skapa fraktavisering

Initiera en fraktavisering när artiklar har förberetts för leverans. Det går att skicka flera fraktaviseringar per inköpsorder.

1. Klicka på "Skapa fraktavisering" för att fortsätta.

2. Verifiera distributionsdetaljer:

   1. Säkerställ att informationen för både "Leverera från" och "Leverera till" är korrekt.

   2. Uppdatera vid behov informationen genom att välja "Uppdatera adress". Fält markerade med en asterisk (*) är obligatoriska.

3. Klicka på "OK" för att bekräfta och fortsätta med meddelandet.

   Obs! När du bestämmer dig för att skapa en leveransavi för den påskyndade kvantiteten uppdateras inköpsorderns status till Delvis levererad.

Följ specifika instruktioner från kunden om den information som krävs för att inkluderas i fraktaviseringar

Huvud – leverans-, spårnings- och transportinformation

1. Fyll i de begärda uppgifterna i formuläret. Packliste-ID är ett nummer som du använder för att identifiera fraktaviseringen.
   
2. Välj Speditörsnamn och sedan Spårningsnr och Leveransmetod visas.
   
3. Leveransvillkor och andra transportdetaljer kan inkluderas i alla fraktaviseringar för att stödja ett bredare spektrum av samarbete kring leveransinformation.
   

Vilken information du behöver ange beror på dina befintliga affärsprocesser och de transaktionsregler som kunden har ställt in. 

Detaljpostdetaljer

1. Rulla ner för att visa orderradsinformation och uppdatera den skickade kvantiteten för varje orderrad.
   
2. Uppdatera leveranskvantitet för att återspegla kvantitet som skickas.
   
3. Klicka på Nästa för att fortsätta granska fraktaviseringen.
   
4. När du har granskat fraktaviseringen klickar du på Skicka för att skicka fraktaviseringen till kunden.
   
5. När du har skickat fraktaviseringen uppdateras beställningsstatusen till Skickad. Skickade fraktaviseringar kan visas från fliken Expediering eller genom att klicka på länken under Relaterade dokument i inköpsordervyn.
   
6. Klicka på Klar.

Obs! Fraktaviseringar ger förbättrad kommunikation för att undvika onödiga samtal till ordersupportavdelningen.

Godsmottagning

Vissa kunder kommer att skicka dig ett godsmottagningsmeddelande (GRN) för att bekräfta att de faktiskt har tagit emot de levererade varorna. Detta initierar normalt fakturerings-/betalningsprocessen.

Vad är ett meddelande om godsmottagning

När GRN är aktiverat informerar GRN dig om vad din kund har fått i sitt system från leveransen du skickade. GRN kan endast skickas i informationssyfte, men det kan också vara nödvändigt för leverantörer att generera fakturor för de faktiska mottagna varorna. Den fungerar ofta som trigger för faktureringsprocessen. I vissa fall förblir knappen "Skapa faktura" inaktiv tills ett godsmottagningsnummer tas emot.

Konfigurera aviseringar för godsmottagning:

För att säkerställa snabb fakturering kan leverantörer konfigurera aviseringar för meddelanden om godsmottagning. Följ dessa steg:

• Gå till Routing av elektroniska beställningar.
• Välj "Andra dokumenttyper".
• Välj "Kvitto".
• Ange upp till fem e-postadresser för att ta emot aviseringar om mottagna varor.
• Spara ändringarna.

Uppdateringar av inköpsorderstatus:

När godsmottagningar har aktiverats är även vissa ytterligare beställningsstatusar tillgängliga. I likhet med statusen "Skickad" ändras status för en godsmottagning till "Delvis mottagen" eller "Mottagen".

Hitta godsmottagningar

Godsmottagningar finns under fliken Expediering.

Klicka på kvittonumret för att öppna det och visa detaljer.

Det här innehållet ger tydlig vägledning om hur du bekräftar, uppdaterar och avvisar dina inköpsorder samt skapar fraktaviseringar för dina inköpsorder för material. För att bättre förstå dessa procedurer i praktiken kan du gå till länkarna nedan:

Dessa resurser ger en praktisk inblick i de nämnda processerna. Utforska dem gärna för att fördjupa din förståelse