Nalozi materijala

Nalog za materijal se odnosi na proces nabavke koji zahteva određene fizičke stavke, materijale ili robu od dobavljača ili kupaca. Ovaj proces je od ključnog značaja za preduzeća koja zahtevaju sirovine, komponente ili gotove proizvode za proizvodnju robe ili pružanje usluga. Nalozi za nabavku se obično pokreću preko naloga za nabavku, koji prikazuje detalje zahtevanih stavki, uključujući količinu, specifikacije, datume isporuke i sporazume o određivanju cena.

Materijalni nalozi imaju ključnu ulogu u upravljanju lancem nabavke, obezbeđujući da preduzeća imaju potrebne resurse za efikasno funkcionisanje i ispunjenje potražnje kupaca.

Po prijemu naloga za nabavku materijala obično ćete potvrditi nalog preko Potvrde naloga, potvrđujući vaš prijem uslova navedenih u nalogu za nabavku. Ova potvrda služi za potvrdu sporazuma između vas i vašeg kupca i omogućava sva neophodna usklađivanja ili izmene naloga pre ispunjenja.

Pri prijemu naloga za nabavku, neki kupci će možda zahtevati da ga brzo potvrdite s potvrdom naloga. Međutim, ovaj zahtev se razlikuje i dok ih neki kupci možda ne ovlašćuju, oni vam mogu i dalje dozvoliti da potvrdite nalog ako je potrebno. Ovo služi u nekoliko svrha:

• Potvrda da li je nalog za nabavku potpuno ili delimično prihvaćen.
• Predlaganje svih potrebnih izmena naloga za nabavku. Ako su predložene promene, sačekajte odobrenje kupca pre nego što nastavite sa ažuriranom verzijom naloga za nabavku. Ovim se garantuje potpuno usaglašavanje između vas i kupca u vezi s specifičnostima naloga.
• Odbijanje naloga za nabavku ako je potrebno.

Imajte u vidu da iako je Potvrda naloga veoma dragocena i ponekad obavezna, neki kupci je možda neće zahtevati. Čak i ako ga pošaljete, oni ga možda neće integrisati u svoj interni sistem. Ipak, važno je pridržavati se ovog procesa za one koji to zahtevaju.
Pored toga, za naloge za nabavku materijala možda će biti potrebno da date obaveštenje o otpremi nakon otpreme stavki. Ako je potrebno više otprema da bi se ispunio nalog, možete generisati nekoliko obaveštenja o otpremi dok se sve stavke ne otpreme.

Za naloge za nabavku usluge možda ćete morati da podnesete listu unosa usluga. Detaljna uputstva o ovom procesu pogledajte u odeljku Nalog za nabavku usluge.

Uvek pogledajte uputstva koja obezbeđuje vaš kupac da biste odredili koji su konkretni dokumenti potrebni za svaki nalog. To obezbeđuje neometanu obradu i ispunjenje naloga prema zahtevima kupca.

Napomena: Ako koristite standardni račun, možete posjetiti i ovu stranicu  ili pogledati ovu  reprodukcijsku listu videozapisa  za namenska uputstva. 

Potvrda naloga

Kreirajte potvrdu da biste obavestili kupca o statusu naloga.

Koraci za potvrdu celog naloga:

Iz pogleda NZN kliknite na Kreiraj potvrdu naloga > Potvrdi ceo nalog.

1. Usmerite se na pogled naloga za nabavku.
2. Kliknite na „Kreiraj potvrdu naloga”, a zatim na „Potvrdi ceo nalog”.
3. Unesite jedinstveni broj potvrde u svrhu identifikacije.
4. Izborno navedite Procenjeni datum otpreme ili Procenjeni datum isporuke koji će se primeniti na sve pojedinačne stavke. (Možete grupisati povezane pojedinačne stavke ili kompletirati robu za pojednostavljenu obradu).
5. Pređite na sledeći korak klikom na „Sledeće”.
6. Detaljno pregledajte potvrdu naloga.
7. Nakon potvrde kliknite na „Podnesi“ da završite proces.

Odbij ceo nalog

1. Iz pogleda NZN kliknite na Kreiraj potvrdu naloga > Odbij ceo nalog.
   
2. Unesite potvrdu i neke komentare.
   
3. Kliknite na Odbij nalog.

Kada se potvrda naloga podnese, Status naloga će biti prikazan kao Odbijeno.

Beleška: vaš kupac vam možda ne dozvoljava da odbijete naloge iz poslovnih ili tehničkih razloga. U takvim slučajevima, opcija odbijanja će biti zasivljena.

Ažuriraj pojedinačne stavke

1. Iz pogleda NZN kliknite na Kreiraj potvrdu naloga > Ažuriraj pojedinačnu stavku.
   
2. Popunite zahtevane informacije (isto kao za opciju Potvrdi sve).
   
3. Pomerite nadole za prikaz pojedinačnih stavki i unesite relevantne vrednosti. U zavisnosti od polja koja popunite, dugme Detalji će prikazati različite opcije. 
   
4. Potvrdi - Iznos potvrđenih stavki. Klikom na Detalji možete uneti red i dodati/ažurirati druge detalje (referenca #, cena...)
   
5. Neizvršeni nalog – stavke su neizvršene. Nakon što budu dostupni, generišite drugu potvrdu naloga da biste potvrdili.
   
6. Odbij – unesite razlog odbijanja ovih stavki.

Kada završite, kliknite na Sledeće. Zatim pregledajte potvrdu pre nego što kliknete na Podnesi. 

Ako želite da promenite nalog za nabavku, obično morate da sačekate da ga kupac ažurira slanjem revidiranog naloga. Nakon toga, kao oblik potvrde, možete generisati konačnu potvrdu naloga za nabavku da biste potvrdili zadovoljstvo revidiranom verzijom. Ako ne potvrdite, nećete moći da obradite nalog.

Ažuriraj pojedinačne stavke: Potvrdi/ažuriraj detalje

1. Unesite količinu u polje Potvrdi unos podataka. 
   
2. Kliknite na Detalji  da unesete detalje u vezi s promenom cene.
   
3. Unesi:
   
4. Ažurirana cena - polje jedinične cene
   
5. Zamene stavke - polje dela dobavljača 
   
6. Komentari u vezi s promenom cene
   
7. Ažuriraj opis - opis
   
8. Kliknite na OK kada završite.

Beleška: Svaki odnos s kupcima može primeniti različita pravila transakcije i učiniti neka polja neuređenim

Ažuriraj pojedinačne stavke: Neizvršeni nalog

1. Unesite količinu nazad naručenu u polje unosa podataka neizvršenog naloga. 
   
2. Kliknite na Detalji za unos Komentari i Procenjeni datumi otpreme i isporuke za stavke neizvršenog naloga na stranici Detalji statusa.
   
3. Kliknite na OK kada završite.

Ažuriraj pojedinačne stavke: Odbij

1. Unesite količinu u polje Odbij unos podataka da biste odbili stavku.
2. Kliknite na Detalji da unesete razlog za odbijanje u polje Komentari na stranici Detalji statusa.
3. Kliknite na OK kada završite.

Ažuriraj pojedinačne stavke: Višestruke promene

Nastavite da ažurirate status za svaku pojedinačnu stavku u nalogu za nabavku. Kada završite, kliknite na Sledeće da biste prešli na stranicu pregleda.

1. Pregledajte potvrdu naloga > kliknite na Podnesi. Vaša potvrda naloga je poslata vašem kupcu.
2. Status naloga će biti prikazan kao Delimično potvrđeno/neizvršeni nalog/Odbijeno ako stavke nisu potpuno potvrđene, ponovo naručene ili odbijene.
3. Kliknite na Izvršeno

Dodavanje dodataka

Ako vaš kupac dozvoli, možete dodati dodatke potvrdi naloga za nabavku. Jednostavno pregledajte svoj kompjuter za relevantne fajlove i kliknite na Dodaj dodatak. 

Ukupna veličina svih dodataka ne sme prekoračiti 10 MB.

Obaveštenje o otpremi

Kreirajte obaveštenje o otpremi da obavestite kupce o trenutnom statusu njihovog naloga. 

Kreiraj obaveštenje o otpremi

Pokrenite obaveštenje o otpremi kada se stavke pripreme za otpremu. Moguće je poslati više obaveštenja o otpremi po nalogu za nabavku (NZN).

1. Kliknite na "Kreiraj obaveštenje o otpremi" za nastavak.

2. Potvrdi detalje otpreme:

   1. Obezbedite tačnost i u informacijama "Pošiljalac robe" i "Isporuči".

   2. Ako je potrebno, ažurirajte informacije odabirom "Ažuriraj adresu". Polja označena zvezdicom (*) su obavezna.

3. Kliknite na "OK" da potvrdite i nastavite sa obaveštenjem.

   Beleška: Kada odlučite da kreirate obaveštenje o otpremi za ubrzanu količinu, status naloga za nabavku će se ažurirati na Delimično otpremljeno.

U skladu sa određenim uputstvima koja je naveo kupac u vezi sa obaveznim informacijama koje treba uključiti u Obaveštenja o otpremi

Zaglavlje – informacije o otpremi, praćenju i transportu

1. Popunite tražene informacije na obrascu. ID liste pakovanja je bilo koji broj koji koristite da identifikujete obaveštenje o otpremi.
   
2. Izaberi naziv prevoznika, a zatim Praćenje # i Metod otpreme će se pojaviti.
   
3. Uslovi isporuke i drugi detalji transporta mogu se uključiti u sva obaveštenja o otpremi kako bi se podržao širi raspon saradnje sa informacijama o otpremi.
   

Informacije koje treba da navedete zavise od vaših postojećih poslovnih procesa i pravila transakcije koje je postavio vaš kupac. 

Detalji pojedinačne stavke

1. Pomerite nadole za prikaz informacija o pojedinačnoj stavci i ažuriranje otpremljene količine za svaku pojedinačnu stavku.
   
2. Ažurirajte količinu otpreme kako bi se prikazala količina koja se otprema.
   
3. Kliknite na Sledeće da nastavite da pregledate svoje obaveštenje o otpremi.
   
4. Nakon pregleda vašeg obaveštenja o otpremi, kliknite na Podnesi za slanje obaveštenja o otpremi vašem kupcu.
   
5. Nakon podnošenja vašeg obaveštenja o otpremi, status naloga će biti ažuriran na Otpremljeno. Podneta obaveštenja o otpremi se mogu videti na kartici Ispunjenje ili klikom na vezu u okviru Povezanih dokumenata iz Pogleda naloga za nabavku.
   
6. Kliknite na Gotovo.

Napomena: Obaveštenja o otpremi pružaju poboljšanu komunikaciju kako bi se izbegli nepotrebni pozivi odeljenju za podršku narudžbine.

Prijem robe

Neki kupci će vam poslati obaveštenje o prijemu robe (GRN) kako bi potvrdili da su efikasno primili otpremljenu robu. To obično pokreće proces fakturisanja/plaćanja.

Šta je obaveštenje o prijemu robe

Kada je aktivirano, primaoci robe vas obaveštavaju o tome šta je vaš kupac primio u njegov sistem od otpreme koju ste poslali. GRN se može poslati samo u informativne svrhe, ali takođe može biti neophodno da dobavljači generišu fakture za stvarnu primljenu robu. Često služi kao pokretač za proces fakturisanja. U nekim slučajevima dugme 'Kreiraj fakturu' će ostati neaktivno dok se ne primi GRN.

Konfigurisanje obaveštenja za prijem robe:

Da bi osigurali pravovremeno fakturisanje, dobavljači mogu da konfigurišu obaveštenja za obaveštenja o prijemu robe. Pratite ove korake:

• Usmerite se na Usmeravanje elektronskog naloga.
• Odaberite 'Drugi tipovi dokumenta'.
• Izaberite 'Priznanica'.
• Unesite najviše pet adresa e-pošte za prijem obaveštenja o primljenoj robi.
• Sačuvajte promene.

Ažuriranja statusa naloga za nabavku:

Kada su prijemi robe aktivirani, dostupni su i neki dodatni statusi naloga za nabavku. Slično statusu 'Otpremljeno', kada se primi GRN, status naloga za nabavku će se promeniti u 'Delimično primljeno' ili 'Primljeno'.

Lociranje prijema robe

Prijeme robe možete naći na kartici Ispunjenje.

Kliknite na broj priznanice da biste ga otvorili i prikazali detalje.

Ovaj sadržaj pruža jasne smernice o tome kako da potvrdite, ažurirate i odbijete naloge za nabavku, kao i da kreirate obaveštenja o otpremi za vaše naloge za nabavku materijala. Da biste bolje razumeli ove procedure u praksi, možete pristupiti linkovima u nastavku:

Ovi resursi pružaju praktičan uvid u pomenute procese. Slobodno ih istražite da biste produbili svoje razumevanje